「オフィスの小技」表を使って、効率よく操作しよう!その2~Excel表示形式でデータを着せ替えよう~

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オフィスの業務でExcelを使用する場面がけっこうありませんか?

ちょっとした操作で、効率よく業務がはかどる便利な小技(Tips)があるんです。
知っているとちょっと便利なオフィスの小技を数回にわたってご紹介しています。

とある会社のコンサルティング担当“かど姉”さん。
社内からよく効率的な作業方法などの相談を受けるようです。

Excel表示形式でデータを着せ替える?!

みなさん こんにちは。
コンサルティング担当の“かど姉”こと、古今 かど美です。ps_a0051_wmf.jpg
学生時代からのExcel漬けに加え、仕事柄、業務効率化や生産性向上の相談を受けることも多く、社内の業務支援の一環としてよく問い合わせを受けています。
今日もちょうど問い合わせがきているので、みなさんにもご紹介しますね。

『社内データベースからExcelにデータを取り込んだところ、日付データが8桁の数字で表示されています。
この数値を日付に変換するには、やはり関数などを使わないとダメなのでしょうか。
ご教示ください。よろしくお願いします。 古今 まるお』

あら。 弟の“まるお”じゃないの。(笑)
最近は、同じ部署内の先輩にも指南を受けているせいか、作業の生産性が上がってきたと言っていたけど、相変わらずぐいぐい頑張っているわね。そして今回はちゃっかり、かど姉の指南も受けちゃうわけね。
よーし。じゃあまずは、データを見てみましょ。


●[区切り位置指定ウィザード]で数値を日付に一発変換

あー、なるほど。日付データが8桁の数値になっているわ。

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単純にセルを選択して、日付の表示形式に変更しただけではうまくいかないのよね。
確かに関数で日付に変換することもできるけど、もっと簡単な方法があるわ。
それは、[区切り位置指定ウィザード]で表示形式を日付に変えちゃうという方法。
ではやってみるわね。

今回は比較しやすいように、日程列の右側に新たな列を用意して、日付に変えたデータはこの列に表示してみるわ。まず、日付に変えたい対象のセル範囲を選択。
このとき範囲の先頭セルをクリックして、[Ctrl]+[Shift]+[↓]キーで選択すると早いわ。
(そういえば最近のまるおは、ショートカットキーをやたらと使っているわね…)

次に、[データ]タブの[区切り位置]ボタンをクリックすると、ウィザードが登場!
最初の「1/3」画面と次の「2/3」画面は、何も指定せずにどんどん次へ行きましょう。

そして、最後の「3/3」画面
ここで[列のデータ形式]が「G/標準」になっているから、これを「日付」に変えるのよ!
「年月日」で表示したいので、形式は「YMD」としておくわ。
そして、[表示先]にC2セルを指定したら、[完了]ボタンをクリック!

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ワークシートに戻ってみると…どう?
スラッシュ区切りの立派な日付になっているわ。一発芸みたいでしょ。

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表示形式って便利なの。ついでにあと2つ、ご紹介しちゃうわ。

●「曜日」列はいらない

よく目にするのが、日付列の横にある曜日列。曜日も日付に表示しちゃえば、曜日列はいらないわ。
早速やってみましょ。

対象のセル範囲を選択したら、セルの上で右クリックして[セルの書式設定]を選択。
[表示形式]タブの中の[分類]で「ユーザー定義」を指定したら、[種類]に「yyyy/m/d(aaa)」と入力してね。この「aaa」は、曜日を1文字で表示してくれる表示形式よ。ダイアログボックス内の[サンプル]で表示されるイメージを確認してね。ちなみに「aaaa」と指定すれば、「○曜日」と表示してくれるわ。

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最後に[OK]ボタンでダイアログボックスを閉じれば、ほら!日付と括弧付きの曜日が一緒に表示できちゃうの。
便利でしょ?

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●文字列は合計できない

数値データに単位を付けたデータを入力しているケースも見かけるけれど、こういうデータは文字列なので計算ができないのよ。

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そこで、表示形式で数値データに単位を表示すれば、データ自体は数値だから計算ができるのよ。
まず、列には単位なしの数値データを入力して、対象のセル範囲を選択。
次に、セルの上で右クリックして[セルの書式設定]を選択。
[表示形式]タブの中の[分類]で「ユーザー定義」を指定したら、[種類]に表示されている「G/標準」の後ろに、単位として「"名"」を入力するの。単位は文字列として指定するからダブルクォーテーション(“)で囲むのを忘れないでね。
ダイアログボックス内の[サンプル]で表示されるイメージを確認したら、最後に[OK]ボタンをクリック。

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「申込者数」のデータは文字列に見えるけれど、実際は数値データだから、SUM関数で合計の計算もできちゃうの。単位だけを入力する列など、不要な列を用意しなくて済むので管理もしやすいわ。

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表示形式は、データの着せ替えのようなもの。同じデータでも着せ替えによっていろいろな表示ができるのよ。
表から不要な列をなくして、できるだけシンプルな構造にしておくと、管理も楽だしメンテナンス性もアップするわ。
みなさんも適用できる場面があったら、ぜひ試してみてくださいね。

まとめ

■「オフィスの小技」表を使って、効率よく操作しよう!! その1 はこちらから
その1~Excelでデータを検索、置換しよう~

■「オフィスの小技」ショートカットキーを使って、効率よく操作しよう!! はこちらから
その1~よく使う操作編~
その2~Excelを使いこなそう~
その3~Excelと他のアプリケーション~

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(2020/08/27)