「オフィスの小技」表を使って、効率よく操作しよう！その1～Excelでデータを検索、置換しよう～

皆さんは、オフィスの業務でExcelを使用する場面がけっこうありませんか？
ちょっとした操作で、効率よく業務がはかどる便利な小技（Tips）があるんです。
知っているとちょっと便利なオフィスの小技を数回にわたってご紹介しています。

とある会社の新入社員まるお君と、同じ部署のマーケティング担当の先輩との会話です。

新入社員のまるお君は、ショートカットキーで効率よくExcelの操作ができるようになりました。
今日は、先輩から商品マスタという表を使って、データを検索、置換する作業をしていますが・・・

まるお君がExcelと格闘していると・・・

まるお君：
商品マスタを使って、データを検索したいのですが、探すのが大変です。

先輩：
ちなみにデータの件数はどのくらい？

まるお君：
えっと、[Ctrl]+[↓]で、表の下まで移動して、700件です。

先輩：
まるお君、早速、ショートカットキーを使ったね！
（その１「よく使う操作編」はこちらから）
700件か・・・
そんなにデータがあれば、上から１件ごとに探すのは、大変だよね。
また、下にスクロールするとフィールド名が消えるのも、困るね。

では、まず下にスクロールしてもフィールド名が消えないやり方を紹介するよ。
フィールド名を固定にするときは、「ウィンドウ枠の固定」を使うといいよ。

固定したい行（今回は1行目）を選択し、Excelの「表示」メニューの「ウィンドウ枠の固定」の「ウィンドウ枠の固定」を選択すればＯＫ。

まるお君：
先輩、できました！　これなら目で探すより簡単ですね。
「ワンピース11号黒」の定価は15,540円、原価率は50%です。

まるお君：
次は、定価が一番高い商品を探そう。
・・・
検索だけどどうすればよいでしょうか？

先輩：
それは、Excelの「並べ替え」を使うといいよ。

並べ替えしたいフィールド名（今回は定価）を選択し、「データ」メニューの「並べ替え」で、今回は定価が高いから安いに並べ替えするから、「Z→A」をクリックしよう。

まるお君：
先輩、できました！　人が並べ替えをすると大変ですが、Excelだと一瞬ですね。
定価が一番高い商品は、54,000円のデザインスーツなど複数ありますね。
データの検索っていろいろあるんですね。

まるお君：
次は、「ムナミ(株)」を「ムナミ株式会社」へ変更しよう。
まず「ムナミ(株)」を検索して（[Ctrl]+[F]）、見つかったら「ムナミ株式会社」と入力すればできそうだけど、1件ずつやっていたら時間がかかりそう。
先輩、どうにかならないですか？

先輩：
まるお君のやり方でもＯＫだけど、もっと効率よいやり方があるよ。
Excelの「置換」を使うんだ。

置換したい列（今回はG列）を選択し、[Ctrl]+[H]で、「検索と置換」から「検索する文字列」に検索したいデータをいれて、「置換後の文字列」に置換したいデータをいれて、「すべて置換」をクリックすると、すべて置換してくれるよ。

まるお君：
先輩、できました！　4件置換しました。僕のやり方だと2，3分はかかっていたと思います。「置換」を使うと一瞬ですね。便利だな～～

まるお君：
先輩！　もっと検索、置換したいデータありませんか？

まとめ

■「オフィスの小技」ショートカットキーを使って、効率よく操作しよう！！　はこちらから
その1～よく使う操作編～
その2～Excelを使いこなそう～
その3～Excelと他のアプリケーション～

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