第3回【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント3~レビュー・修正の学びのサイクルで文章力を鍛える~

  • ビジネススキル

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

第1回は、一文を改善するポイント、第2回は文章全体のフォーマット、レイアウト、表現を統一するポイントについてお伝えしました。
本ブログの読者の方は、日々の業務の中で、後輩や部下の書いた文書をレビューすることもあるかと思います。私自身の経験を振り返っても、ライティングの勉強もしましたが、上司に何度もレビューで指摘され、修正することにより、文章力が身についていったなと思います。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
レビューとその修正を繰り返すという学びのサイクルの中で、文章力を鍛えていく重要性についてお伝えします。

背景

コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスに従って文書を修正したので、さっそく見せに来たようです。

コテツ:
トラ先輩、ご指摘の箇所を修正し、表現も全体的に見直しました。
いかがでしょうか?

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トラ:
うん。ビジネス文書のフォーマットも守っているし、レイアウトも見やすくなって、とてもよくなったと思うよ。

コテツ:
ありがとうございます。
これでアメショー課長に出せます。

トラ:
ちょっと待って。内容についてなんだけど、「6. 所感」はちょっと問題あるね。
今のままだと自分の感想だけになっているよね。
アメショー課長からコテツくんへの依頼はなんだったのかな。

コテツ:
お客様を管理するためのCRM導入を検討するため、NekoCRMの新商品を調査しろということでした。

トラ:
そうだよね。コテツくんは、NekoCRMの新商品発表会に行って、この商品を導入すべきと思ったの?
それとも、導入すべきではないと思ったの?

コテツ:
そうですね。
小さい規模で始められる安いプランもありますし、標準で必要な機能がついているので、うちの会社の要件に合っていると思いました。

トラ:
だったらそれを書けばいいんだよ。
ビジネス文書では、その文書の目的に合わせた所感を書く必要があるんだ。今回は、課長がCRM導入の判断をするための報告書だから、その判断材料になる所感を書くと良いよ。

コテツ:
なるほど、勉強になります!
いつもレビューをありがとうございます。

トラ:
気にしないでいいよ。
僕もいつもミケさんに文書をレビューしてもらっていたし、何度も失敗して覚えてきたんだ。

ミケさんはいつも親切に教えてくれたな~(思い出にひたるトラちゃん)。

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コテツ:
そうでしたか。
トラ先輩にも失敗があったんですね。少し安心しました。

トラ:
文書を作成したら、自己チェックして、他者レビューを受けること。
そして、その指摘内容を次回の文書作成に生かしていくことが重要だよね。

コテツ:
わかりました!
今回の指摘内容を生かして、CatCRM、DoraCRM、KonekoCRMの報告書も書くので、また明日レビューしてください。

トラ:
(えー、そんなにあるの‥‥‥。)

いかがでしたか?文章力は一日にしてならず。自己チェック結果や他者レビュー結果を次の文書作成で実践するという学びのサイクルを回すことにより、文章力を鍛えていく必要があります。
しかしながら、最近は職場が忙しくなり、上司やトレーナーの方が若手社員の文章を添削する時間が取れない、自分で修正した方が早いので修正してしまって、若手社員の文章力向上につながっていない、そもそも指導できる人がいないなどのお悩みもお聞きします。

<コース紹介>

「文章力を鍛える! ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)

このコースでは、ビジネスシーンを想定した演習課題に取り組み、報告書や議事録を作成して添削を受けるという擬似的な体験をする中で文章力を鍛えることができます。

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

(2016/08/18)