第2回 【文章力を鍛える！】添削担当者が語る文章改善のポイント2～文書全体のフォーマット、レイアウト、表現に気を配る～

コテツ：
トラ先輩、文章は直したのですが、他にも直すところがあるんですよね。さっそく、直しましょう！

トラ：
まずは、ビジネス文書の基本的なフォーマットについて説明するね。
発信者名の一般的書き方なんだけど、社内文書は「所属部署名／（肩書き）／氏名＋様」、社外文書は「会社名／所属部署名／（肩書き）／氏名＋様」の順なんだ。

コテツ：
なるほど。
それでは、「素敵商品事業部課長 アメショー様」とするのが正しいんですね。

トラ：
そう！正式にはそうなるね。部内なので、正式ではなく、「素敵商品事業部 アメショー課長」としてもいいけど、その場合、「課長」は敬称扱いだから「様」はいらないよ。

コテツ：
なるほど、勉強になります。
ビジネス文書にはルールがあるんですね。

トラ：
基本的なフォーマットについてもう少し説明するね。
報告者名は、発信者名の下に右寄せで書くのが一般的なんだ。
そして、結語は、続きがないことを示すため「以上」で締めくくろう。
これはルールだから覚えておいた方がいいよ。

コテツ：
わかりました！
発信者名と結語を追加します。それで完成ですか？

トラ：
まだまだ完成じゃないんだ。
次はレイアウトについて説明するね。
小見出しと説明文に注目してみて。文の開始位置が一緒になっているよね。何か問題だと思わないかい？

コテツ：
うーん。
小見出しが目立たないということでしょうか。

トラ：
そう。説明文はインデントをつけて、小見出しの下の階層であることがわかるようにした方がいいよ。
それから、箇条書きは「ぶら下げ」と言って、2行目以降を字下げした方が読みやすいよね。たとえば、以下のようになるよ。

• 多くの標準機能を搭載しているが、関数とAPIにて容易に短期間でカスタマイズできるようになっている。

コテツ：
なるほど。
改行してスペースを入れればいいですね。

トラ：
えっと。Microsoft Officeでは「段落」の機能でインデントやぶら下げの設定ができるから、研究してみてね。スペースで調整すると、文章を書き替えたときに修正が大変だよ。

コテツ：
わかりました！
他にも何かありますか？

トラ：
レイアウトとしては、改行の有無も統一した方が、小見出しがわかりやすくなるよね。

コテツ：
本当ですね。改行のあるなしが混在していました。
小見出しごとに改行を入れるといいですね。

トラ：
そう！
あとは文章の統一なんだけど、「ですます調」と「である調」は混在させないでね。混在すると読みづらくなるんだ。

コテツ：
それは意識していませんでした。
全体的に見直すことにします。

トラ：
そうだね。
文章を書いたら、自分でもチェックすることが重要だよ。誤字、脱字がある文書だと、それだけでも信頼を失うんだ。
自分でチェックシートを作って、自己チェックすることも有効だね。

コテツ：
ありがとうございます。さっそく書き直してきます。
あ、そういえばアメショー課長が、トラ先輩を探していました。議事録に間違いがあるから『すぐに呼んでこい！』とのことです。

トラ：
えー。それ先に言ってよ。自分も自己チェックできてなかったかも～。

トラ（とら）

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい･･･と思う今日この頃。

コテツ（こてつ）

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。