第1回【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント1~一文をわかりやすく書く~

  • ビジネススキル

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っていますが、ここ数年、お客様の新入社員や若手社員のビジネス文書の添削を担当させていただくことが多くなってきました。

「日本人なので、日本語の文章は書ける。」と思われるかもしれません。しかし、学生時代に作成していた作文やレポートなどとは異なり、ビジネス文書では、情報を端的に正確に伝え、相手を動かす必要があります。添削を通じ、ビジネス文書を作成する文章力をつけるには、練習が必要だとしみじみ実感しています。

今回は、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。

コテツ:
トラ先輩、この報告書、課長にわかりにくいので書き直せと言われてしまったのですが、何が悪いのか良く分からないんです。

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トラ:
えっと、いろいろ問題はあるんだけど、たとえば、以下の文章、どこかおかしいと思わない?
「NekoCRMは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということが特色の一つである。」
主語と述語はどれかな。

コテツ:
そうですね。
「NekoCRMは」が主語で「特色の一つである。」が述語でしょうか。

トラ:
そうそう。その主語と述語をつなげてみて。

コテツ:
「NekoCRMは特色の一つである。」
あれ、何か変ですね。

トラ:
そうだよね!主語と述語があっていないよね。
このような文章を主語と述語の「ねじれ」があると言うんだよ。「ねじれ」がない文章を考えてみて。

コテツ:
うーん。
「NekoCRMの特色の一つは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということである。」でしょうか。

トラ:
うん。わかりやすくなったと思うよ。
原則 主語と述語の「ねじれ」を起こさないと覚えておいてね。
それじゃあ、以下の文章はどこがおかしいのかな?:
「サービス開始は、今年の9月開始予定である。」

コテツ:
あれ?「開始」が2回でてきますね。

トラ:
そう!
「サービス開始は、今年の9月予定である。」または「サービスは今年の9月開始予定である。」とすべきだよね。
意識せずに書いていると、このような誤りに気づきにくいので、以下の原則を頭に入れて、自分の文章を見直してみてね。
原則 同じ語句を繰り返さない

コテツ:
なるほど。
「複数のプランを規模や用途に合わせて選択することができるので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減することも可能である。」も「選択」が2回でてきますね。
それでしたら、以下のように直してはいかがでしょうか。
「規模や用途に合わせて複数のプランを用意しているので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減できる。」

トラ:
うん、合格。

コテツ:
なるほど、勉強になります。
これでアメショー課長に提出します!

トラ:
待って、まだビジネス文書として直すところがあるんだよ!

第2回【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント2 ~文書全体のフォーマット、レイアウト、表現に気を配る~に続く)

いかがでしたか?自分もトラちゃんのように若手社員の文章が気になっているという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
当社では以下のeラーニングコースを提供しています。若手社員の文章指導にお悩みの方、ぜひご検討ください。

<コース紹介>

「文章力を鍛える! ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)

このコースでは、文書作成の30原則を元に、文書作成のポイントを簡潔に短時間で学べます。また、6回の添削で文章力を鍛えることができます。

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します

トラ(とら)

マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

(2016/07/28)