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「人事考課制度を改善しよう！」…でも一体どうすればいいの？制度の改善を考える前に知っておきたい【人事考課表の作り方】や【面談運用のコツ】はもちろん、【人事考課の目的】や【一般的な評価基準】までわかりやすくまとめました！
人事考課とは
人事考課とは、経営者や人事部、または管理職が、従業員の貢献度や業績、また個人の能力を査定する人事制度のことです。人事考課の結果は、給与や賞与、また昇格・昇進など役職などに反映されます。
一般的には、管理職と従業員の双方が同じ「人事考課シート」に記述し、それを基に面談、査定へと進みます。「人事評価」という言葉もありますが、ほとんどの場合「人事考課」と同じ意味で用いられています。
人事考課の目的
人事考課を行う目的は、主に次の4つになります。
- 会社の方針や理念また評価基準を伝え、それに基づきどのような行動や成果を従業員に期待しているかを理解してもらう
- 従業員の貢献度や能力を適正に評価し、さらなる従業員の成長を促す
- 従業員に適切な給与と役職を与えることで、従業員のモチベーションを高める
- 従業員の能力を会社が正しく把握することで、適材適所の実現を図る
人事考課を適切に運用することで、従業員は目標の明確化、働く意欲の向上などを得ることができ、また企業は適材適所の実現によって人材投資によるリターンを最大化することが出来るでしょう。
従業員の給与や役職は、従業員の生活や仕事のモチベーションに深く関わるもので、給与や役職に不満があると、最悪、その従業員は会社を去ってしまいます。
人事考課には、従業員たちのそのような不満を軽減する効果もあります。
人事考課の3つの評価基準
人事考課の評価基準には「業績考課」「能力考課」「情意考課」の3種類があります。
この3つは、従業員の肩書や職務によってウェイトが異なってきます。
ベテラン社員に対しては業績考課を重視し、若くて経験が浅い従業員は仕事に取り組む姿勢などの情意考課に重きを置いて評価します。
1.業績考課
業績考課は、「この1年でどの程度目標を達成できたか」を査定します。業績考課は、「会社への貢献度や売上への寄与度」という数値化できるものを目安にするので、公平性を保つことができます。
しかし、結果までのプロセスを重視しないため、高い能力を持ちながらも、社会情勢や経済状況によって業績を上げられなかった従業員の査定が低くなってしまう場合もあります。
最近ではプロセスを重視する評価基準として、「パフォーマンスマネジメント」という評価制度を導入する企業も増えてきています。「パフォーマンスマネジメント」についてはこちらをご覧ください。
2.能力考課
能力考課では、従業員が仕事を通じて身に付けたスキルや自宅学習などで獲得した能力を積極的に評価していきます。業績が出せていなくても、難易度が高い仕事に取り組んだ人を高く査定することもできます。
また、裏方に徹したり、大きなトラブルを回避したりといった、売上金額に現れない貢献をした社員を正しく査定できます。
3.情意考課
情意考課は、従業員の行動と業務態度に注目する査定方法です。
「情意」とあり、本人にしかわからない感情を評価できるのか？と思われがちですが、本人の意欲は必ず普段の勤務態度や言葉に現れます。経験が浅く知識も足りないけれど今後に期待できる要素を持つモチベーションの高い従業員を評価できるため、情意考課は有効です。
業績考課や能力考課と異なり、管理職や人事部などの評価者による主観が入りやすいのが特徴です。上司だけでなく、同僚や部下など職務に関わる様々な立場の人からの評価をあつめると、より正確な評価が下せるでしょう。
人事考課シートを運用する際の2つのポイント
人事考課シートは、まず本人が記入し、それを基に管理職や人事部員と面談を行い、面談者が追記していきます。査定の際にこのシートを使用しますが、次の2点に気を付けるようにしましょう。
1.定量目標・定性目標は従業員本人が立てる
従業員にただ「この用紙に目標を書いてください」と言っても何を書いていいのか迷うかもしれません。そこで従業員には、営業成績などの数値化が可能な目標（定量目標）と、「顧客管理を徹底する」や「ミス防止を目的とした業務マニュアルをつくる」などの数値化できない目標（定性目標）に分けて書くようアドバイスしてあげてください。
従業員にはさらに、企業の経営戦略や部署ごとの目標を伝え、その戦略や目標に沿った目標を立てるよう促してください。
2.事前に評価者に心構えを伝えておく
人事部は、従業員を評価することになる管理職に対し、公平な態度で面談に臨み、公平な視点で人事考課表にコメントするよう依頼してください。
また、管理職が人事考課表に書く内容は、従業員の長所や潜在能力が多くなるほうが好ましいです。管理職のコメント欄が「部下の愚痴」ばかりになっている人事考課表はよいものとはいえません。
人事考課面談を運用する際の3つのポイント
管理職は人事考課面談の場で、部下や従業員から来期の目標を聞くことになるわけですが、同時に昨年度の評価について伝える必要があります。上司が行った評価は自己評価と合致しているかなど納得を得ること、また、モチベーションを高めるように持っていくことが大切になります。そのためには、次の3つのポイントに気を付けてください。
1.従業員が話しやすいような環境をつくる
人事部は面談をする管理職たちに「拡大質問」「肯定質問」「相槌」を意識するようアドバイスしてください。
拡大質問とは「どうですか？」や「なぜですか？」といったように、相手が選択肢に縛られずに回答できるようにする質問方法です。「Aですか？Bですか？」といった、選択肢を与える質問方法を「限定質問」といい、人事考課面談では好ましくありません。
肯定質問とは「どうしたらうまくいくと思いますか？」と、肯定的な言葉を使って質問する方法です。人事考課面談では「なぜうまくいかなかったのですか？」といった否定質問は行わないほうがいいでしょう。
上司から先に評価を伝えるのではなく、まずは自己評価を聞くようにすることも、話しやすい環境を作るには有効でしょう。
2.前期のフィードバックを伝えて納得感を得る
管理職は人事考課面談で、従業員の前期の結果に対する、会社側の評価を伝えなければなりません。
良い評価でも悪い評価でも、管理職は「前期の結果はすでに出てしまった過去のもの。何が良くて何が悪かったかのポイントを理解することが大切」といった態度を取ってください。
前期の結果を従業員にフィードバックすることでどのような評価基準でどういった評価がされたのかが分かります。疑問や不満に思うことがあるようでしたら、面談の場で話を聞き、解消することが大切です。そうすると会社からの評価に納得感が得られるでしょう。納得感が得られないままだと、会社への不信・不満がたまってしまうので、ここは必ず気を付けるようにしましょう。
3.来期の期待を伝えてモチベーション向上につなげる
人事考課面談は、従業員のモチベーションを高めるための絶好の機会となります。
管理職は面談を行う前に「この従業員に来期に期待すること」を用意しておき、面談の場で伝えてあげられるようにしておいてください。
まとめ
人事考課で得られる情報は人事制度の根幹に関わります。
従業員たちに人事考課を行う目的を正しく理解してもらい、正しい査定をするためには、適切な人事考課シートの作成、面談の際気を付けるポイントの伝達など、人事部員の仕事は多岐にわたります。しかし、一番大事なことは「従業員は上司にこういうことを伝えたいのではないか、と社員の気持ちを想定すること」です。効果的な人事考課で従業員が活き活きと働き成長する。それが会社の成長に繋がるはずです。そんな人事考課になることを願っております。
