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富士通ラーニングメディアがお届けする ~人材育成最前線~ 人材育成に関するコラムを掲載中!

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの大仏(俗称)です。 ITサービスマネジメント関連の教材開発や講師を担当しています。

今回のブログでは、システム運用現場における変更管理とリリース管理の活動にスポットを当てて、その重要性をご紹介したいと思います。

【登場人物紹介】

大仏(俗称)daibutsu.jpg
富士通グループの関係会社に入社し、以降、業務開発/運用保守に始まり、インフラ設計/構築、構成管理などの様々なシステム開発/運用現場を20数年ほど経験しました。
その後、講師に転身し、現在はITサービスマネジメント関連のコースに登壇しています。

見た目はどこぞのお寺の住職ですが、美味しいものやお酒が大好きなど、まだまだ俗念を振り払うことができず修行の毎日です・・・。最近、メガネ属性に開眼したようです。

 

タエtae.jpg
最近、開発部門から運用部門に異動となった、入社10年目の社員です。開発部門ではお客様の要望に従って仕様検討してシステム開発に勤しんでいました。運用部門はそんなシステムの運用管理だから少し楽になると考えていましたが、想像とは違う多忙な状況に驚き、どうにかしたいともがいているところ・・・

一方私生活では、家に帰ると怪獣(幼児)が待っているワーキングマザー。

 昼食後、自席でハーブティーを飲んでくつろいでいる大仏の前を、いつものように屋台弁当を食べ終えたタエが通りかかった。あまり元気な感じではない。 

大仏:
タエさん、顔色が良くないですね、何かありましたか?

タエ:
大仏さん、ちょっと、聞いてくださいよ~ 先月、去年から開発していた某システムがやっとサービス運用を開始したんですけど毎週トラブルが発生したり、いきなり運用手順が変わったりで、もうクタクタですよ~ 何で、こんなことになっちゃったんでしょうか?

大仏:ふーん、例えばどのようなことが発生しているのですか?

タエ:例えば・・・
jirei.JPG

タエ:
開発の最後の時期に、スケジュール遅延が発生したとかで、テスト要員としてお手伝いをして忙しかったのに、運用開始後もちっとも楽にならないです~

大仏:
なるほど、なるほど。これは、変更管理やリリース管理の進め方に問題があるようですね。 開発部署から運用部署に対して、業務アプリケーションやシステム環境などの開発成果物を引き渡してサービス運用を開始する、この引き継ぎの部分は昔から様々な問題が発生しているのです。
henkou.JPG

タエ:
何で、そのようなことになっちゃうんですか?

大仏:
そもそも、開発と運用とでは、作業や役割などの立ち位置が違うので、考えることや思うことが異なります。 開発側のプロジェクトマネジメントに対して、運用側のサービスマネジメントがあるように、管理の捉え方も違いますよね。
まず、開発担当は、「与えられた条件下で、品質の良いものを作る」ことを考えますが、運用担当は、「サービスを安定提供する」ことを第一に考えます。
例えば、安定稼働しているシステムであれば、修正や追加などの変更を行わなければ、安定継続してサービス提供が可能となるため、用担当は基本的に変更作業を嫌うわけです。
実際、変更作業が起因となって発生したトラブルの発生件数の割合は高く、危険を伴う作業であることは間違いありません。

当然のことながら、このような立場の違いを踏まえ、お互いに理解したうえで、一丸となって協力しなければ、良いサービスは提供できません。タエさん、DevOps(デブオプス)という言葉を聞いたことがありませんか?

タエ:
あの、ウォーターフォールではなくて、アジャイル開発とかいう手法を活用して開発するものですよね。

大仏:そう、このDevOpsは、開発部署(Development)と運用部署(Operations)の連携と協力をうまく進めるための、ひとつの工夫なのです。

まずは、どのような手法で開発するとしても、開発部署と運用部署といったように担当範囲で縦割りにするのではなく、ひとつの流れと捉えて、コミュニケーションや協力体制を組むことが非常に重要であることを覚えておいて下さいね。


communication.png

タエ:
なるほど、色々と難しい問題があるんですね、勉強になりました。じゃあ、今後は一体どうすれば良いのでしょうか?改善提案みたいなものをして、部門内で打開策を検討してみたいんですが?

大仏:
まず、ITサービスマネジメントのフレームワークであるITIL®(Information Technology Infrastructure Library)を参考にして、ルールや作業フローの見直しを行う流れがお勧めですね。 ITILのサービスライフサイクルは、以下のようになっていますが、今回問題となるのは、移行(トランジション)の段階となります。

lifec.JPG

大仏:
ITIL®では、RCV(Release, Control and Validation )という表現で、移行段階における「リリース、コントロールおよび妥当性確認」の重要性を説明しています。今回は、「変更管理」と「リリース管理および展開管理」のふたつのプロセスを中心に取り入れて、現場の改善を進めることになると思います。

大仏:現場にルールや活動を定着させるにあたって、重要なポイントがいくつかあります。これらは、さきほど伺った「現場で発生している問題」への対策にも通じますよ。
point.JPG

タエ:
やっぱり、まずは、システム運用の勉強をしないとだめですかね。最近、ITIL®の勉強をしようと思っているんですが、いきなりfoundation認定試験とかはやっぱり厳しいので、なかなか重い腰が上がらないんです。

大仏:
それならば、いきなりfoundation認定を目指すのではなく、まずは、ITILとはなんぞや?を初心者向けに分かりやすく教えてくれるeラーニングコースあたりから受講してみたらどうですか? ITIL®の概要を理解するのに最適ですよ。

タエ:
それって、私でも大丈夫ですか?  知恵熱とかでませんか?

大仏:
まぁ、大丈夫でしょう。 集合研修と違って、疲れたら休憩を取ったり、自分のペースで進められるのがeラーニングの良いところですから。

タエ:
分かりました! では、さっそく申し込んでみます。いろいろと、ありがとうございました。

大仏:
いえいえ、では日々精進してください。

 

【参考リンク情報】

2017年1月30日開催 ITIL変更管理、リリース管理の実装 ~あるべきサービスの安定化を目指して~(UAX04L)
ITサービスの提供において、開発担当と運用担当との責任分界点であり、「本番運用に入る前の水際」という位置づけである、移行段階の実践的なポイントを、ワークショップ形式で学習します! 演習では、ケースを元に変更管理とリリース管理の課題をグループで検討し、ITIL®でのプラクティスをもとにして、解決策を検討します。
安定運用を実現するために、移行段階ではどんな準備が必要なのかを把握するために、本コースをご活用ください。

2017年1月30日より開講 【e講義動画】なるほどITIL概説 ~ITILの本質を理解する~(UHD17D)
認定試験向けではなく、考え方や適用メリットを紹介するコースです。例えば、「ITIL®の適用を考えたいけど具体的に何がメリットなのか知りたい」「詳細は必要ないがITIL®のおおまかなことだけ知っておきたい」など、試験対策以外の様々なニーズにお応えしています。
経営者から実務担当者まで、立場ごとに必要な情報だけ選択して学習いただけます。ITIL®とはなんぞやの概要レベルを把握するために、本コースを是非ご活用ください。

 

【登録商標】
ITIL® は AXELOS Limited の登録商標です。

ATDイメージ富士通ラーニングメディアでは、人材育成に関する最新動向の定点調査および当社社員の育成を目的に、毎年5月に米国で行われる世界最大規模の人材育成、組織開発カンファレンス「ATD International Conference and Expo(以下、ATD IC&E)」に参加しています。

今回、ATD IC&Eには当社若手講師2名と営業1名の計3名が参加しました。気づきや学びのあったセッションの一部を読者のみなさんにご紹介したいと思います。

[関連記事]

> その1 ~「ありがとうございました」は言うべきではない!?~
> その2 ~境界のないリーダーシップ:成長するリーダーへのグローバルアプローチとは~
> その3 ~eラーニングと教育の科学~
 

<「ありがとうございました」は言うべきではない!?>

◆セッションについて


タイトル:「5 Minutes: Tools and Tips for Leveraging Those Critical 360 Seconds!」
講演者:Jim Smith Jr.氏(Jim Smith Jr. International)

 

◆セッション内容


研修の冒頭(Opener)と、最後のまとめ(Closer)を充実させることで、研修効果の向上が期待できます。具体的には、研修の受講前後でどのように変わったか、どのような知識を身につけられたかを受講者に認識させることが重要です。

  • 5分間で研修冒頭の導入を充実させることは、スキルではなく、講師の意志次第です。
  • 受講前には「期待した情報を得られるか」という恐怖心が存在します。
  • 休憩前にやっていた内容を休憩後の内容にリンクさせることが重要です。そのために休憩時間用の質問を入れると良い。
  • 研修のまとめでは、研修中、最良の知識を振り返り、得た知識をどのように活かすのかを考えさせることが重要です。
  • 誰もがやっていることをやっても効果はありません。自分しか使わない締めの言葉を使うべきで、自分だからこそ言える言葉を伝えることが重要です。
  • 受講者は、研修受講前とは違った考え方を身につけるべきです。考え方は変えられます。

 

◆所感(野口)


Jim Smith Jr.氏の言葉で最も印象的だったものがあります。それは、研修最後に総括として講師から受講者へ伝える言葉は「受講いただきありがとうございました」ではないというのです。

感謝をすることはもちろん重要です。ですが、それ以上に、研修で学んだ知識・スキルを職場で活用するためにどのような行動を起こさなければならないのか、受講生一人ひとりに考えていただく時間に費やした方が良いということでした。
今後、私が登壇する研修でも取り入れてみたいと思います。

 

講師画像

【社員紹介】 第二ラーニングサービス部)野口

"のぐお"として、コラム『ネットワーク講師"のぐお"の「めざせ!超難関資格CCIE Routing and Switching受験奮闘記」』を連載中。

主な担当コース
 ネットワーク関連コースを中心に担当

趣味:旅行、麻雀など。詳細は"のぐお"コラムの自己紹介をご覧ください。

ATDイメージ富士通ラーニングメディアでは、人材育成に関する最新動向の定点調査および当社社員の育成を目的に、毎年5月に米国で行われる世界最大規模の人材育成、組織開発カンファレンス「ATD International Conference and Expo(以下、ATD IC&E)」に参加しています。

今回、ATD IC&Eには当社若手講師2名と営業1名の計3名が参加しました。気づきや学びのあったセッションの一部を読者のみなさんにご紹介したいと思います。

[関連記事]

> その1 ~「ありがとうございました」は言うべきではない!?~
> その2 ~境界のないリーダーシップ:成長するリーダーへのグローバルアプローチとは~
> その3 ~eラーニングと教育の科学~
 

 <境界のないリーダーシップ:
 成長するリーダーへのグローバルアプローチとは>

◆セッションについて


タイトル:「Leadership Without Borders: A Global Approach to Growing Leaders」
講演者:Beth McNamee氏(サムスン電子)

 

◆セッション内容

サムスン電子では、グローバルリーダーを育成するために下記4つのステップで育成を行っています。

  1. 韓国国内でリーダーを育成する
  2. 韓国人のリーダーを各国に異動させ、現地で業務を行う
  3. 韓国人+各国のグローバルリーダーを育成する
  4. 他国でも働くことのできるリーダーを育成する

4つのステップを実行する上で、サムスン電子が取り組んだ具体的事例(抜粋)は下記のとおり。


・事例A:新しい"SAMSUNGフレームワーク"を構築

各国でバラツキのある考え方をサムスン電子流に統合していくこと。
リーダーシップに対するサムスン電子の考えをメッセージとして伝えていくために、各国のリーダーへアンケート(※)調査を実施、その結果を元にリーダーシップのフレームワークを構築、全社展開を行った。
※リーダーに必要な態度、場面に応じた行動レベルなどを調査。

・事例B:5階層のリーダーシップフレームワークをもとに教育プログラムを用意

各階層に教育プログラムが5コース用意されており、全従業員が対象コースを選択し受講する。
運営組織としてリーダーで構成される専門チーム(Global Contents Development LAB)を作った。
顧問機関もあり、各国の意見を踏襲しながらコースづくりを行う。

◆所感(高橋)


サムスン電子の事例発表セッションでは、グローバルリーダーを育成するための専門機関を設立して、全社をあげて育成に取り組んでいるのが印象的でした。

企業の成長とともにグローバルリーダー育成のあり方も進化させてきおり、世界的な企業は人材育成への投資の重要性を示していると感じました。研修だけではなく、各国で得たノウハウやベストプラクティスをリーダー間で共有できる仕組みが確立・実践されており、今回の事例はグローバル展開する企業には良いお手本であると思いました。

ATD IC&Eでは他にもさまざまなセッションに参加しましたが、サムスン電子のセッションが質疑応答の多さ含め、参加者の関心度が最も高いように感じました。

 

【社員紹介】 第一営業部)高橋

講師から、現在は営業(独立系SIer様を中心に担当)。
講師時代の担当コース:Java系、ネットワーク系、DB系(Symfowareをこよなく愛している)

趣味:サッカー、最近筋トレを開始(とあるスポーツのためジャンプ力強化を目指す)

ATDイメージ富士通ラーニングメディアでは、人材育成に関する最新動向の定点調査および当社社員の育成を目的に、毎年5月に米国で行われる世界最大規模の人材育成、組織開発カンファレンス「ATD International Conference and Expo(以下、ATD IC&E)」に参加しています。

今回、ATD IC&Eには当社若手講師2名と営業1名の計3名が参加しました。気づきや学びのあったセッションの一部を読者のみなさんにご紹介したいと思います。

[関連記事]

> その1 ~「ありがとうございました」は言うべきではない!?~
> その2 ~境界のないリーダーシップ:成長するリーダーへのグローバルアプローチとは~
> その3 ~eラーニングと教育の科学~
 

<eラーニングと教育の科学>

 ◆セッションについて


タイトル:「E-Learning and the Science of Instruction: 2016 Update」
講演者:Ruth Clark氏(Clark Training & Consulting)

 

◆セッション内容


トレーニング設計では「Evidence-Based Learning」がポイントになります。
下記のような最新のトレーニング手法でも、学術的な論拠に基づいたトレーニング設計が重要です。

    1. ゲーム性を持たせたeラーニング:学習目的を達成することに重きを置くこと
    2. オンラインコラボレーション(SNS)eラーニング:グループ構成人数は最小限に
    3. ケーススタディ型eLearning:ケースを伝える資料について、視覚性を重視すべきか、情報量を重視すべきかは想定受講者によって変更すること

 ◇ゲーム性eラーニング

  • ルール、報酬、フィードバックがインストラクションの目的とあっていなければ、学習目的を達成できない
  • ゲーム性を持たせるだけでなく、自己説明やフィードバックをコンテンツに加えたほうが効果が高い
  • 研究の結果、以下の属性を持ったゲーム型コンテンツの効果が高いことがわかった
  1. 人称のストーリー
  2. 事前学習している
  3. 自己説明あり(選択肢を選んだ理由を自分で説明)
  4. 音や画像など、文字以外を含む
  • ゲーム型学習は良い点はあるが、目的によっては適応しても効果がないケースもある
  • 記憶力向上を求めるならば、ゲーム性eLearningよりも伝統的なclassroom学習のほうが高まる
  • 学習効率を求めるならば、ゲーム型トレーニングは適切でない。学習時間がかかる上、学習効果は変わらない

 ◇オンラインコラボレーション(SNS)eラーニング

  • Social Loafing(社会的手抜き)の注意点がある。グループ構成人数が多くなると、サボる人が出てくる
  • 4人でコラボレーショントレーニングを行うのであれば、2人ずつに分けてディスカッションを行い、最後に結論をまとめるやり方のほうが、4人1グループにするよりも効果的

 ◇ケーススタディ型eラーニング

  • 工場作業員やアルバイトへのトレーニングなど、特定の条件化での行動をトレーニングしたい場合、VRなど、グラフィカルなeラーニングに注目が集まっている。
  • 作業初心者にとっては文字だけの資料よりも、視覚的な資料のほうが学習効率が高い
  • 作業中級者にとっては文字中心の資料のほうが学習効率が高い

◆所感(拝野)


学習者やゴール、学習手法などによって効果が違うことが学術的に論じられている点が印象的でした。

コンテンツを提供する際に効果を最大化するためには、学習目的を達成できるようなコンテンツを学術的に選択する必要があります。しかし、ビジネスという観点で考えると、必ずしも「学習効果が高いコンテンツ」が売れるコンテンツとはいえないところもあり、質を追求することは難しいです。
いかにベストなコンテンツを作りつつ、収益を上げて教育ビジネスを成り立たせるかが研修ビジネスのキモであると感じました。

 

講師画像

【社員紹介】 第二ラーニングサービス部)拝野

翔泳社の「資格Zine」サイトの『もうExcelに戻れない! データを簡単に視覚化・分析できる「BIツール」体験はマストです』でも、講師として活躍。

主な担当コース
 データ分析、UNIX/Linux関連コースを中心に担当

趣味:行きつけの居酒屋めぐり、阪神タイガース、某ジャンルのカラオケ

高橋、野口、拝野による番外編のご紹介です。

[関連記事]

> その1 ~「ありがとうございました」は言うべきではない!?~
> その2 ~境界のないリーダーシップ:成長するリーダーへのグローバルアプローチとは~
> その3 ~eラーニングと教育の科学~
> 番外編 ~海外あるある話~

 

<長すぎる(?)ライトニングケーブル>

ケーブル高橋:
飛行機に乗った瞬間に壊れました。
しょうがなく現地のセブンイレブンで、3,000円ほどで買いましたが・・・

長くない!?太くない!?


拝野:
すごく・・・長いです。

 


 

<レストラン「earls」を愛した3人>

ケイジャンチキン野口:
カナダを中心としたチェーン店です。
初日の夕飯に予定していた店はすでに満席となっていたので、探し回って、たまたま見つけました。
落ち着いていておしゃれな外装。ケイジャンチキンも美味しかった。


拝野:
実はデンバーに行く前日、日本でケイジャンチキン定食を食べたんです。
earlsにも同じ名前のメニューがあったので注文したのですが、これなの!?っていう大きさ、美味しさでした。皮もパリッパリ!
5日間のうち、3日間通いました。
「Do you enjoy?」といったさりげない店員の言葉も嬉しかったです。

 


 

<海外でラーメン屋の暖簾をくぐったら負け?>

野口:
通りに「ラーメン」の暖簾を掛けているお店があったんです。
高橋さんに相談しましたが入ったら負けという結論に達しました。

拝野:
デンバーで食べた日本食としてはSushiくらいでしょうか。お箸が出てきたことに感動。

野口:
興奮する3人を店員はニヤニヤ見ていました。

拝野:
巻きでも握りでもなく、寿司ではなかったですけど。

 


<デンバーにもクールジャパンが進出済!?>

野口:
最終日、ツアー解散後の帰り道、何気なく普段通っている道の脇を見ました。
すぐに拝野を呼びました。あそこに見えるのは週間少年ジャンプの銀さんだよね、と。


拝野:
間違いないです、と答えました。

野口:
デンバーにアニメショップってあるんだとびっくりしました。中に入ると、ほとんどがドラゴンボールとポケモンでした。
ピカチュウのタンクトップが売っていたときは衝撃を受けました。誰が着るんだと。
最新のドラゴンボール、その年の3月まで日本で放送されていたのがすでに販売されていた。早い!


拝野:
すごいですよね。


野口:
店員が「Conference? Enjoy?(カンファレンスに来たの?楽しんでる?)」と言ってくれるんです。文化なのかなと思った。
話をしないことのほうが少なかった。


拝野:
地域性かもしれないですが。
会場の外でも楽しめました。

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

第1回は、一文を改善するポイント、第2回は文章全体のフォーマット、レイアウト、表現を統一するポイントについてお伝えしました。
本ブログの読者の方は、日々の業務の中で、後輩や部下の書いた文書をレビューすることもあるかと思います。私自身の経験を振り返っても、ライティングの勉強もしましたが、上司に何度もレビューで指摘され、修正することにより、文章力が身についていったなと思います。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
レビューとその修正を繰り返すという学びのサイクルの中で、文章力を鍛えていく重要性についてお伝えします。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスに従って文書を修正したので、さっそく見せに来たようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、ご指摘の箇所を修正し、表現も全体的に見直しました。
いかがでしょうか?

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
うん。ビジネス文書のフォーマットも守っているし、レイアウトも見やすくなって、とてもよくなったと思うよ。

 

 

コテツ:イメージ図
ありがとうございます。
これでアメショー課長に出せます。

 

 

イメージ図

トラ:
ちょっと待って。内容についてなんだけど、「6. 所感」はちょっと問題あるね。
今のままだと自分の感想だけになっているよね。
アメショー課長からコテツくんへの依頼はなんだったのかな。

 

コテツ:イメージ図
お客様を管理するためのCRM導入を検討するため、NekoCRMの新商品を調査しろということでした。

 

 

イメージ図

トラ:
そうだよね。コテツくんは、NekoCRMの新商品発表会に行って、この商品を導入すべきと思ったの?
それとも、導入すべきではないと思ったの?

 

イメージ図

コテツ:
そうですね。
小さい規模で始められる安いプランもありますし、標準で必要な機能がついているので、うちの会社の要件に合っていると思いました。

 

イメージ図

トラ:
だったらそれを書けばいいんだよ。
ビジネス文書では、その文書の目的に合わせた所感を書く必要があるんだ。今回は、課長がCRM導入の判断をするための報告書だから、その判断材料になる所感を書くと良いよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります!
いつもレビューをありがとうございます。

 

 

イメージ図

トラ:
気にしないでいいよ。
僕もいつもミケさんに文書をレビューしてもらっていたし、何度も失敗して覚えてきたんだ。

ミケさんはいつも親切に教えてくれたな~(思い出にひたるトラちゃん)。

イメージ図

 コテツ:イメージ図
そうでしたか。
トラ先輩にも失敗があったんですね。少し安心しました。

 

イメージ図

トラ:
文書を作成したら、自己チェックして、他者レビューを受けること。
そして、その指摘内容を次回の文書作成に生かしていくことが重要だよね。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
今回の指摘内容を生かして、CatCRM、DoraCRM、KonekoCRMの報告書も書くので、また明日レビューしてください。

 

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トラ:
(えー、そんなにあるの‥‥‥。)

 

 

 

いかがでしたか?文章力は一日にしてならず。自己チェック結果や他者レビュー結果を次の文書作成で実践するという学びのサイクルを回すことにより、文章力を鍛えていく必要があります。
しかしながら、最近は職場が忙しくなり、上司やトレーナーの方が若手社員の文章を添削する時間が取れない、自分で修正した方が早いので修正してしまって、若手社員の文章力向上につながっていない、そもそも指導できる人がいないなどのお悩みもお聞きします。

このお悩みにお答えすべく、当社では、以下のセミナーを開催します。若手社員の文章指導にお悩みの方、ぜひご参加ください。

<無料セミナーのご案内>

デジタルネイティブ世代の若手社員の文章力を鍛えるために
 ~文書作成を疑似的に体験することで、主体的な学びのサイクルを創る~

開催日:2016年9月27日(火)
開催時間:14:30~16:30(受付開始:14:00~)
開催場所:CO☆PIT(品川インターシティB棟10階)
対  象:新人、若年層の人材育成を担当されている方
人事部門・人材開発部門の方、人材育成をご担当される方
現場で文書作成を指導している上司やトレーナーの方
定  員:20名
参加費:無料(事前予約制)

<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

ビジネスシーンを想定した演習課題に取り組み、報告書や議事録を作成して添削を受けるという擬似的な体験をする中で文章力を鍛えることができます。


 

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

前回は、一文を改善するポイントを文書作成の原則としてお伝えしましたが、今回はわかりやすいビジネス文書を作成するため、ビジネス文書のフォーマットを守る、読みやすくレイアウトする、表現を統一するというポイントについてご説明します。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスで文章は改善したのですが、まだビジネス文書として直すところがあるようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、文章は直したのですが、他にも直すところがあるんですよね。さっそく、直しましょう!

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
まずは、ビジネス文書の基本的なフォーマットについて説明するね。
発信者名の一般的書き方なんだけど、社内文書は「所属部署名/(肩書き)/氏名+様」、社外文書は「会社名/所属部署名/(肩書き)/氏名+様」の順なんだ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
それでは、「素敵商品事業部課長 アメショー様」とするのが正しいんですね。

 

 

イメージ図

トラ:
そう!正式にはそうなるね。部内なので、正式ではなく、「素敵商品事業部 アメショー課長」としてもいいけど、その場合、「課長」は敬称扱いだから「様」はいらないよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります。
ビジネス文書にはルールがあるんですね。

 

イメージ図

トラ:
基本的なフォーマットについてもう少し説明するね。
報告者名は、発信者名の下に右寄せで書くのが一般的なんだ。
そして、結語は、続きがないことを示すため「以上」で締めくくろう。
これはルールだから覚えておいた方がいいよ。イメージ図

 コテツ:
わかりました!
発信者名と結語を追加します。それで完成ですか?

 

イメージ図

トラ:
まだまだ完成じゃないんだ。
次はレイアウトについて説明するね。
小見出しと説明文に注目してみて。文の開始位置が一緒になっているよね。何か問題だと思わないかい?

 

コテツ:イメージ図
うーん。
小見出しが目立たないということでしょうか。

 

 

イメージ図トラ:
そう。説明文はインデントをつけて、小見出しの下の階層であることがわかるようにした方がいいよ。
それから、箇条書きは「ぶら下げ」と言って、2行目以降を字下げした方が読みやすいよね。たとえば、以下のようになるよ。

・多くの標準機能を搭載しているが、関数とAPIにて容易に短期間で
   カスタマイズできるようになっている。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
改行してスペースを入れればいいですね。

 

イメージ図

トラ:
えっと。Microsoft Officeでは「段落」の機能でインデントやぶら下げの設定ができるから、研究してみてね。スペースで調整すると、文章を書き替えたときに修正が大変だよ。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
他にも何かありますか?

 

イメージ図

トラ:
レイアウトとしては、改行の有無も統一した方が、小見出しがわかりやすくなるよね。

 

 

コテツ:コテツ画像
本当ですね。改行のあるなしが混在していました。
小見出しごとに改行を入れるといいですね。

 

イメージ図

トラ:
そう!
あとは文章の統一なんだけど、「ですます調」と「である調」は混在させないでね。混在すると読みづらくなるんだ。

 

 コテツ:コテツ画像
それは意識していませんでした。
全体的に見直すことにします。

 

イメージ図

トラ:
そうだね。
文章を書いたら、自分でもチェックすることが重要だよ。誤字、脱字がある文書だと、それだけでも信頼を失うんだ。
自分でチェックシートを作って、自己チェックすることも有効だね。

 

コテツ:コテツ画像

ありがとうございます。さっそく書き直してきます。

あ、そういえばアメショー課長が、トラ先輩を探していました。議事録に間違いがあるから『すぐに呼んでこい!』とのことです。

 

イメージ図

トラ:
えー。それ先に言ってよ。自分も自己チェックできてなかったかも~。

 

 

 

(第3回 【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント3~レビュー・修正の学びのサイクルで文章力を鍛える~に続く)

 

いかがでしたか?ビジネス文書を完成させるには、一文一文を改善するだけではなく、ビジネス文書のルールに従って書く、読みやすくレイアウトする、表現を統一することも重要になってきますよね。また、当たり前のことですが、文書を作成したら自己チェックする必要があります。
若手社員の文章指導をしていて、対象の文書が自己チェックされていないなと思われる方も多いのではないでしょうか。早い内からしっかり自己チェックする習慣をつけていく必要がありますね。


<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

自己チェックシートがついていますので、自然と自己チェックする習慣が身につきます。


 

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っていますが、ここ数年、お客様の新入社員や若手社員のビジネス文書の添削を担当させていただくことが多くなってきました。

「日本人なので、日本語の文章は書ける。」と思われるかもしれません。しかし、学生時代に作成していた作文やレポートなどとは異なり、ビジネス文書では、情報を端的に正確に伝え、相手を動かす必要があります。添削を通じ、ビジネス文書を作成する文章力をつけるには、練習が必要だとしみじみ実感しています。

今回は、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

 

コテツ画像

 

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、この報告書、課長にわかりにくいので書き直せと言われてしまったのですが、何が悪いのか良く分からないんです。

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
えっと、いろいろ問題はあるんだけど、たとえば、以下の文章、どこかおかしいと思わない?
「NekoCRMは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということが特色の一つである。」
主語と述語はどれかな。

 

コテツ:イメージ図
そうですね。
「NekoCRMは」が主語で「特色の一つである。」が述語でしょうか。

 

 

イメージ図

トラ:
そうそう。その主語と述語をつなげてみて。

 

コテツ:イメージ図
「NekoCRMは特色の一つである。」
あれ、何か変ですね。

 

 

イメージ図

トラ:
そうだよね!主語と述語があっていないよね。
このような文章を主語と述語の「ねじれ」があると言うんだよ。「ねじれ」がない文章を考えてみて。

 

 

コテツ:イメージ図
うーん。
「NekoCRMの特色の一つは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということである。」でしょうか。

 

 

イメージ図

トラ:
うん。わかりやすくなったと思うよ。
原則 主語と述語の「ねじれ」を起こさないと覚えておいてね。
それじゃあ、以下の文章はどこがおかしいのかな?:
「サービス開始は、今年の9月開始予定である。」

 

コテツ:イメージ図
あれ?「開始」が2回でてきますね。

 

 

イメージ図

トラ:
そう!
「サービス開始は、今年の9月予定である。」または「サービスは今年の9月開始予定である。」とすべきだよね。
意識せずに書いていると、このような誤りに気づきにくいので、以下の原則を頭に入れて、自分の文章を見直してみてね。
原則 同じ語句を繰り返さない

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
「複数のプランを規模や用途に合わせて選択することができるので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減することも可能である。」も「選択」が2回でてきますね。
それでしたら、以下のように直してはいかがでしょうか。
「規模や用途に合わせて複数のプランを用意しているので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減できる。」

 

イメージ図

トラ:
うん、合格。

 

 

コテツ:コテツ画像
なるほど、勉強になります。
これでアメショー課長に提出します!

 

 

イメージ図

トラ:
待って、まだビジネス文書として直すところがあるんだよ!

 

 

 

 

 (第2回【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント2 ~文書全体のフォーマット、レイアウト、表現に気を配る~に続く)

 

いかがでしたか?自分もトラちゃんのように若手社員の文章が気になっているという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
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デジタルネイティブ世代の文章力を鍛えるために ~文書作成を擬似的に体験することで、主体的な学びのサイクルを創る~

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定  員:20名
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「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

文書作成の30原則を元に、文書作成のポイントを簡潔に短時間で学べます。また、6回の添削で文章力を鍛えることができます。


 

 

皆様、大変、大変、大変、ご無沙汰しております。
講習会の登壇過多を"言い訳"に、コラム執筆をサボっていた"のぐお"です。
本当に申し訳ございません。
(新人研修が多い時期はどうしても時間が無くて......)

しかも5月には1週間も海外出張に行く始末!
(いや~大変刺激に、そして勉強になりました!)
ちなみに、海外出張で参加したカンファレンスのフリーWiFiを支えていたのは
シスコのアクセスポイントでした!
(こういう瞬間って、何気にうれしいものです。完全に職業病ですが。)

さて、完全に滞ってしまったCCIE Routing and Switchingへの挑戦ですが、
ようやく本腰を入れて再開です!
そこで本日は普段私が勉強中に使っている道具をご紹介したいと思います。


こちらです↓↓↓

 

イメージ画像

 

 

何のヒネリもなくて申し訳ありません。ただのノートです。
では中身はというと・・・・・・

 

 

 イメージ画像

 

 

こちらもすみません。シスコのIPが含まれているページなので、お見せできません。
※IP=知的財産(intellectual property)です。インターネットプロトコルじゃないよ!

さすがにこれで終わってしまうと

   「結局何も見せてねーじゃねーか!(怒)」

という批判コメント(それが来たら来たでうれしいかも?)をいただきそうなので、最後にこんな写真を↓↓↓

 

 

イメージ画像

 

 

ね?羨ましいでしょ?(キリッ!)
シスコの資格を目指される方が必ずぶつかる壁の1つ

   コマンドを練習するための機器をどう用意するか?

があると思います。そこは私の場合

講師特権!!!

を発動して、講習会の演習用機器の予備機を一時的に借りて使っています!
(恨むなら、恨んでください・・・・・・)

 

そんなこんなで、ちょっとずつではあるものの、勉強を進めている私ですが、
気が付けばもう7月。いよいよ追い込まれました!というのも、理由はこちら↓↓↓

 https://learningnetwork.cisco.com/docs/DOC-29406

実は現行のV5.0は7/24が受験期限なんですよね・・・・・・
何とかバージョンアップ前に合格したい!がんばります!

I'll do my best!

 

<そういえば・・・・・・>

コラム本文ではCCIE Routing and Switchingのバージョンアップについて触れましたが
実はCCNA Routing and Switchingもバージョンアップされることが発表されました。

こちら↓↓↓をご覧ください。
http://www.cisco.com/web/JP/learning/certifications/associate/ccna.html

当然のことながら、新バージョンの対策コースもこれから準備していくことになります。
え?資格取得の勉強をしながらそんな準備ができるのかですって?

・・・・・・聞こえない!聞こえない!聞こえない!(現実逃避)

 

これまでの"のぐお"コラムはこちら

ネットワーク講師"のぐお"の「めざせ!超難関資格CCIE Routing and Switching受験奮闘記」~第1回
http://www.knowledgewing.com/kw/blog/2016/02/201602180900.html

第2回~あらためてこの資格の難しさを痛感!?"のぐお"
http://www.knowledgewing.com/kw/blog/2016/03/201603170900.html

(第2回のおまけ) で、CCIEって、なんやねん?
http://www.knowledgewing.com/kw/blog/2016/03/201603170800.html

Javaの基本文法を一通り学習した若手社員Nさん。『Java Bronze』の資格も取得し、
「よし、これで一通りの事ができるようになった~!!」
と、はりきっています。 でも、ちょっと待ってください。
本当に、実用的なプログラミングスキルが身についているのでしょうか?

S先輩との、やりとりを見てみましょう。

今回は、Javaの基本文法を一通り学習した若手社員Nさんと職場のS先輩との、やりとりから実用的なJavaプログラミングスキルを身につける方法をご紹介します。

 

講師画像

Nさん:

Javaのプログラミングスキルを一通り習得した若手社員 さらなるスキル向上に向け奮闘中。

   

講師画像

S先輩:

○年目の中堅社員 時々辛口だが、積極的に後輩のNさんを引っ張っている。

 

  

 あなたのJavaプログラミングスキル、クラウドラボでグングン向上します!
 そもそもJavaプログラマーに必要なスキルって何?

 

S先輩:イメージ図
Nさん、Bronzeの資格取得おめでとう!!

 

 

 

イメージ図 Nさん:
ありがとうございます。S先輩のおかげです。かなり自信がつきました。
先週から、デザインパターンの勉強も始めました!!...

 

 

 

S先輩:イメージ図
頑張ってるね!ではCompositeパターン(*1)って説明できるかな?

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 はい!!勉強しました。確かこんな感じでしたよね(クラス図を書いてみせる)。

 

 

 

イメージ図

 

S先輩:イメージ図
いいね!じゃあ、どういう時に、このパターンが有効なのか言えるかな??

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 え・・・???

 

 

 

S先輩:イメージ図
ははは・・・まだまだ理解不足だな。じゃあ、この要件を満たすプログラムを
Compositeパターンを利用して、実装することならできるかな??
(Nさんに要件を渡す)

 

 

イメージ図 Nさん:
 え、えーっと、クラス図がこうなるから・・・。
 カタカタ・・・(実装中)

 

 

 

S先輩:イメージ図
せっかくEclipseを使っているんだから、一から打たなくても、もっと楽に入力できるよ・・・・。

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 え・・・???

 

 

 

 

S先輩:イメージ図
例えばコンストラクタは、こうやってこうやれば、ほら・・・一瞬で作成できるよね!

 

 

 

 イメージ図

 

イメージ図 Nさん:
 えーーー!!こんな機能知りませんでした。

 

 

 

S先輩:イメージ図
よく使う便利な機能は、早い段階で使い慣れておいた方がいいよ。長い目で見たときに大きな工数削減になるからね。そうすれば、短縮した工数を、他のことに使えるよね。

 

 

イメージ図 Nさん:
 はい・・ありがとうございます。

 

 

 

・・・・・・・・・しばらくして・・・・・・・・・

  

イメージ図 Nさん:
 できました!!

 

 

 

S先輩:イメージ図
お疲れさま!どれどれ・・・うん、なるほど。これで正しく動くね。
Compositeパターンのメリットは分かったかな!!

 

 

イメージ図 Nさん:
 はい!よく分かりました。それは・・・(Compositeパターンについて説明)。

 

 

 

 

S先輩:イメージ図
そうだね。ただこのプログラム、正しく動いてはいるけれど、ちょっと可読性と処理効率が悪いかな。

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 カドクセイと処理コウリツ????

 

 

 

 

S先輩:イメージ図
まず、プログラムは皆が読むものだから、「読みやすさ」を常に考える必要があるということだね。そして、ロジックの正確性だけではなく、メモリの挙動を考えたとき、無駄なことをしてパフォーマンスを落とさないように、なんてことも考える必要があるんだよ。

 

 

イメージ図 Nさん:
 そうなんですね。今まで、ほとんど何も考えていませんでした。

 

 

 

S先輩:イメージ図
あと、この書き方、バグを生む書き方になってしまっているよ!

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 バグヲウムカキカタ??

 

 

 

 

S先輩:イメージ図
そう、あと、ついでに言うと、ここは・・・・・

・・・・・・・・

 

イメージ図 Nさん:
 ・・・・・私、もっともっと勉強して、もっともっといろんなプログラム書いてみます。参考書も2冊ほど買ってきたし。

 

 

 

 

S先輩:イメージ図
参考書って買っただけで満足して、読み始めて数ページで挫折することってない?

 

 

 

イメージ図 Nさん:
 あります!あります!正直「分からないー!!もういいやー!!」という気分になることがあります。

 

 

 

S先輩:イメージ図
プログラミングスキルを向上させるには、とにかく、繰り返しプログラミングするのが一番だからね!!
でも、一人の力で「勘所」を満遍なく身につけようと思うと非常に大変だ。いい方法があるよ。

 

 

イメージ図 Nさん:
 なんですか?教えてください!!

 

 

 

S先輩:イメージ図
それは・・・

 

 

 

学習することがまだまだ沢山あると気づいたNさん。
そのNさんにSさんが勧めたのが・・

 

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イメージ図 Nさん:
 早速申込みます!!R課長に相談してみますね。

 

 

 

*1 Compositeパターン・・・階層構造を構成するオブジェクトの中で、各オブジェクトが末端かそれ以外かを意識せずに扱いたい場合に有効なデザインパターン。

 

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