FAQ

セミナー参加者からのご質問

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Q1通常の業務で使用するマニュアルは、内容が難しすぎたり、余分な情報が多いなど、新人の教育で使用するのは難しいと感じます。新人教育用のマニュアルがあった方が良いのでしょうか?
可能であれば、対象者・用途ごとにマニュアルを作ることをおすすめします。複数種類作成するのが難しい場合は、まずは通常の業務マニュアルを作成するのが良いと思います。
OJTでの利用を考慮すると、新人向けには詳細・具体的に伝えたい箇所にマークをつけるなどすれば、新人さんにも利用しやすいマニュアルになります。
Q2そもそも業務マニュアルは、だれが作成するのが良いのでしょうか?
対象の業務を熟知している人ですか、それとも業務に慣れ始めたくらいの人が良いですか。
ケースバイケースのところはありますが、新規作成する場合は、業務を熟知している人が作成すると効率が良いです。ただし熟知しているために、初心者目線で欲しい情報がわからず、業務マニュアルにそういった内容が入らない場合もあり、注意が必要です。レビューの際に、初心者目線で確認するとよいでしょう。
管理部門など現場担当者以外がマニュアルを作成されることもありますが、現場とコミュニケーションを密にとり、実態に合ったマニュアルを作成するように留意します。
業務マニュアルの更新は、マニュアルの使い手(現場担当者)が業務の中で随時変更・更新できると良いかと思います。
Q3マニュアルがより使われていくためにどのような「しかけ」を考えていくのが良いか、ヒントとなる過去の事例があれば教えて欲しいです。
過去のお客様事例で、以下のような取り組みがありました。
  • 担当者がマニュアルと対になるチェックリストを併用して、業務の完了確認をする。
  • トレーナーがマニュアルと対になるチェックリストを併用して、新人への業務指導履歴を記録する。
  • 昇進試験の問題をマニュアルから出題する。
  • 会社の定例イベントで、全社員を対象にマニュアルから出題するテストを実施する。
  • 新入社員はマニュアルにもとづき業務遂行、その中での気づきをマニュアルに書き留めていき、
    2年目研修で持ち寄って、同期と業務とマニュアルを見直すことを定例イベントとする。
Q4更新箇所をわかりやすく見せるにはどういった手法がよいでしょうか?
更新ページを入れてしまうと次回更新時にページがづれてしまうので困ってます。
紙で運用されている想定でしょうか?
変更箇所をページ単位に差し替える運用等のためページずれを防ぎたい場合、基本的には枝番などをつけてページを差し込むことになります。
ただ、管理負荷が高いため、最近の案件では、ページ単位ではなくファイル単位(章単位など)の管理・差し替えを提案しています。 章単位にファイルを作成し、変更が発生した場合はファイル単位で差し替える(ファイル内のページずれは許容)運用とします。
Wordで作成する場合は、変更履歴を記録して展開すると、作成者・閲覧者とも変更箇所を把握しやすくなります。
第二部でご紹介している「KnowledgeSh@re」を活用すると、こういった更新の際のお手間を軽減することが可能です。
Q5新規作成ではなく、既存のマニュアルを取り込む手段はありますか?
既存のマニュアルを取り込む手段として、KnowledgeSh@reでは下記をサポートしております。
  • Microsoft Wordの場合:『WordAddIn』という、パソコンで作成したMicrosoft WordファイルをKnowledgeSh@reに取り込むツールを無償で提供しています。
    必要であれば、トライアルで試すことも可能ですので、トライアル時にご所望ください。
  • Microsoft Excel、Microsoft PowerPointの場合:Windowsのクリップボードを使用して、取り込みたい箇所をコピー&ペーストしてドキュメントに取り込むことが可能です。
  • 上記のほか、Word、Excel、PowerPointなど、ファイルデータをそのまま(添付ファイルとして)KnowledgeSh@re内に取り込む機能も備えています。
Q6KnowledgeSh@re上で作成したマニュアルを他のファイルに出力することは可能ですか?
KnowledgeSh@reで作成したドキュメントは、「みる」側への公開の他、PDFファイルやHTMLファイルとして出力することができます。
Q7既存のドキュメントは色々ありますが、何からどのように整理していけば良いか、課題が何か、から悩んでいます。このような相談にも乗ってもらえますか?
ドキュメントを整理していくにあたっては、おっしゃる通り、課題は何か、誰向けにどんな内容のドキュメントとして整備していくか、優先順位はなにか、など、事前の整理(企画・設計)がとても重要です。
弊社では、お客様の既存ドキュメントの分析、課題定義、ドキュメント整備の進め方提案、制作規約作成などのコンサルティングも得意としています。よろしければ、一度お話をお伺いしたいと思っております。お気軽にお問合せください。
Q8既存マニュアルからknowlegesh@reへの移行処理は簡単にできるのでしょうか?移行後の修正は不要なのでしょうか?
#5の回答どおり、既存マニュアルを取り込む手段をサポートさせていただいております。
ただし、想定どおりのマニュアルとするために、KnowledgeSh@reの仕組みに合わせて多少修正いただいた方が良いかと思います。
Q9KnowledgeSh@reに公開したマニュアル閲覧権限はユーザー単位・グループ単位で管理できますか?
KnowledgeSh@reに公開したマニュアルには、ユーザー単位/グループ単位/部門単位、の3つの単位で細やかに閲覧権限を設定できます。
Q10KnowledgeSh@re はマニュアル管理だけでなく、eラーニングシステムとしての活用(受講管理)もできるのでしょうか?
KnowledgeSh@reはドキュメントごとのアクセスログは取得できますが、受講管理機能はついておりません。
学習コンテンツとして受講管理する必要があるのであれば、LMS(学習管理システム)の方が機能としては充実しております。弊社でもKnowledgeC@feというLMSを提供しておりますので、よろしければこちらご確認ください。
Q11利用者数(みるID)が多くなると使用料金が高額になり、費用対効果が見込めなくなりませんか?
おっしゃるとおりの側面もあるかと思います。どういった規模の課題を掲げるかでの費用対効果を是非一緒に検討させてください。
Q12マニュアルに対する権限(管理、編集、閲覧)は詳細に決められるのでしょうか?コメントは誰でもできるのでしょうか?
権限はユーザーIDに対して付与します。
マニュアルを作成、更新、レビュー、管理するには、「つくる」側への権限を設定します。
マニュアルを参照、コメント記入などをするためには「みる」側への権限を設定します。「みる」権限を持っているユーザーは、ドキュメントに閲覧権限を設定し(#9を参照)、かつコメント機能を有効にして展開したドキュメントであれば、コメントをすることができます。
Q13knowlegesh@reは購入式ですか?その場合、ライセンスタイプになりますか?
また月額(年間)いくらになりますか?
SaaSサービスで、利用料をいただく方式となります。
初期費用110,000円(税抜100,000円)と基本プラン月額110,000円(税抜100,000円)(つくる:10 ID、みる:100 ID、容量:10 GB)から利用を開始できます。
ご利用の規模に合わせて柔軟にID数や容量を増やすことが可能です(※大規模でご利用する場合は個別にご相談ください)。料金プラン詳細は、こちらをご確認ください。
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