Effective manual creation

連載コラム「わかりやすく書く」

-すべてのナレッジを価値に変える-

時はいつか、所はどこか。人のように立って、話をする、まぁるいネコたちの暮らす世界。
そんな世界の小さな会社、株式会社ヨウソロで忙しく働く、トラネコのトラちゃん。
今日も今日とて、メールを書いて、会議を開き、マニュアルも作らなくちゃいけません。

メールにせよ、マニュアルにせよ、内容はもちろん大事ですが、わかりやすく伝えることも大事なポイントです。
本コラムでは、トラちゃんたちの日常を通じて、伝わりやすい文章を書くためのコツをお伝えします。

長い文を短くする

今回のテーマは「文の長さ」です

文が長いと、読みにくく、また何を伝えたい文なのかがわかりにくくなります。
どんな点に気をつける必要があるか、見てみましょう。

ミケ
このあいだの会議のアクションアイテムに、「初心者がパソコンをマスター
するための見やすい説明書」を作るってあったけど、進んでる?
トラ
うまく書けないところがあるんだ…。

ファイルを表示する

■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあり、
ファイルの種類を判断できないことがありますが、フォルダ オプションで設定
を変更すると拡張子が表示されます。
ミケ
どこを修正したらわかりやすくなると思う?
トラ
なんだか、文が長すぎる気が…。
読んでみると、息継ぎができない…。
ミケ
そう!
文が長すぎるとわかりにくくなるから、分けるといいんだよ。
分け方のポイントは、1つの文が1つのことを表すようにすること!
「~り」や「~が」を使うと文が長くなりがちだから注意するといいよ。
トラ
じゃあ、やってみるよ!
これでどうかな?

ファイルを表示する

■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあります。
ファイルの種類を判断できないことがあります。フォルダ オプションで設定を
変更すると拡張子が表示されます。
ミケ
さっきよりわかりやすくなったけど、文がバラバラでわかりにくいところがあるね。
文を分けるときは、文と文の関係がわかるように言葉を補ったり、
語尾を変えたりすると、さらにわかりやすくなるよ。
トラ
ただ文を切るだけではダメなのかぁ。
ミケ
こんなふうに修正するといいよ。

ファイルを表示する

■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあります。
このような場合、ファイルの種類を一目では判断できません。
フォルダ オプションで設定を変更すると拡張子が表示されます。
トラ
なるほど。
1つ1つの文がちょうどいい長さで、文のつながりもわかりやすくなったね!
ミケ
今回のポイントは、
・長い文は短く分ける
・1つの文では、1つのことを表す
1つの文は、50文字くらいの長さを目安とするといいよ。
文を短くするときは、文と文の関係をはっきりさせることも大切だよ。
トラ
とっても参考になったよ。
ありがとう、ミケさん。

予告

次回は「箇条書きを使う」についてお伝えします。

プロフィール

トラトラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しい・・・と思う今日この頃。
ミケミケ
マニュアル制作を担当して10年目。文章を書くのはお手のもの。
モグモグ
トラちゃんとミケさんの会話をこっそり聞くのがひそかな楽しみ。勘違いしやすい性格。

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