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キッティングの効率化はこれできまり!効率化しにくい原因やポイントを徹底紹介!

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2022/12/02

「キッティング」という言葉をご存じでしょうか。

これは、企業において、従業員が使用するパソコンなどの端末をすぐ使える状態にすることです。家庭でパソコンを購入した時の、初期設定やインターネット接続などをセットアップする作業のイメージです。パソコンが何百台もあるような企業では、システム部門を設置し対応したり、専門業者にアウトソーシングしたりするほどボリュームのある作業です。

この記事では、それほどパソコン台数が多くなく、キッティングを自社内で対応したい場合に、作業をどう効率化していくかをご紹介します。キッティング作業の効率化を妨げる原因や効率化すべき理由、効率化を実現するためのポイントなど、キッティングの効率化についてわかりやすく解説します。

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キッティングの効率化を妨げる原因

キッティングは、新入社員の配属や従業員の異動、オフィスの引っ越しなどでパソコンを新たに設置したり、機種を入れ替えたりする際に行う作業です。具体的には、パソコンを開梱して起動し、必要なケーブルや周辺機器を接続し、OSのインストールや初期設定、ネットワークの設定、業務アプリケーションのインストールやセキュリティパッチの適用などを行うものです。

業務をスタートさせるために欠かせない作業ですが、スムーズに進むとは限らず時間がかかることもあり、業務をなかなかスタートできずにイライラしてしまう人も多いものです。

キッティング作業をスムーズに進められるよう効率化するのが望ましいのですが、それがなかなか難しい現状があります。キッティングの効率化を妨げるのはどんな原因なのか、見てみましょう。

役割が不明確

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1つ目の原因は、キッティングに関する役割が不明確である、ということです。

誰がキッティングを行うのかがはっきりしておらず、例えば異動の場合にはパソコンの使用者が行い、新入社員の配属時は周囲の先輩社員が行い、機種の総入れ替え時は何人かの手慣れた従業員が行う、といった具合です。このような状況が部署ごとに異なり、ある部署ではその時々で手の空いている従業員が行い、またある部署では誰か一人がずっと作業を担当して属人化している、頼りきりになっているというケースもあります。

このように、キッティングを誰が行うかが明確ではなく、時と場合によって作業者が決まったり、部署によって運用方法が異なったりしていると、責任者がいない状態ですのでキッティングの効率化を推進する動きが生まれにくくなります。

作業頻度が低い

2つ目の原因は、キッティングの作業頻度が低い、ということです。

キッティングは、人の増減やパソコンの増減、機種の入れ替えなどがなければ発生しない作業です。数年間キッティングを行っていない、という状況であっても不思議ではありません。数年間やっていなかった作業を今年はたまたま立て続けに行うことになったりして、久しぶりの作業に時間をとられることも…。

頻度が高く、毎日のように行う作業であれば「ミスを防止し、短時間で行える手順を考えよう」と効率化を検討しますが、作業する頻度が低く、その頻度も不定期であれば、キッティングの効率化は優先順位が低くなってしまいます。

手順が機種によって異なる

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3つ目の原因は、キッティングの手順が機種によって異なる、ということです。

キッティングは、大まかな作業内容としては、ネットワークの設定、業務アプリケーションのインストールなどと決まっていますが、細かな作業内容は、パソコンの機種や業務アプリケーションによって異なります。例えば、パソコンの機種は導入時期によってOSの仕様が違うことがあるので、手順は機種によって異なります。また、業務担当によって、パソコンにインストールすべき業務アプリケーションが違いますので、この点においても手順が異なります。

機種や業務アプリケーションなどによる作業の違いがある状況で正しい手順がよくわからず、個別に対応することになってしまい、どう効率化するかといったアイデアも提案も出てこなくなります。

キッティングの効率化が重要な理由

キッティングが効率化された状態とは、誰がどこまでやるのか役割分担がはっきりしており、いちいち調べずとも正しい知識や手順がわかっていて、短時間で作業が完了する理想的な状態です。

効率化された状態がなぜ会社や従業員にとって重要なのか、その理由をご紹介します。

担当者の負担軽減

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1つ目の理由は、担当者の負担軽減になるからです。

今や、業務で使用するパソコンは重要なアイテムです。テレワークが実現するのも社外に持ち出せるパソコンが用意できるからであり、パソコンやネットワーク、業務アプリケーションが不調な日は1日中仕事にならないといっても過言ではありません。

そんな重要なアイテムをこれから数年間は使用するのですから、使用前のキッティングは重要な作業です。しばらくたってから不具合が出て、キッティング作業におけるミスが原因となれば、やり直しとなって業務がストップしてしまいます。たまにしか発生しない作業でリスクは大きく、はっきりした役割分担もないとなると、キッティングは負担のかかる作業となり、誰もやりたくなくなります。

担当者を決めて、その役割も担当業務の一つとして仕事量の調整をする。その担当者に正しい手順を把握してもらいキッティング作業を効率よく完遂してもらう。このように前向きに取り組むと、その担当者は業務とのバランスも取りやすくなり、もっとキッティング作業を効率化していこうという機運も生まれます。

品質のバラツキ防止

2つ目の理由は、品質のバラツキ防止になるからです。

時と場合によってキッティングをする担当者が異なり、正しい手順もきちんと共有されないまま、早くキッティングを終わらせて業務に入らなくてはと焦って作業すると、失敗します。インストールが途中なのに完了したと勘違いしたり、アプリケーションに必要なファイルを削除してしまったりします。今でこそ家庭にパソコンが普及していますが、それでもパソコンに触れた経験値は人それぞれですので、経験値の浅い人がよくわからないまま取り組むと、ミスが起きることがあります。

よく知っている人がやると正しく完了し、よくわかっていない人がやると一見完了したように見えても正常終了していないなど、同じ部署内でもバラツキが出てしまいます。パソコンに不具合が発生した場合に、全体的なバグなのか、キッティングにおけるミスなのか、原因究明に時間がかかり、業務に影響が出る恐れがあります。

担当者を明確にして、その担当者が正しいキッティング手順とともにパソコン本体やアプリケーションについての知識を把握し、その担当者からキッティングに関して指導するなり作業を行うなりすると、キッティング作業の品質のバラツキを防ぎ、会社の重要な資産であるパソコンの状態を良い水準に維持していくことができます。

キッティングを効率化につなげるポイント

キッティングを効率化していくには、どういった点に留意するとよいのか、ポイントを3つご紹介します。

キッティングを効率化すると、役割が明確で、正しい知識や手順をもって短時間で作業が完了するようになります。その後の業務を加速させていくためにも、ご紹介するポイントについて、あなたの職場ではどう実現できるかイメージしながら読んでみてください。

【ポイント1】担当者を明確化する

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1つ目のポイントは、担当者を明確化することです。

キッティングを一つの業務ととらえ、各部署での担当者を決めます。
担当者の役割は、以下のようなものが挙げられます。

  • 作業の理解や知識の収集
  • 手順のマニュアル化
  • キッティング作業の実施や指導

まずはキッティング作業を理解し、パソコン本体や、必要となる業務アプリケーションについて理解を深めます。バージョンの更新やアプリケーションの入れ替えなども徐々に知識を集めていきます。

次に、こうした知識や手順について、マニュアルを作成します。パソコンに詳しい人が一人で抱え込むといった状況は負担増につながりますので、得た知識は必ずマニュアルに落とし込み、誰もが参照できる状態にしていきます。

そしてキッティング作業が発生したら、この担当者をリーダーとして、作業がスムーズにミスなく完了するよう実施します。対象となるパソコン数が多い際はマニュアルを見ながら作業ができるようリーダーが指導します。

キッティングは台数が増えるとかなりのボリュームがある業務ですから、担当者は期の目標の一つに入れることとします。そして、担当者は誰か一人というよりは、当番制にして何人かで受け持つとよいでしょう。複数にすると、急な欠勤や退職時も安心です。

【ポイント2】作業手順を理解する

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2つ目のポイントは、担当者がキッティング作業の手順を理解することです。

企業内にシステム部門がある場合は、そこからの指示を受け、ユーザー側の代表として担当者が作業を実施する、という状況もありますが、システム部門がない場合は部署ごとの担当者が集まってキッティング作業を確認し合い、実施後それぞれの部署での事例を共有するといった方法もあります。

キッティングには、1台ずつ手作業で行う場合と、クローニングで一斉に行う場合があります。クローニングとは、初期設定やアプリケーションのインストールなどをまずどれか1台のパソコンで行い、その環境を他のパソコンにコピーしていくものです。新事業の設立など、人が増えパソコン数が大幅に増える際などに便利であり、元となる環境をコピーするので、品質のバラツキを抑えることができます。

こうした手法の違いを理解し、自社ではどの手順で行うと効率的かを検討するのが、効率化の第一歩です。

【ポイント3】作業マニュアルの作成

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3つ目のポイントは、作業マニュアルの作成です。

キッティング担当者が、作業の手順や背景、間違えやすいポイントについて、マニュアルにまとめます。業務に関してはマニュアルがあるという職場でも、キッティングに関してのマニュアルがないというケースは多いものです。

マニュアルがあると、知識やコツを集約する土台となりますし、キッティング担当者を当番制で回すことができ、従業員のパソコンに関する知識を底上げしていくことにもつながります。

最初は手順のチェックリストのようなシンプルなマニュアルからスタートし、少しずつ知識や事例を記載していくと、負担感なく作り始めることができます。「きちんとしたマニュアルを作ろう!」と意気込むのもよいことですが、パソコン周りのことは変化が大きく、頻繁にバージョンが更新されたり手順が簡素化されたりします。最初から頑張って、スクリーンショットを使ってきっちり作り込むというより、新入社員にもわかりやすいシンプルなレベルにする方が、使い勝手のよいものになります。

まとめ

今回は、キッティング作業の効率化を妨げる原因や、効率化すべき理由、効率化を実現するためのポイントなど、キッティングの効率化についてご説明しました。

キッティングは、誰がどこまでやるのか定まっていないケースが多く、従業員の間で埋もれがちな業務です。作業頻度が低いものの重要な作業であり、ミスすると影響は大きく、業務に支障をきたすおそれもあります。

キッティングは一つの大きな業務だととらえて取り組み、担当者を明確にして、正しい手順をマニュアル化して共有していくと、作業品質のバラツキなくスムーズに完了させることができ、早く業務にとりかかることができます。パソコンを使う職場では誰もが直面する課題ですので、ご自分の職場では役割分担ができているか、今一度見直してみてください。

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