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経費削減のアイデアを考えるための7つのヒントと実現のポイント・注意点を解説

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2022/07/08

経費削減は、皆さんが常に意識しているビジネス上の課題ではないでしょうか。
売上向上と同時に経費を意識し、経費を減らすだけではなく、経費を効果的に活かせるところに投入していきたいものです。

ただ、むやみやたらに経費削減の目標などを掲げると、従業員は「うちの会社は危ないのかな?」と不安になりますから、経費削減を今行う理由を説明し、経費削減状況のとりまとめ担当者を決めるなどして、従業員もしっかり巻き込んでいく必要があります。

この記事では、経費削減のアイデアを考えるためのヒントや、アイデア実現のためのポイント、注意すべきことを解説します。

経費削減をお考えの経営者の方から、実際に削減に取り組む現場の方まで、皆さんに読んでいただけたら幸いです。

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経費削減のアイデアを考える7つのヒント

「経費」とは、事業を行う際にかかる費用のうち、売上につながる費用です。経費削減は、経費を削減することで、より少ない経費で多い売上を生み出し、より生産性を高めるために行うものです。

経費削減のアイデアを考えるための、具体的な7つのヒントをご紹介します。

【ヒント1】紙の電子化

第一のヒントは、紙の資料の電子化です。

かつては紙に手書きしていた書類も、パソコンが普及し、電子化が進みました。せっかく電子化が進んでも、入力した資料を紙に印刷してから上司にチェックしてもらう、取引先に紙で郵送する、といったことをしていれば、印刷や送付のコストがかかります。紙を廃棄する手間や、保存する場所のコストもかかります。

ハンコは電子サイン、契約書は契約システムがありますし、伝票も精算システムが進化しています。

「うちの部署は、ペーパーレス化はムリだろう」と決めつけずに、紙を減らす、なくす、という視点で業務を見直してみましょう。電子化によって検索の利便性もアップしますし、紙の廃止による情報漏洩防止やセキュリティ強化もはかることができます。

【ヒント2】消耗品の購入方法の見直し

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第二のヒントは、消耗品の購入方法の見直しです。

ファイルや封筒、筆記用具、電池などの消耗品は、備品だと思うと安心して贅沢に使ってしまうことがあります。
こういった状況はどの部署でもあり得ることですから、全社的な取り組みが必要です。例えば、こんなアイデアを考えてみましょう。

  • あらゆる消耗品を会社が提供するのではなく、品目を絞る(筆記用具はボールペンのみ、など)
  • 販促につながるノベルティや社名入り封筒のみを経費対象とする
  • 備品は業務での使用のみとするルールを徹底する

また、まとめ買いをしたり、購入先を変更したりといった方法もあります。自社に必要な種類の消耗品が安い業者や、一括購入することで低価格になる業者を検討してみましょう。あわせて、一括購入したものを部署ごとに仕分けするときのコストや、備品庫のレイアウトなども見直すとよいでしょう。

【ヒント3】オフィス規模の縮小

第三のヒントは、オフィス規模の縮小です。

オフィスの規模を縮小すると、光熱費や賃料、通信料、機器代などを削減することができます。目に見えにくく、かつ固定費としてかかる費用ですから、たとえ少額であっても長期に渡れば大きな削減となります。

例えば、次のような工夫があります。

  • オフィスの借り換えや移転を行う
  • リモートワークを推進し、従業員数の7割程度のフリーアドレス席へ変更する
  • 個人の私物の置き場所を小さくする
  • 共用スペースの使い方を調査し、従業員が使いやすいよう使い方を見直す

その上で、光熱費や通信料のプランを変更したり、使用料金の削減策(エアコンの設定温度を調節する、機器を減らすなど)を実施したりするとよいでしょう。

【ヒント4】交際費削減

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第四のヒントは、交際費の削減です。

交際費とは、得意先や仕入先などに対する接待や贈答などのために支出する費用のことです。費用の使い道によっては、広告宣伝費や福利厚生費に計上すべき場合もあり、線引きが複雑な費用ですから、多くの企業で交際費として認める範囲を定めているでしょう。

  • 接待や贈答を行う相手先の関係性を絞り込む
  • 夜の接待はランチタイムの会食に切り替える
  • 接待や贈答を行う前に承認申請するなどルールを厳しくする

上記のような削減策で、使いすぎず節約しすぎない、適切な運用を検討しましょう。

【ヒント5】マニュアルによる業務標準化

第五のヒントは、マニュアルによる業務標準化です。

マニュアルとは、業務の概要や目的、具体的な手順や流れを明文化したものです。そしてマニュアルを作成し、マニュアルの使用方法を従業員どうしで共有し、定期的な更新などの運用を行うのが、マニュアルによる業務標準化です。

マニュアルによる業務標準化を行うと、次のような経費削減につながります。

  • 新人の育成が早くなり、研修やOJTにかかる費用を縮小できる
  • 同じ手順で成果物を生産することにより品質が安定し、ミスや手戻り作業が減る
  • 業務の属人化が起こりにくくなり、他の人の仕事を全員でサポートでき、残業時間が減る
  • マニュアルに改善策やノウハウを蓄積でき、作業の時短や手間の削減になる

また、紙のマニュアルだと保管場所や印刷、旧版廃棄のコストがかかりますが、電子マニュアルにすればペーパーレス化が実現でき、さらなる経費削減につながります。

【ヒント6】業務のアウトソーシング

第六のヒントは、業務のアウトソーシングです。

今は、さまざまな業者がサービスを提供しています。例えば営業事務、人事・労務管理、経理・給与計算、総務、カスタマーサポート、データ入力、マニュアル作成、IT運用など、従来は社内でやるべきだと考えられていたことが外注できるようになってきました。

それぞれの仕事について社内で専門家を育成するのではなく、スキルを持った専門業者にアウトソースする方がコストや時間を削減できる場合があります。

営業活動以外に必要な管理部門や、自社が苦手とする部分手薄な分野をアウトソーシングできると、メリハリのきいた経営が実現できます。

【ヒント7】不正精算の低減

第七のヒントは、不正精算の低減です。

組織には、給料や報酬以外に会社から受け取れるものがあれば受け取っておこうと考える人がまれに発生します。そのため、不正という意識が薄いまま、次のようなことをしている可能性があります。

  • 実際には使用していない交通費を申請する
  • リモートワークなどで消耗品を多めに持ち帰ったまま私用にも使う

これらは不正であり、容認している部署があるなど部署間での不公平感があると従業員のモチベーションに関わります。また、外部から指摘を受けると一瞬で企業としての信用を失うことになりますから、全社的に体制を整えることが重要です。システムを導入する、申請方法を改善するなどで、不正の入る余地をなくす方法を検討しましょう。

経費削減アイデアを実現する3つのポイント

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経費削減のアイデアを実現するために重要なポイントが3つあります。

  • 削減すべき経費の洗い出し
  • 優先順位の設定
  • チーム体制を作る

経費削減は、「削減する箇所」「削減しない箇所」の見極めが重要です。先に削減目標を立ててしまい、達成するために削れる部分を必死で探すといった事態に陥らないよう、この3つのポイントを守ることをおすすめします。それでは、詳しく見ていきましょう。

削減すべき経費の洗い出し

1つ目のポイントは、経費削減すべき経費の洗い出しです。

経費削減は、削減すべき経費の見極めが重要です。もしかしたら削減すべきところがないかもしれません。あるいは、やり方を変えるだけで劇的な変化があるかもしれません。こういったことの見極めのために、最初に洗い出しを行いましょう。

まずは、財務諸表などから、経費の項目と過去5年程度の数字を抽出します。部門や部署ごとの数字も抽出しましょう。例えば、経費には次のような項目があります。

交際費、旅費交通費、通信費、広告費、消耗品費、水道光熱費、新聞図書費、地代家賃、福利厚生費、雑費、支払手数料、修繕費、保険費

次に、経費の数値の推移を見て削減すべき経費を洗い出します。次のような経費は、削減の余地がありそうです。

  • 大きな割合を占めているもの
  • 年ごとにばらつきの大きいものや、逆に毎年全く同じ金額のもの
  • 多くの人がムダだと感じるもの
  • 特定の部署の聖域になっているもの
  • アウトソーシングやツールの変更など、方法を変えれば削減になるもの
  • 部署間で金額に差があるもの
  • 計上のルールが明確でないもの、ルールがあっても浸透していないもの

優先順位の設定

2つ目のポイントは、優先順位の設定です。

ポイント1で洗い出した経費について、どれから削減に着手するのか優先順位を決めます。経営者としては全て同時に着手したいところですが、削減策を決めて実施するにも人手や時間が必要です。現場の状況を確認しながら、確実に実施するために優先順位を設定しましょう。

優先順位の付け方のヒントをご紹介します。

  • 削減策が簡単で、かつ削減できる金額が大きいものを優先する
  • 個別の部署のものよりも、全社で共通するものを優先する
  • ルールがないものや、ルールがあっても浸透していないものを優先する
  • 今後力を入れていく新事業のものには経費を投入するため、優先しない

優先順位を設定したら、期間や金額についての削減目標を設定します。目標は、削減対象の見通しが立ったこの段階で立てることをおすすめします。

チーム体制を作る

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3つ目のポイントは、チーム体制を作ることです。

経費削減策の優先順位を設定することで、削減目標を立てることができます。その目標を達成するためのプロジェクトチームを作り、細分化した目標にしていきます。

例えば、各部署から1人ずつ選出し、部署でのリーダーとなってもらい、目標管理をしてもらいます。全社的な削減策については連絡役となり、自分の部署の削減策についてはアイデアを募集したり、役割分担や実施時期の調整をしたりします。

経費削減を推進すると、不正精算の低減や悪しき習慣の改革など、時として厳しい局面に接することもあります。「憎まれ役」を誰か一人がやるのではなく、トップから全社で取り組んでほしいというメッセージを出すことで、従業員が動きやすい体制にします。単に削減が目的なのではなく、削減できた費用を何への投資に使うかが目的となりますから、そこを明確に伝えていきましょう。

経費削減アイデアを実現する上での3つの注意点

経費削減のアイデアを実現するために、意識しておきたい注意点が3つあります。

  • 安易に人員削減しない
  • 従業員への投資費用を削減しない
  • 短期ではなく長期視点を大切にする

それぞれどのようなことか、ご説明します。

安易に人員削減しない

1つ目の注意点は、安易に人員削減しないことです。

人件費は確かに大きな割合を占めるものですが、人手や正社員の割合を減らすと、かえって一人あたりの仕事量が増加し、長時間労働となる恐れがあります。優秀な従業員に負担がかかり、疲労が蓄積し、退職につながる可能性も出てきます。

  • 人の数を減らすのではなく、業務やルールのムリ・ムダ・ムラを減らす
  • 業務の標準化やワークシェアはむしろ効率を上げる

この2つをイメージし、一人ひとりの生産性を上げていくことに集中すると、前向きな空気を維持することができます。

従業員への教育投資を削減しない

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2つ目の注意点は、従業員への教育投資を削減しないことです。

ただ単に、教育のための研修や自己啓発の費用を削減すると、従業員の知識や技術レベルがだんだんと低下していきます。必要な研修を受けにくい雰囲気や、先輩が後輩を教えない職場風土が醸成され、従業員の早期離脱につながります。

従業員の知識や技術は、費用ではなく資産です。研修内容を見直し、教育効果のある研修方法に変更することで削減も実現できるかを模索すると良いでしょう。

短期ではなく長期視点を大切にする

3つ目の注意点は、短期ではなく長期視点を大切にすることです。

例えば、営業拠点を減らしたりお客様へのサービスをやめたりすると、短期的には経費を減らせたとしても、長期的に見ると営業力低下につながり、事業にダメージを与えるケースもあります。短期的な経費削減効果ではなく、長期的な効果が見込める削減策を実施することが重要です。

ヒントとしては、お客様や取引先が喜ぶもの、従業員が継続してやりたくなるものだと、長期的な効果が見込めます。例えば、お客様にお得感が伝わりつつ経費が少なくて済むサービスに置き換える、わかりやすい備品使用のルールを設定する、経費の申請方法を楽にする、ツールで自動化するなどの方法があります。

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まとめ

この記事では、経費削減のアイデアを考えるヒントを7つと、アイデア実現に必要なポイントや注意点をご紹介しました。

経費削減は、「削減するもの・しないもの」の見極めが大切です。削減すべき経費を洗い出し、優先順位を決めて、チーム体制を整えて削減に取りかかりましょう。注意すべきなのは、安易に人件費や従業員の教育投資を削減しないことと、長期的視点で取り組むことです。

経費削減は複数のアイデアを積み重ね、メリハリをつけて実施していくと、次第に効果が出てきます。経営者は、経費削減を行う理由や削減した費用の使い道を従業員に発信し、システムやツールの導入などの全社的な体制づくりでは旗振り役となり、従業員が取り組みやすいようサポートしましょう。

なお、マニュアルによる業務標準化は、このマニュアルツール一つで完成します。

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