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仕事の効率化を図るための必須アイデアをわかりやすく解説

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2022/03/29

仕事を効率的に行う場合に、会社全体の改善と個人でできる改善の両側面があります。

会社全体であればどの業務でムダがあるのかを調査し検討を行い、マニュアルを作成してムダの改善を図るとともに、業務の属人化防止といったことができます。

一方で今回は個人でできる仕事の効率化のアイデアに落とし込んだ視点でまとめていきます。

個人の仕事の効率化を図る方法は人それぞれあるかと思います。またはどのように仕事の効率化を図ればいいのか悩んでいる人も少なからずいるかもしれません。

本記事では、具体的な仕事の効率化を図るためのアイデアをまとめてみましたので記事を読みつつ実践して自分に合った方法を見つけてみましょう。

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仕事の効率化のアイデアその1:優先順位を決める

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仕事の効率化をするために、その日1日の仕事の優先順位を決めて整理するところから始めると考え方も整理されて、仕事もムリなく進めることができるようになります。

仕事を始める前にToDoリスト作成

仕事を始める前に本日しなければならないタスクを書き出してToDoリストの作成を行います。ToDoリストを作成したうえで本日中に終わらせないといけないことなのかを改めて整理したうえで、優先順位をつけて仕事に取り組むと時間の配分も効率よく使えます。

仕事のスケジューリングを見直す

仕事のスケジューリングを見直すことも必要です。例えば、人にもよりますが頭や体がまだ疲れていないであろう午前中に特に重要な頭を使うような仕事を行ってみるのも良いかもしれません。また、ランチ直後に眠くなってしまうことが多いのであれば、重要な仕事はランチ直後では入れないようにしておき、書類の整理、コピーをとるといった簡単な仕事を入れるようにしてみるのもスケジューリングとしては効率が良いと言えます。

また、曜日に関して言えば休み明けの月曜日はまだ仕事モードに切り替えることができない場合もあるかもしれません。そのことを考慮すると火曜日に重要な商談を持ってくることで事前に改めて準備不足がないか書類の確認もできる時間を設けて臨めるようなスケジュール調整をしておくと今後の仕事の効率としては良いでしょう。

似ているタスクをまとめて処理

仕事を効率化するためには、似ているタスクをまとめて処理することが良いでしょう。例えば企画書作成をしているのに、メールが来るたびに受信ボックスを開いて確認して返信をしていると企画書の作成が終わらなかったり注意散漫になり企画書の中身がまとまりづらかったりする可能性が出てきます。

そうしたときに、メールを確認して返信するタイミングを一定時間で決めておくことが良いでしょう。具体的には始業直後、ランチ後、終業直前といった3回のタイミングに区切ってメールを確認する時間を設ければ確認漏れも防げて企画書作成などの他の業務にも集中することが可能です。

仕事のメリハリをつける(常に100点である必要はない)

仕事では100点満点を目指すべき仕事と、60点でよいものと言った区分けがあります。常に100点満点を目指して仕事をするのはいいのですが、時間も有限の中で常に100点の資料を出し続けることは難しい場面もあります。そして、100点の資料でなくても合格点である場合の資料もあるので、その見極めをしていくことが仕事のメリハリをつけることになります。

例えばですが、経理処理などのバックオフィス業務においては100点の仕事を常にしていくことが求められることが多いかもしれませんが、一方でクリエーティブなどの回答がないものや、初回の打合せで議題とするたたきの資料があればよい場合は簡単に資料としてまとめられていればOKのものも多かったりします。

仕事の効率化のアイデアその2:パソコンのショートカットで事務作業を素早く処理

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仕事の効率化としてパソコンのショートカットキーを覚えておくことで事務作業のスピードが格段に上がり時間の効率化につながります。

ショートカットキーを使う

ショートカットキーを使えばPC作業の時短につながります。具体的には下記があります。

  • コピー  →[Ctrl]+[C]、[command]+[C]
  • 切り取り →[Ctrl]+[X]、[command]+[X]
  • クリップボード履歴閲覧 →[Windows]+[V]
  • 貼りつけ →[Ctrl]+[V]、[command]+[V]
  • すべて選択→[Ctrl]+[A]、[command]+[A]
  • スクリーンショット→[Windows]+[Shift]+[S]、[command]+[shift]+[3]

特に、スクリーンショットに関しては簡単にキャプチャーできますので資料作成に重宝するコマンドになります。

いずれにしても覚えておくと便利ですが、すぐに覚えられなくても何回か調べながら使っていくことで自然と覚えていくことが多いので忘れたら根気よく調べて使うようにしてみてください。

ショートカットキーを作成

既存のショートカットキーを覚えておくことも大切ですが、自分でショートカットキーを作成ることも可能です。

そのため自分の使いやすいコマンドでショートカットキーを利用することもできます。

◆Windowsのショートカットキー作成方法

  1. スタートメニューを起動
  2. 登録したいソフトをデスクトップに移動(ドラッグ&ドロップをしてください。)
  3. デスクトップにアイコンが作成されるので右クリック
  4. 「プロパティ」をクリックします
  5. 「ショートカットキー」の入力欄をクリックし、任意のキーを押します
    「Ctrl+Alt+任意のキー」がショートカットキーになる

◆Macのショートカットキー作成方法

  1. スタートメニューを起動
  2. 「システム環境設定」>「キーボード」>「ショートカット」とクリック
  3. 「アプリケーション」を選択し、追加ボタンをクリック。登録したいアプリを選択
  4. 「メニュータイトル」にショートカットキーを入力し作成します

よく使うソフトはタスクバーに追加

毎日PCを使うときに使用しているソフトがあればタスクバーに追加しておくとすぐにソフトを立ち上げることができて便利です。

タスクバーに追加したソフトはクリックの他にショートカットキーを使って立ち上げることもできるため便利です。

◆Windowsのタスクバー追加方法

  1. スタートメニューを起動
  2. タスクバーに追加したいソフトを右クリック
  3. 「その他」>「タスクバーにピン留めする」をクリック

◆Macのタスクバー(Dock)追加方法

  1. タスクバー(Dock)に追加したいソフトを右クリック
  2. 「Dockに追加」をクリック

人それぞれタスクバーに追加したいソフトは異なるかと思いますが、Webブラウザ、Officeソフトなどを追加しておくとデスクトップに戻る必要もないため便利です。

デスクトップを整理

デスクトップのフォルダ、ファイルが散らかってしまっていてどこに保存したのかわからなくなる場合もあるかと思います。

その時に探している時間がもったいないと感じた経験も人によってはあるかもしれません。

人それぞれ工夫の仕方はあるかと思いますが、階層構造を意識したうえで1つのフォルダの中に仕事の案件ごとに格納したり、自分で右側には作業途中のファイルを置く場所と決めて、左側に仕事用のソフトを並べて整理しておくといったことも仕事の効率化につながります。

仕事の効率化のアイデアその3:パソコンの動作とタイピングを早める

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根本的な仕事の効率化としてはパソコンの動作とタイピングスピードが早くなれば仕事の効率化が進みます。また、パソコン自体の動作が遅いと仕事の効率も悪くなるため処理速度をあげるための方法も紹介します。

不要なソフトを自動で立ち上げない

パソコンの動作が遅くなる原因の1つに不要なソフトが自動的に立ち上がってしまうことが挙げられます。

不要なソフトが立ち上がらないように設定をすることでパソコンの起動時間の短縮につながります。

◆Windows10のスタートアップ設定の解除方法

  1. スタートメニューを起動
  2. 「設定」>「アプリ」>「スタートアップ」とクリックし、
    ソフトごとに「無効にする」ものを選択

視覚効果は不要であればオフにしておく

パソコンには見やすくするためにウィンドウの影、ウィンドウの最大化するときのアニメーションなど視覚効果が入っています。その視覚効果が不要な場合はオフにしておくと、その分メモリが空くので動作が軽くなります。

◆Windowsで視覚効果をオフにして動作を軽くする方法

  1. スタートメニューで「システムの詳細設定」を検索します
  2. 「詳細設定」>「パフォーマンス」>「設定」とクリック
  3. 「視覚効果」>「パフォーマンスを優先する」にチェックし、「適用」をクリック

ハードディスクの容量を空ける

ハードディスクの容量がいっぱいになってしまう場合もPCの動作が遅くなります。
定期的に、「クリーンアップ」「ドライブの最適化」を行うことでPCの処理速度を回復させましょう。

◆Windowsでディスクのクリーンアップを行う方法

  1. 「ローカルディスク(C:)」を右クリック
  2. 「プロパティ」を選択
  3. 「全般」>「ディスクのクリーンアップ」をクリック

◆Windowsでドライブを最適化する方法

  1. 「ローカルディスク(C:)」を右クリック
  2. 「プロパティ」を選択
  3. 「ツール」>「最適化」とクリックし、「最適化」をもう一度クリック

タイピング速度のアップとキーボード反応速度の短縮

ホームポジションを意識してタイピング速度のアップを図ることで仕事の効率化を図ることももちろん大切ですが、実はキーボードの反応速度の短縮もできることはご存じでしょうか。初期設定の場合は入力から表示までわずかにタイムラグが生じますので、キーボードの反応速度を短縮できれば作業効率も上がります。

◆キーボードの反応速度を短縮

  1. スタートメニューで「キーボード」を検索する
  2. 「速度」>「文字の入力」>「表示までの待ち時間」のカーソルを一番右に変更

仕事の効率化のアイデアその4:Outlookのコツをおさえる

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仕事でよく使っているOutlookの作業効率をよくしていくことも仕事の効率化につながります。

不要なフォルダ分けは極力おさえる

フォルダ分けをすると、都度メールの振り分けをするのに時間がかかってしまいます。対応すべきメールのみ受信トレイに残して、不要なものはアーカイブに移動させます。仮に対応すべきメールが見つからなくとも検索機能を使って確認することができますので、フォルダ分けを極力少なくしたほうが仕事の効率化が進む可能性があります。

ショートカットキーを使ってみる

Outlookにもショートカットキーがあり、新規メール作成、送信と言った処理をキーボード上で行えば相当に時間の短縮につながる可能性があります。

◆Outlookのショートカットキー

  • 新規メール作成→[Ctrl]+[N]、[command]+[N]
  • 送信     →[Ctrl]+[Enter]、[command]+[return]
  • 返信     →[Ctrl]+[R]、[command]+[R]
  • 転送     →[Ctrl]+[F]、[command]+[J]

クイック操作の活用で独自のショートカットキーを作成

クイック操作の活用で独自のショートカットキーを作成することも可能です。上司に転送をしたいと言ったショートカットキーを作成することもできます。

◆クイック操作の設定方法

  1. ホームタブをクリック
  2. 「クイック操作」>「新規作成」をクリック
  3. 内容やショートカットキーを設定すれば完了

お役立ち資料:『『マニュアルクラウドツールを迷わず選定できる導入チェックポイント』~これで迷わない!自社に最適なツールを導入する際に必見~

まとめ

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仕事の効率化といえども、一般的なスケジュールの整理からPCのショートカットキーを覚えることであったり多岐にわたります。すべて一度に改善していくことは難しいため、自分の業務内容を俯瞰してみたときに、どの分野が一番仕事の効率化を進めやすいのか一度振り返って考えてみることをおすすめいたします。

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