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社内の情報共有ツールを導入するメリットと選定方法を徹底解説

2022/02/18

社内の情報共有をするために情報共有ツールを活用しようと考えても選定のポイントや、そもそも情報共有ツールを導入する際にどのようなメリットがあるのか具体的に思い描けていない方もいるかと思います。

また、情報共有ツールを導入しても社内で使用している人が少ないとせっかく導入したのに費用だけかさんでしまいもったいないことにもなりかねません。

そこで運用する際のポイントも含めて情報共有ツールを導入することで得られるメリットや選定方法を詳しく解説していきたいと思います。

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社内の情報共有ツールとは?

情報共有ツールとは業務を進めていくうえで必要な情報をネット上で管理して複数のメンバーが同時に内容を把握したり、企業、各部署、個人単位で保有している知識や経験を集約して管理、検索できるツールのことです。

主に、下記のように大別されますがわかりやすいツールですとビジネスチャット、グループウェア、メール共有システム等があげられます。

  • グループウェア
    メンバーのスケジュール、会議室予約など社内設備も含めてトータルで管理できるツール。
  • ビジネスチャット
    画像、文章含めてメンバー同士リアルタイムに情報交換ができるツール。
  • 社内Wiki、ナレッジ共有
    社内の情報を蓄積し、情報共有やコミュニケーションを円滑にするツール。従業員が独自でWikipediaを作成するイメージに近い。
  • ファイル共有
    WordやExcelなどのファイルをメンバーが見ることができるように一括で保存して管理できるツール。
  • メール共有システム
    お問い合わせのメールの対応状況、メールの作業分担の振り分けから作業の進捗までわかるツール。

社内の情報共有ツールを導入するメリット

社内の情報共有ツールを導入するメリットとしては、コミュニケーションの活性化、業務効率化、社内の知見や知識を蓄積できるという3つのメリットがあります。

コミュニケーションの活性化

情報共有ツールのチャット機能を使用すれば、メールよりも気軽にコミュニケーションをとることができるため社内のコミュニケーション活性化につながります。部署を超えてのコミュニケーションもとりやすくなることから、社内の雰囲気も良くなり早期離職防止にも役に立つ可能性があります。

業務効率化につながる

社内で情報共有がされていない場合は、何度も同じ質問をする人が増えるため業務効率が悪くなる可能性があります。質問する人が初めて質問する内容でも、何度も同じ回答をした経験がある方もいるかと思います。

個人で蓄積された経験、知識を社内で共有するツールがないと、いつも同様の質問を回答し、その質問の回答時間に多くの時間を費やしてしまう可能性があります。一方で、情報共有ツールがあればよく質問される項目をまとめておくだけで、わからない部分はその点を確認すればよいため業務効率化につながります。

ナレッジの蓄積ができる

日々の業務で培ってきた経験や気付きといったものを情報共有ツールを使って残していくことで社内のナレッジを蓄積できるようになります。このナレッジの共有、蓄積が仕事の属人化も防ぐことになります。特に社内の人間のみしか知らないナレッジを共有することで、その企業にとって有用な資産になります。

関連記事:『マニュアルを共有するメリットと共有に活用できるツールの種類を解説

社内情報共有ツールの選定ポイント

社内情報共有ツールにも様々な種類があるため、迷う方もいるかと思います。そこで社内情報共有ツールの選定ポイントを3つに分けてみました。

現状の課題を把握し目的にあったものを選定

社内情報共有ツールを選定する際に、現状の何が課題なのかを把握したうえで、その課題を解決できるツールになるのかを検討することが重要です。

情報共有ツールでもチャット形式のもの、長文の投稿に向くもの、ファイルを共有するためのもの等、様々な種類があります。データベースとして活用したい場合は検索機能付きのツールが必要ですし、プロジェクトを管理したい場合はタスク機能が充実しているツールを選定する必要があります。

操作性がいいものを選定

情報共有ツールに関しては導入するからには長く使ってもらいたいものです。そのためにもツールの操作性がいいものを選定しましょう。社員の中にはITツールには慣れていない方もいるかもしれません。そのため、初めて使用する人にもシンプルでわかりやすい操作性のものを選定しましょう。

無料のものもあるのでセキュリティを確認

まずは使ってみないと、どの社内情報共有ツールが良いのかがわかりづらいものです。そこで無料のツールや期間限定で無料で試すことも可能なツールがあったりしますので、まず試しに使用してみることもおすすめします。ただ、無料のツールを使う際には、社内外にセキュリティ対策を徹底していることを証明できるISMS認証を獲得しているツールを選定することも重要です。

例えば、このようなトライアルなら約2か月間ツールを試すことができます。
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社内情報共有ツールを運用する際のポイント

社内情報共有ツールの導入が決まった後は、社内で多くの人に使用してもらうためにくまなく浸透させる活動をする必要があります。ここでは社内情報共有ツールを導入してから長く使用してもらうためのツール運用のポイントをまとめます。

運用責任者を決める

まず社内情報共有ツールを導入したら運用責任者を決めるようにしましょう。社内的に影響力のある人を選んで、社内情報共有ツールの投稿数が少ないなら責任者とその周囲に率先して投稿をしてもらいましょう。そのようにすることで周囲の社員も使用するように促してもらいます。ナレッジの蓄積も投稿がないと蓄積できないため使用者を増やす必要があります。

投稿ルールを事前に決める

どのようなナレッジの蓄積を図っていきたいのかを明確にし、投稿のルールを事前に決めておくことで、投稿しやすい環境を作ります。どのような内容を投稿すべきか会社内で共有できていない場合、情報共有ツールの意味がなくなってしまいます。

投稿の習慣化を会社全体で実施

ある程度投稿がないとナレッジの蓄積がされないため、投稿の習慣化を会社全体で呼びかけるようにしましょう。ナレッジの蓄積がされることで検索の意味があります。

まとめ

社内の情報共有というのは意外とうまくいっていると思われていても、その場限りで終わってしまい、また改めて同じ質問が来ていることも少なくありません。個人に蓄積されている情報も多くある可能性がありますので、まずはどのような情報を共有していく必要があるのか整理し情報共有システムを選定していきましょう。

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