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コールセンターのマニュアル作成の目的からポイントまで徹底解説

2022/02/04

コールセンターは事務的な作業と思われがちですが、サービス品質を保つためにもマニュアルを作成して問い合わせの準備をしておくことが必要です。もし間違った対応をしてしまうとクレームにもつながります。

一方でマニュアルを準備し、業務を行う手順などを体系化しておくことで顧客対応のクオリティが安定化し、顧客満足度の向上にもつながります。

そのコールセンターのマニュアルに関して作成の目的からまとめるべき内容まで詳しく解説していきます。

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コールセンターの電話対応におけるマニュアルとは?

最近SNSでのやり取りが増えているため若い世代で電話対応をすることに苦手意識を持つ人も少なくありません。そうした状況の中で、コールセンターの電話対応のマニュアルは必須といってもおかしくないくらい重要なものになってきています。

間違った対応をしてしまうとクレームにつながってしまうからこそ、コールセンターの電話対応マニュアルを作成する目的から電話対応マニュアルの種類に関して説明していきます。

コールセンターの電話対応におけるマニュアルを作る目的とは?

コールセンターの電話対応マニュアルを作成する目的は、顧客対応品質のムラをなくすことです。電話対応マニュアルがあれば複数人で対応することが多いオペレーターの顧客対応品質の向上、サービスの均一化が図れます。

仮にマニュアルがなければ対応品質にばらつきが出てしまい、顧客満足度の低下、クレームにつながってしまう可能性があります。

マニュアルがあれば個人のスキルや経験値などの属人的な要素に左右されることが少なくなり、業務の属人化防止にもつながります。

コールセンターの電話対応マニュアルの種類とは?

コールセンターの電話対応に関してはお客様からの電話に対応する「インバウンド」、お客様に電話をかける「アウトバウンド」の2種類に分けられます。

インバウンド

インバウンドコールセンターはお客様からの電話に対応するコールセンターのことです。インバウンドに関しては、様々な希望や悩みを持ったお客様から電話がかかってくるため受け身と捉えられますが、自社商品・サービスの一定の知識や経験が必要です。

インバウンドに関しては、

  • 問い合わせ
  • 申し込み
  • 質問、クレーム

に関しての電話が多いことが特長です。

アウトバウンド

アウトバウンドコールセンターに関しては、自発的に自社の商品、サービスに関して営業を行う電話をすることが多いことが特長です。商品やサービスに興味を持っていないお客様に説明をすることが多いためインバウンドよりも心理的な距離が遠いところがインバウンドコールセンターとの違いです。

アウトバウンドの方が難しいような印象を持つ方もいるかと思いますが、インバウンドはお客様がどのような希望や悩みを抱えているのかが電話に出たタイミングでないとわからないため、電話対応マニュアルが整備されていないと適切なタイミングで的確な対応ができなくなってしまう可能性が高いです。

コールセンターの対応マニュアルに記載すべき内容とは?

コールセンターの対応マニュアルを作成する際に、具体的にどのような内容を記載するべきか迷う人も少なからずいるかと思います。具体的には会社概要から商品の基礎知識、受け答えをまとめたトークスクリプトをまとめることが多いです。

基礎情報を記載

コールセンターの電話対応マニュアルに関しては、基礎情報として会社概要、商品・サービスの知識を記載します。会社概要に関してはいつから営業しているのか、事業内容はどのようなものかを記載しておきます。お客様からの問い合わせも少なからずとも会社概要に関しての話もあるため、その回答ができることも企業への信頼につながるため重要です。

また、会社概要を記載しておくことでコールセンターのスタッフに帰属意識を持ってもらうことも可能です。

そのほか、商品・サービスの知識に関してもどの商品に関しての問い合わせがくるかわからないため、網羅的に記載をしておいたほうが良いでしょう。過去の対応例も参照しておけば新人のオペレーターもスムーズに対応できます。

受け答えをまとめたトークスクリプトを記載

受け答えをまとめたトークスクリプトを記載しておくことも必要です。問い合わせしてくるお客様からよくある質問に関しての対応をまとめた複数の事例を用意することが一般的です。

このトークスクリプトを用意することはコールセンターのサービス品質に大きく左右します。トークスクリプト作成のポイントとしては評価の高いオペレーターの会話を定型化することです。

また、相手の「はい」「いいえ」のケースに応じたパターンを、フローチャートを用いて多様なシーンで課題解決できるように道筋を立ててあげることもトークスクリプト作成のポイントになります。

顧客に対しての敬語の使い方、クッション言葉、言い回しの基礎的な要素も盛り込むことでお客様に対して不快感を与えないで対応することができます。

また、最近では英語の対応を求められることも少なくありません。英語の対応マニュアルに関しても作成をしておくことで業務が滞りなく進めることが可能です。

業務に関連するPC操作、アプリケーション操作の記載

最近のコールセンターに関しては電話以外にもチャットなどのツールを使用することがあります。その際に業務に関連するPC操作もそうですが、業務に使用するアプリケーションの操作に関しても記載しておくことが必要です。

操作に迷ったときにいつも誰かに聞いて確認する環境であるとフロア全体の業務効率が低下してしまいます。ツールの使い方を迷ったときに各自で対処できるようにしておくことでお客様にも迷惑にならずにスムーズな対応につながります。

コールセンターの電話対応マニュアルを作成するポイント

コールセンターの電話対応マニュアルを作成する際にマニュアルの責任者を決め、現場とマニュアルの内容をすり合わせることをすることで実用的なマニュアルになっていくため、いくつか作成するポイントを記載します。

マニュアルの作成責任者を決めておくこと

コールセンターの電話対応マニュアルを作成することも1つのプロジェクトとして捉え、マニュアル作成の責任者を決めておくようにしましょう。人員の割り振り、盛り込む内容の選定をする際に責任者を決めておくことで迅速かつ効率的にマニュアル作成を進めることができます。

業務のカテゴリーごとにマニュアルを作成

コールセンターの対応業務も多岐にわたる場合があります。その際に業務のカテゴリーごとに分けてマニュアルを作成することで膨大なボリュームになることも少なくなり、使い勝手の良いマニュアルが作成できます。

1つのマニュアルで完結するようにしてしまうと調べることも大変になり使い勝手の悪いマニュアルになる可能性があります。

現場とすり合わせるようにすること

誰もが読んでわかるマニュアルというのはすぐにはできないため、仮のマニュアルが作成できたら現場スタッフとすり合わせるようにしましょう。その上でわかりづらい部分があるようであれば、随時改善していくようにすることで、より良い業務マニュアルが作成できるようになります。

コールセンターの電話対応マニュアルだけではなく研修も重要

コールセンターの電話対応マニュアルが作成できても研修を通して実践をしてみないとスキルが身につかないことも確かです。電話対応マニュアルで頭に内容が入っていてもいざとなったときに即座に対応できるものではありません。そこで、研修を通して電話対応の基本、トラブル処理の基礎的な対応などの練習をすることも重要です。

まとめ

コールセンターのサービス品質の向上、顧客対応のクオリティの均一化を図りたい場合は電話対応マニュアルの作成と運用が必要です。自社の概要や受け答えをまとめたトークスクリプトをまとめたうえで、使いやすさにも考慮したマニュアル作成が大切です。また、一度に完璧なマニュアルを作成することは中々難しいことも多いため、必ずマニュアルの責任者は現場とマニュアルの内容のすり合わせを忘れないようにしましょう。その他、マニュアルだけではなく全体研修を通して実践的な対応に関してスキルを身につける機会を社員に与えるようにすることが良いでしょう。

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