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新入社員の教育方法で重要なこととは?効果的な方法をまとめて紹介

2022/01/20

期待に胸をはずませて入社してくる新入社員。
どんな同僚や上司と働くのか、配属先の業務はどうなのか…。

最初は、誰もがこんな新入社員でしたね。その後、新入社員のときにもっとこういう教育を受けることができたらよかった、と感じる場面はありませんか。

これまでの新入社員への教育で改善すべき点があればどんどん取り入れ、より最適な新入社員の教育方法を模索していくと、企業全体の戦力の底上げにつながります。

よい教育を受けた新入社員は、数年たつと中堅社員としてめきめきと頭角を現してくれますし、よい教育方法は、教育に関係する先輩社員を楽にしてくれるので、自らの生産性を高めることに注力できます。

そこで今回は、新入社員の教育方法で重要なことや、効果的な教育方法を徹底的に分析し、ご紹介します。自社に向いた教育方法がありましたら、ぜひ取り入れてみてください。

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新入社員の教育方法が大切な理由とは

新入社員の教育方法が、企業にとって大切である主な理由は3つ、「社会人としての基礎を学び戦力化する」「早期離職を防止する」「会社の企業理念・経営方針を具現化できるよう理解してもらう」です。

社会人経験のある転職者と違って、新卒の新入社員がしっかりした土台の上で仕事を学ぶことで、会社やお客様のために役立っていこうと前向きな気持ちになり、戦力に成長します。

ここからは3つの理由について、詳しくご紹介します。

【理由1】基本的なスキルを学ばせ戦力化するため

1つ目の理由は、社会人としての基本的なスキルを学んでもらい、早期に戦力化にするためです。

基本的なスキルには、例えば次のようなものが挙げられます。

  • 人とのコミュニケーションの仕方
  • 仕事の進め方
  • PCなどシステムの使い方
  • 企業倫理やコンプライアンス
  • ビジネスマナー
  • マーケティング(社会における企業の役割)

社会人経験のない新入社員にとっては知らないことが多いものです。どの職場に配属されたとしても、これらは身につけておくべき基本的なスキルです。配属先で仕事を始める前にスキルを習得してもらい、配属後にすぐ戦力となるように、新入社員の教育を行う必要があります。

【理由2】早期離職防止のため

2つ目の理由は、早期離職防止のためです。

厚生労働省の発表によると、入社後3年目までに退職している大卒・短大卒の割合は、平成の約30年のあいだ中、おおむね毎年3割にのぼります。一定の割合で1年目から3年目の間に、せっかく就職活動をして入社した会社を辞めているのです。

賃金や人間関係など、さまざまな離職理由がありますが、内閣府の平成30年版の調査によると、「仕事が自分に合わなかったため」がトップにあがります。

新入社員の教育の段階で、会社がどのようにお客様の役に立っているのか、自分の仕事はそのうちのどこを支えているのか、といった全体像と現在の業務の関連性を把握させ、会社にはどんな仕事があるのか具体的な情報を伝えます。このような説明があれば、配属後に感じるミスマッチが減り、早期離職を防止することにつながります。

【理由3】会社の企業理念・経営方針を理解してもらうため

3つ目の理由は、会社の企業理念・経営方針を理解してもらうためです。

新入社員は、就職活動の過程で企業理念や経営方針をホームページから知ることはできます。これらについて説明し、会社がどう社会貢献しているのか、どんなに重要な役割を果たすのかを知ることで、単に与えられた仕事をこなすのではなく、社会から求められる会社にしていくことへ意識を向けることができます。

企業理念や経営方針を学ぶことは、早期離職防止にもつながる大切な新入社員教育です。

新入社員の適切な教育方法を取り入れるメリット

新入社員への教育方法は、会社ごとに人も状況も異なりますので、他社で行っている教育方法をそのまま取り入れられるわけではありません。自社の社員や新入社員にとって、適切な教育方法を採用する必要があります。
適切な教育方法を取り入れると得られるメリットを3つご紹介します。

【メリット1】企業全体の戦力の底上げができること

企業全体の戦力の底上げができる、というメリットがあります。

新入社員に適切な教育を行うことができれば、新入社員は業務内容や組織の目指す方向を早く理解し、入社後すぐ戦力になります。職場にいるメンバーが全員で目標に向かうことができます。

企業全体で見れば、早期に戦力になる新入社員の数だけ戦力が増えた状態が早く実現する、ということにつながります。

【メリット2】良好な人間関係を構築し、働くモチベーションが上がる

良好な人間関係を構築することができ、働くモチベーションが上がる、というメリットがあります。

まだ自信がない時代に業務をしっかり教えてくれた先輩社員とのつながりや、集合研修で一緒に切磋琢磨した同期社員とのつながりは、その後困った時や悩んだ時に支えとなってくれます。その結果、この人たちと一緒に頑張りたいという気持ちになり、長く働く動機になります。

【メリット3】教育担当者の業務効率化につながる可能性がある

教育担当者の業務効率化につながる、というメリットがあります。

知識を学ぶ、つまりインプットしたあと、その知識をアウトプットすると脳に定着します。先輩社員にとって、業務を教えることはアウトプットになります。新入社員に教えるために、これまで学んだ知識や実践したノウハウ・経験を整理すると、さらに定着した知識となります。

そして、業務知識を整理する過程で、「ここはなぜ二重に作業しているのだろう」「直接この部署に連絡すれば手間が省けるのでは」と見返し、気づきを得ることで、業務の効率化が進む効果があります。

新入社員の教育で陥りやすいNG例

新入社員の教育で、つい陥りがちなNG例があります。それは、新入社員のことをよく観察していない、新入社員の立場を気遣いながら教育を行っていない、といったことから起こるものです。

新入社員教育は「今年も例年通りで」としてしまいがちですが、先輩社員や人事部などの教育担当者が以下のようなNG例をしてしまっていないか、あらためて点検してみてください。

社内用語で説明をしてしまう

1つ目のNG例は、新入社員に教えるとき、社内用語で説明をしてしまう例です。

在籍期間が長い先輩社員ほど、社内用語がすっかり浸透し、自然に出てきてしまうものです。つい先日まで社外の人だった新入社員にとっては、社内用語はまだ分からないも同然です。社内用語を用いて一方的に説明してしまうと、新入社員は「仕事が分からない」「この会社では十分に仕事を教えてもらえない」と感じ、早期離職の原因になる可能性があります。

社内用語を使うときは必ず解説も添えたり、説明を短く区切って質問の時間を設けたりする工夫をしましょう。

いつでも質問できる環境を整えられていない

2つ目のNG例は、新入社員がいつでも質問できる環境を整えられていない例です。

教える先輩社員の業務が忙しく、教えながら業務も遂行していかなくてはならない状況で、「言われたことだけやっておいて」という雰囲気だと、新入社員は質問しにくいものです。かといって、他の先輩社員に聞くのは失礼だから「いつか聞けそうなときに聞こう…」と疑問をうやむやにしがちです。

このように、質問できる環境がないと、業務への深い理解がないまま作業を行い、その結果いつまでも先輩社員の指導からひとり立ちできなかったり、イレギュラーなケースに遭遇しても、質問できず独力でやってしまい、重大なミスを起こしてしまったりします。

1日の終わりには必ず10分質問タイムを設けるなど、新入社員の疑問をすくいとる仕組みを作りましょう。在宅勤務の場合、先輩社員と新入社員の人間関係が築けていないうちは、質問がしづらい一方で成長を求められているというプレッシャーを感じがちです。初めだけでも、対面で教育する機会を設けましょう。

業務の背景・目的を伝えていない

3つ目のNG例は、新入社員に教える際に、業務の背景や目的を伝えていない例です。

業務の手順や機械の操作、関係者への連絡など、業務遂行に必要な手順は教えても、背景や目的を教えていないケースは、実は多いものです。そうすると、日々の業務が目的となってしまい、「この作業を終えたら帰れる」「きちんと作業をこなしているのになぜ評価が低いのだろう」など視野の狭い考え方をするようになってしまいます。

例えば「うちは経理の事務を担当している部署。伝票が来たらこう処理する」という具体的な作業だけでなく、「経理がミスなく費用と収益を算出することで、正しい決算を行うことができ、来期の経営方針を適切に決定できる」という業務の背景を伝えると、業務のポイントをつかみ、やりがいをもって仕事にあたることができます。

新入社員の教育方法のポイント

新入社員の教育において、どういったポイントを押さえるとよいのか、ポイントを4つご紹介します。
新入社員を戦力化し、業務効率化にもつながるような教育のポイントです。ぜひご覧ください。

【ポイント1】仕事をしやすい雰囲気づくり

新入社員が仕事をしやすくなるような雰囲気づくりをしましょう。

仕事をしやすい雰囲気とは、次のような雰囲気があることです。

  • 自分が職場で必要とされていると感じる
  • 分からない時、困った時に質問できる
  • 「ミスも仕事のうち、まずはやってみよう」と温かく見守られている

自分が新入社員だった頃を思い出してみてください。「適当にマニュアルを読んで待っていて」と待たされるより、「電話が鳴ったら一番に取って、名前と用件を聞いたらつないで」と指示されると、やることが見つかってほっとする経験はありませんでしたか。

温かく見守られていると感じると、少しずつ自分でできることが増え、自信につながり、成長していきます。

「わからないことがあったらその場で聞いて」と親しみやすく伝えたつもりでも、「何でもすぐに聞くのではなく、自分で考えてから聞かなくてはいけない」と思っている新入社員にとって質問はハードルが高いと心得ておきましょう。

【ポイント2】新入社員の個人の能力を把握し目標設定を設ける

新入社員の個人の能力を把握して、目標設定を設けましょう。

業務をスタートすると、目の前の新入社員にどんな強みがあるのか、どんなことが得意なのかが見えてきます。強みは、本人にとって何の苦もなくできてしまうため、本人が強みと自覚していないものもあります。

指導する先輩社員と上司とで、新入社員の能力を客観的に把握し、すり合わせてみてください。そして、半年後、1年後などの区切りで、どこまでの成長を期待するか目標を設定し、本人と話し合ってみましょう。

新人にとりあえず一律に同じ目標を与えるのではなく、新人であっても担当業務や本人のやる気もふまえた目標を決めてそれに向かうことで、成長することができます。

【ポイント3】業務の意味・目的の全体の概要を伝える

新入社員を指導する際は、業務の意味や目的などの概要を伝えましょう。背景や経緯、部署や会社全体の目標にどのような役割を果たすのか、といったことまで伝え、広い視野で業務をとらえるよう方向づけをします。

手元の端末に入っているアプリケーションや社内システムの使い方に慣れるところからのスタートではありますが、今やっている仕事が全体像の中のどの工程にあるのかを認識することで理解が早くなり、トラブルやイレギュラーなケースにも、めげずに臨機応変に対応できるようになっていきます。

【ポイント4】フィードバックを必ずする

新入社員への指導後は、一定の期間で先輩社員がフィードバックを必ず行いましょう。

まずは1日の終わり、その次は1週間ごと、慣れてきたら1か月ごとなどのタイミングで、できていたことやできていなかったこと、こうすればもっと工夫ができたことなどを本人にフィードバックします。

新入社員は、ほめられると自分の成長を実感してモチベーションが上がりますし、できていなかったことがはっきりすると、注意すべきポイントが明確になりますので、さらなる成長につながります。

フィードバックは、良かった点の次に改善点の順で伝えるとよいでしょう。また、次のタームの目標設定もしましょう。

新入社員の教育方法の具体例

新入社員の教育方法にはどのような種類があるのか、具体例をご紹介します。それぞれにメリット、デメリットがありますから、どれか一つに絞るのではなく、組み合わせて行うのが一般的です。
自社の新入社員の教育をイメージしながら、読んでみてください。

マニュアルを事前に用意

業務の流れや詳しい手順を記したマニュアルを事前に用意し、それを元に先輩社員が教える方法です。

マニュアルは、新入社員のためだけでなく、中途採用者や社内からの異動者にとっても有用ですので、ある方がよいものです。

メリットとしては、マニュアルがあれば誰にも同じ詳しさで伝えられること、先輩社員が不在の時でも基礎的なことが自習できること、自分のタイミングで学べ、何度でも復習できること、といったことがあります。動画を再生して学ぶe-ラーニングも、この方法に含まれます。

デメリットとしては、マニュアルを渡して指導は終わり、となる可能性があることです。どの部分から読むかなど、優先順位を指定してから渡す、新入社員の理解度をチェックする仕組みを併せて用意するとよいでしょう。

OJT(On the job Training)

職場で、実務を通して学ぶ方法をOJTと呼びます。先輩社員が教育係に任命され、1対1や1対2などの少人数で、新入社員のそばについて教えます。最初はアシスタント的な位置づけではあるが、いずれ独り立ちする、という意識を先輩社員も新入社員も意識しておくことがポイントです。

メリットとしては、基本的な手順だけでなく、先輩社員の経験によっては深いノウハウや先輩なりの工夫を教えてもらえること、先輩社員の立ち居振る舞いを見ることで社会人としての行動の仕方を学べること、などがあります。

デメリットとしては、先輩社員が先ほど挙げたような教育方法のポイントを押さえていないと、新入社員の成長が遅くなる可能性があることです。上司が先輩社員の指導ぶりを観察し、時には先輩社員にヒアリングするなど、任せきりにせず目配りするとよいでしょう。

OFF-JT(Off the job Training)

研修所などに新入社員を集め、集合研修を行う方法です。先輩社員や管理職、経営者が講師を務めることもあれば、専門分野に強い外部講師が招かれて登壇することもあります。主な形式は授業形式の座学や、グループワーク、ロールプレイングなどがあります。

新入社員の配属先が異なることが多いので、ここでは配属先の業務というよりも、組織で求められる汎用スキルを学ぶケースが多いです。例えば、次のような内容があります。

  • ビジネスマナー
  • パソコンスキル
  • ロジカルシンキング
  • プレゼンテーション
  • コンプライアンス
  • 目標管理
  • キャリアデザイン

メリットとしては、業務から離れて集中できる環境で学ぶため、学習内容がしっかり身につくこと、同期入社の仲間との交流がはかれること、などがあります。

デメリットとしては、新入社員が職場から離れている日数が多くなることです。近年はオンライン研修を取り入れる企業が増えているので、内容によってはオンラインで行い、職場を不在にしている期間を短縮するのも一法です。

オンライン研修

職場や在宅で、オンラインで研修を行う方法です。OFF-JTで登壇する講師がオンラインで講義し、新入社員が視聴する形になります。

e-ラーニングとの違いは、e-ラーニングは自分のよいタイミングで動画などを視聴するのに対し、オンライン研修では決まった時間に受講するという点です。また、オンラインであっても発言ができるので、小グループに分かれてディスカッションをすることもできますし、講師とロールプレイングを行うなど、講師からの講義のみならずさまざまなスタイルをとることが可能です。

メリットとしては、移動時間なく研修に参加できるので、業務の時間も確保しながら研修を受けられること、OFF-JTでの学びに近い濃さで内容が身につくこと、などです。

デメリットとしては、新入社員が集まる場ではあるものの、新入社員どうしの交流ははかりにくいことがあります。例えば研修を小グループ形式で行い、新入社員どうしで話す機会を多くすると、コミュニケーションがはかれます。

まとめ

この記事では、新入社員の教育について、そのメリットやNG例、失敗しないためのポイントや具体的な教育方法の種類などをご紹介しました。

新入社員の教育が大切な理由は、業務の基礎や会社の理念などを学び、早期離職しないよう自信を持って成長していける土台づくりをし、戦力化することです。

最適な教育を実施できると、先輩や同期どうしの人間関係を築き、長く働くモチベーションを保つこと、先輩社員が自分のノウハウや業務を棚卸しすること、組織全体の戦力を上げていくことなどのメリットが生まれます。

教育方法でのNG例を3つご紹介しました。社内用語で一方的に説明したり、業務の目的を説明せず、新入社員が質問するタイミングを設けなかったりするようなことでは、ミスやトラブルを報告できない社員、業務をこなすことが目的だと勘違いする社員を生み出すことにつながります。

新入社員教育がうまくいくためのポイントは4つです。

  • 仕事をしやすい雰囲気づくりをする
  • 新入社員の個人の能力を把握した上で、目標設定を行う
  • 業務の目的や意味を伝える
  • フィードバックを必ず行う

これらのポイントを押さえながら、次のような教育方法を組み合わせて採用すると、自社に最適な教育方法となります。

  • マニュアル
  • OJT
  • OFF-JT
  • オンライン研修

最後に、マニュアル機能と新入社員教育機能を両方備えたツールをご紹介します。

マニュアル作成ツール「Knowledgesh@re」には、社員がマニュアルを読みながら理解度をチェックできる仕組みがあります。
複数の選択肢から1つを選んだり、回答を記述したりできるボタンやボックスを表示します。いわば、実践的な業務内容をe-ラーニングのように自分のペースで学ぶことができるので、マニュアルと社員教育ツールを同時に完成させることが可能です。

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