マニュアルのアウトソーシングとは？メリット・デメリット・注意点についてわかりやすく解説！｜KnowledgeSh@re

2024/03/27

業務で使用されるマニュアルは、文字や図だけでなく動画を活用するなど、より内容をつかみやすく進化してきています。またITの発展に伴い、パソコンやスマートフォン、タブレットなど複数の端末で閲覧できる電子化も普及するなど、柔軟な働き方に合わせて多様化しつつあります。

とはいえ、そのようなマニュアルを社内で作成するのは時間も手間もかかるため、自社の従業員が作成するか、制作会社にアウトソーシングするか、お悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、マニュアルのアウトソーシングについて、メリット・デメリットや注意点などわかりやすく解説します。マニュアルのアウトソーシングを検討されている方に、ぜひご覧いただければ幸いです。

マニュアルのアウトソーシングとは？

マニュアルのアウトソーシングとは、業務マニュアル（マニュアル、手順書、標準作業手順書、チェックリストなど）を外部の制作会社に委託することです。

委託できるのは、例えば次のような内容です。

マニュアルの新規作成
マニュアルの更新・リライト
マニュアルの電子化・フォーマット変更
マニュアルの印刷・製本対応

新規に作成し、電子化や製本まで一気通貫して依頼することもできますし、既存のマニュアルの内容更新や統一感のあるマニュアルへの再構成、複数の媒体で閲覧できるようにPDFファイルへ電子化するなど、プロセスを部分的に依頼することもできます。

作成のスタイルもさまざまです。短期間で作成したり、委託元企業に駐在して従業員と一緒にじっくり作成したりなど、業務の状況やマニュアル内容に合わせて最適な方法で行われます。

マニュアルをアウトソーシングするメリット

マニュアルをアウトソーシングすることで、次のようなメリットがあります。

質の高いマニュアルの制作が可能となる
客観的な視点でわかりやすいマニュアルが作成できる
業務効率化のための提案を受けられる
自社の従業員のリソースを割く必要がない

どのようなメリットなのか、詳しく見ていきましょう。

【メリット1】質の高いマニュアルの作成が可能となる

質の高いマニュアルの作成が可能になります。

外部の制作会社は、さまざまなマニュアルを制作している専門家としての経験やノウハウがあるため、ただ業務内容を記載したマニュアルではなく、内容・形式ともに高品質なマニュアルを作成します。

業務目的を踏まえ、マニュアルを読む担当者が理解しやすい用語で、具体的に何をどのレベルまですべきかがわかるようにまとめ、難解な概念は図解するなど、担当者にとってわかりやすいマニュアルに仕上げることが可能です。また、複数のマニュアルを同じフォーマットに揃えるなど、形式面でも使いやすくしてもらえます。

英語を始め多言語に翻訳を行う制作会社もあるなど、外注先の特徴を活かして質の高いマニュアルを整備することができます。

【メリット2】客観的な視点でわかりやすいマニュアルが作成できる

客観的な視点でわかりやすいマニュアルを作成できます。

マニュアルは新入社員や他部署からの転入者など、業務に詳しくない人が参照するケースが多いものです。自社の従業員は業務について一番詳しい存在ですが、詳しい人がマニュアルを作成すると、業務の背景などをよく知っているだけに、内容や使う用語が専門的なものだと考えなくなっているため、時に初心者にとってわかりにくくなる場合があります。

業務に詳しくない、客観的な立場の外部制作会社が用語の意味を確認しながら作成することで、初心者にとってわかりやすいマニュアルにすることができます。

【メリット3】業務効率化のための提案を受けられる

業務効率化のための提案を受けられることもあります。

外部の制作会社は、さまざまな業界や企業のマニュアルを作成しているため、業務手順や効率化のコツなどの情報を取り扱っています。もちろん守秘義務契約を締結しますから他社の業務内容を明かすことはありませんが、作成過程でムダに思われる手順や効率化できそうな部分を発見し、伝えてくれることがあります。

自社の従業員の中で、他業界の業務をさまざま経験してきた人はそう多くはありませんから、他社の事例を知る人から効率化につながる提案を受けられるのは大きいメリットです。

【メリット4】自社の従業員のリソースを割く必要がない

自社の従業員などのリソースを、マニュアル作成のために割く必要がありません。

業務の合間にマニュアルを作成するだけでも時間がかかります。その上、初心者にわかりやすい表現にして、フォーマットも整えて、となるとしばらく業務から離れてマニュアル作成に専念する担当者を設けるか、全員で残業をしながら作成するか、となってしまいます。

自社の従業員は業務に集中させながら、マニュアルは希望する期間内で完成させられることは大きなメリットといえます。

マニュアルをアウトソーシングするデメリット

マニュアルをアウトソーシングすることで、次のようなデメリットもあります。

コストが多くかかる
業務内容の説明に時間がかかる

それぞれのデメリットをご説明します。

【デメリット1】内製と比べるとコストが多くかかる

外部の制作会社に依頼するため、コストがかかる点です。

アウトソーシングの費用として挙げられるのは、企画段階の打合せ、原稿作成段階のライティング、イラストや動画作成、デザイン・レイアウト、印刷・製本や電子化対応など。基本料金と制作物のページ数で算出される料金に、取材や調査が必要な場合は実費が加算されるなど、アウトソーシングの内容によってはかなりのコストとなる可能性があります。

自社の従業員がマニュアルを内製する場合も、人件費や光熱費、ソフトウェアなどのコストは多少かかりますし、マニュアル作成中に本来の業務の生産性が落ちる場合もあります。コストを抑えてマニュアル作成したいか、コストはかかっても集中的に高品質なマニュアルを整備するか、慎重に検討する必要があります。

【デメリット2】業務内容の説明に時間がかかる

業務内容の説明に時間がかかる点です。

マニュアル作成をアウトソーシングしたとしても、自社の業務内容を正しく把握してもらうために打合せをしたり、作成担当者と自社従業員が細かくやり取りをしたりなど、説明には時間を要します。同業他社のマニュアルを取り扱ったことのある制作会社ならあまり時間がかからないかもしれませんが、それでも業務内容が全く同じではありませんから、説明を省くことは難しいでしょう。

また、完成原稿のチェックの結果修正を依頼する場合にも、どのような修正が必要なのか説明する必要があり、その時間もかかります。

アウトソーシングする場合も、自社の従業員の対応時間がゼロではないことを認識しておく必要があります。

マニュアルをアウトソーシングする際の注意点

マニュアルをアウトソーシングする際に、気をつけたい注意点を3つご紹介します。

委託範囲を決めて見積もりを依頼する
マニュアル作成のどの部分を委託したいのか、マニュアルの完成品は製本かデータか、といった委託したい範囲を決めた上で、制作会社に見積もりを依頼しましょう。比較検討のためには条件を揃えると判断がスムーズです。
制作会社の実績を確認する
制作会社によって得意分野が異なりますから、委託したいマニュアルの内容や形式について実績が豊富か、得意分野であるかを確認しましょう。
作成後の更新作業もイメージする
マニュアルは一度作成したら終わりではなく、作成後も定期的に内容を見直し、古い手順を更新し続けていくものです。そのためにも、作成段階で更新作業もイメージしておき、更新しやすいスタイルで作成してもらうようにしましょう。

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