KnowledgeSh@reでできること

概要

QKnowledgeSh@reはどのようなサービスですか？

KnowledgeSh@reは、ノウハウのマニュアル化で人と業務を成長させるクラウド型のマニュアル作成・共有プラットフォームです。
マニュアルを効率的に作成・管理する「つくる」機能と、マニュアルを閲覧・コメントを共有するなどし、現場のナレッジ定着・共有を促進する「みる」機能を搭載しています。業務の見える化はもちろん、現場の人材育成や業務効率化・品質向上に貢献します。

概要

Qどのようなマニュアルを作ることができますか？

KnowledgeSh@reでは、比較的どのようなマニュアルでも作成できます。特に、今までMicrosoft Wordで作成していた業務マニュアルや作業手順書といったマニュアルは、KnowledgeSh@reに比較的移行しやすく、KnowledgeSh@reでの改訂・運用もやりやすくなります。
そのほか、大規模なマニュアルを作成したり、ナレッジの蓄積など小さい単位でドキュメントを作成したりすることもできます。小さくナレッジを溜めていき、ある程度溜まったタイミングで1つのドキュメントにまとめることができるので、組織のナレッジを蓄積・活用するなど、幅広く使用することができます。

利用環境

利用環境

Qどのような環境が必要ですか？

KnowledgeSh@reは、以下の環境でのご利用を推奨します。

PC（つくる・みる）	OS	Windows 10
	Webブラウザ	Google Chrome　の最新版 Microsoft Edge　の最新版 ブラウザは100％表示
	画面サイズ	1366 × 768ピクセル以上
モバイル（みる）	iPadOS	iPadOS 13.1.3 以上の Safari

■注意事項
ログインを行うには、cookieの受付、JavaScriptを有効にする必要があります。

利用環境

Qパソコン以外からKnowledgeSh@reにアクセスできますか？

スマートデバイス（タブレット）から「みる」機能にアクセスできます。
スマートデバイスはiPadOS 13.1.3 以上、Safariからのアクセスについて動作保証しております。

利用環境

Qオンプレミス型での提供はありますか？

クラウド型（SaaS型）のみのご提供となります。

セキュリティ

Qセキュリティ対策はどうなっていますか？

KnowledgeSh@reは、富士通クラウド「FUJITSU Cloud Service for OSS」を基盤としています。
富士通グループの厳しい審査を通過した万全のセキュリティ対策により、高い信頼性・可用性・保守性・保全性・安全性を兼ね備えています。
富士通クラウドの詳細は、こちら（https://jp.fujitsu.com/solutions/cloud/）をご覧ください。

契約・料金

トライアル

QKnowledgeSh@reを試すことはできますか？

60日間無料で「KnowledgeSh@re体験版」をお試しいただけます。
ご希望の方はこちらからお申し込みください。

契約単位

QKnowlegeSh@reの契約はどのような方式ですか？

SaaSサービスで、利用料をいただく方式となります。

契約単位

Q月額（年間）いくらになりますか？

初期費用110,000円（税抜100,000円）と基本プラン月額110,000円（税抜100,000円）（つくる：10 ID、みる：100 ID、容量：10 GB）から利用を開始できます。
ご利用の規模に合わせて柔軟にID数や容量を増やすことができます（※大規模でご利用になる場合は個別にご相談ください）。料金プランの詳細は、こちらをご確認ください。

契約単位

Q何ユーザーから契約できますか？

基本プランにて「つくる：10ID、みる：100ID」から利用可能です。つくるIDは管理者権限と編集者権限（ドキュメント作成を行う権限）を設定することができます。管理者と編集者の割合は組織内でご検討いただけます。みるIDはドキュメントを参照する権限になります。
詳細は、こちらをご確認ください。

契約単位

Qユーザー数や容量は途中で変更できますか？

ご利用の規模に合わせて柔軟にID数や容量を増やすことができます。

契約単位

Q利用者数（みるID）が多くなると使用料金が高額になり、費用対効果が見込めなくなりませんか？

どのような規模の課題を掲げるかで費用対効果も変わってきますので、ぜひ一緒に検討させてください。

データ使用量

Qデータ使用量の目安を教えてください。

2画像／ページのマニュアルの場合、1MB／ページが概算の使用量となります（※）。
※：PDFを1つ生成し、みる側に1つ公開している状態を想定。

500ページ／冊の場合は、上記から約500MBが概算の使用量となります。
なお、画像フォーマットはJPGまたはPNGで、動画は含みません。

KnowledgeSh@reの機能

テンプレート

Qマニュアルを作成するときに使えるテンプレートはありますか？

業務マニュアル・操作マニュアルの作成に利用可能な、マニュアルのサンプルと記入例付きのテンプレートを用意しております。

動画

Q動画ファイルを取り込むことはできますか？

動画ファイルも利用可能です。

多言語

Q多言語マニュアルを作成する機能はありますか？

KnowledgeSh@reは多言語ドキュメントを管理する機能を備えております。
複数言語のマニュアルを管理する場合、基本となる言語のマニュアルを修正すると、他の言語のマニュアルの同じ箇所にフラグを立てることができるため、効率よく修正できます。

ユーザー権限

Qマニュアルに対する権限（管理、編集、閲覧）は詳細に決められますか？コメントは誰でもできますか？

権限はユーザーIDに対して付与します。
マニュアルを作成、更新、レビュー、管理するには、「つくる」側への権限を設定します。
マニュアルを参照、コメント記入などをするには、「みる」側への権限を設定します。「みる」権限を持っているユーザーは、閲覧権限が設定され、かつコメント機能を有効にして公開されたドキュメントであれば、コメントをすることができます。

ユーザー権限

QKnowledgeSh@reに公開したマニュアルの閲覧権限は、ユーザー単位／グループ単位で管理できますか？

KnowledgeSh@reに公開したマニュアルには、ユーザー単位／グループ単位／部門単位、の3つの単位で細やかに閲覧権限を設定できます。

データ出力

QKnowledgeSh@reで作成したデータをファイルに出力することはできますか？

KnowledgeSh@reで作成したドキュメントは、「みる」側への公開のほか、PDFファイルやHTMLファイルとして出力できます。

既存マニュアルの活用

既存データ取り込み

QMicrosoft WordやMicrosoft Excel、Microsoft PowerPointで作成した既存マニュアルがあります。それらを取り込む手段はありますか？

Microsoft Wordについては、パソコンで作成したWordファイルをKnowledgeSh@reに取り込むための、『WordAddIn』というツールを無償で提供しています。必要であれば、トライアルで試すこともできますので、トライアル時にご所望ください。
Microsoft ExcelやMicrosoft PowerPointについては、Windowsのクリップボードを使用して、取り込みたい箇所をコピー&ペーストしてドキュメントに取り込むことができます。
なお、ファイルデータをそのまま（添付ファイルとして）KnowledgeSh@re内に取り込む機能も備えています。

既存データ取り込み

Q既存マニュアルからKnowlegeSh@reへの移行処理は簡単にできますか？移行後の修正は不要ですか？

既存マニュアルを取り込む手段をサポートさせていただいております。
ただし、想定どおりのマニュアルとするために、KnowledgeSh@reの仕組みに合わせて多少修正いただいた方がよい場合もあります。

サポート

サポート

Qわからない操作があった場合は質問できますか？

サポートデスクがございます。管理者の方から弊社に電子メールで問い合わせいただくことができます。

マニュアル制作に関するご相談

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Qマニュアルの作成・運用について、相談できますか？

マニュアル制作・運用の全般について、ご相談を承ります。
マニュアル制作約40年間の実績とテクニカルコミュニケーション技術を活かして、わかりやすい・使いやすいマニュアルの実現をご支援します。お客さまご自身による作成・運用のご支援から、弊社での作成代行まで、ご要望に合わせて、最適なソリューションをご提案します。
ご希望の方は「お問い合わせ」フォームからお問い合わせください。

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Q新人教育用のマニュアルはあった方がよいですか？通常の業務で使用するマニュアルは、内容が難しすぎたり、余分な情報が多いなど、新人の教育で使用するのは難しいと感じます。

可能であれば、対象者・用途ごとにマニュアルを作ることをおすすめします。複数種類のマニュアルを作成するのが難しい場合は、まずは通常の業務マニュアルを作成するのがよいと思います。
OJTでの利用を考慮すると、新人向けには詳細・具体的に伝えたい箇所にマークをつけるなどすれば、新人の方にも利用しやすいマニュアルになります。
KnowledgeSh@reでは、対象者や用途に合わせて、出力する内容を制御する機能も備えております。

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Q業務マニュアルは、誰が作成するのがよいですか？対象の業務を熟知している人ですか、それとも業務に慣れ始めたくらいの人がよいですか？

ケースバイケースのところはありますが、新規作成する場合は、業務を熟知している人が作成すると効率がよいです。ただし、初心者目線で欲しい情報がわからず、業務マニュアルにそのような内容が入らない場合もあり、注意が必要です。レビューの際に、初心者目線で確認するとよいでしょう。
管理部門など現場担当者以外がマニュアルを作成することもありますが、現場とコミュニケーションを密にとり、実態に合ったマニュアルを作成するように留意します。
業務マニュアルの更新は、マニュアルの使い手（現場担当者）が業務の中で随時変更・更新できるとよいかと思います。
KnowledgeSh@reでは、使い手のコメントを蓄積し、作成者側にフィードバックできるコメント機能を備えております。

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Qマニュアルがより使われていくためにどのような「しかけ」を考えていくのがよいか、ヒントとなる過去の事例があれば教えて欲しいです。

過去のお客様事例で、以下のような取り組みがありました。

• 担当者がマニュアルと対になるチェックリストを併用して、業務の完了確認をする。
• トレーナーがマニュアルと対になるチェックリストを併用して、新人への業務指導履歴を記録する。
• 昇進試験の問題をマニュアルから出題する。
• 会社の定例イベントで、全社員を対象にマニュアルから出題するテストを実施する。
• 新入社員はマニュアルにもとづき業務遂行、その中での気づきをマニュアルに書き留めていき、
  2年目研修で持ち寄って、同期と業務とマニュアルを見直すことを定例イベントとする。

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Q更新箇所をわかりやすく見せるにはどのような手法がよいですか？
更新ページを入れてしまうと次回更新時にページがずれてしまうので困っています。

紙で運用されている想定でしょうか？
変更箇所をページ単位で差し替える運用等のためページずれを防ぎたい場合、基本的には枝番などをつけてページを差し込むことになります。
ただし、管理負荷が高いため、最近の案件では、ページ単位ではなくファイル単位（章単位など）での管理・差し替えを提案しています。 章単位でファイルを作成し、変更が発生した場合はファイル単位で差し替える（ファイル内のページずれは許容）運用とします。
Microsoft Wordで作成する場合は、変更履歴を記録して展開すると、作成者・閲覧者とも変更箇所を把握しやすくなります。
KnowledgeSh@reを活用すると、このような更新の際の手間を軽減することができます。

マニュアル作成ノウハウ／コンサル

Q既存のドキュメントは色々ありますが、どのように整理していけばよいか、課題が何かがわかりません。このような相談にも乗ってもらえますか？

ドキュメントを整理していくにあたっては、課題は何か、誰向けにどのような内容のドキュメントとして整備していくか、優先順位は何かなど、事前の整理（企画・設計）がとても重要です。
弊社は、お客様の既存ドキュメントの分析、課題定義、ドキュメント整備の進め方提案、制作規約作成などのコンサルティングも得意としています。お気軽にお問い合わせください。

その他（LMS）

QKnowledgeSh@re はマニュアル管理だけではなく、eラーニングシステムとしての活用（受講管理）もできますか？

KnowledgeSh@reはドキュメントごとのアクセスログは取得できますが、受講管理機能は備えておりません。
学習コンテンツとして受講管理をする必要があるのであれば、LMS（学習管理システム）の方が機能としては充実しております。弊社でもKnowledgeC@feというLMSを提供しておりますので、よろしければこちらをご確認ください。