情報共有のメリットとは？上手くいかないケースと改善策も解説

情報共有をすることは業務を円滑に行う上で重要です。情報共有を行うことで個人のスケジュールや業務内容の見える化をすることができます。また、情報共有がなされることで各々のスケジュール管理がしやすくなり、問題点の早期発見ができ業務改善を迅速に行うことができます。

そして、業務におけるノウハウの蓄積、業務の属人化を防ぐことができることも情報共有をすることで得られるメリットになります。

ここでは情報共有を行う目的と情報共有をすることで得られるメリットを詳しく解説していきます。

情報共有を行うメリット

情報共有を行うことで得られるメリットとしては業務内容の可視化、特定の人にしかわからかない業務が減ることで業務の属人化防止が図れるなど様々あります。

業務の内容の可視化で生産性向上

情報共有を行うことで、誰が、いつ、どこで、何をしているのかがわかるようになります。
業務の内容の可視化を行うことで、トラブルが起こった時の対応、原因の分析と言ったことがスムーズにできるようになります。

具体的には、社員の勤務時間外労働の見える化を行うことで時間外労働の超過が発生しそうになるところをうまく調整することで社員のワークライフバランスや法廷時間外労働を削減し有給取得率をアップさせるといったことが可能です。

コミュニケーションの活性化

情報共有のほとんどは社員同士のコミュニケーションによって行われます。ビジネスチャットツールを使ってリアルタイムに社員同士が自発的に情報交換を行うことで社内のコミュニケーションが活性化されるようになります。

また、情報共有を行うことで上司に対しての仕事の進捗の伝え漏れと言ったことが防ぐことができ社内のコミュニケーションが円滑に進めることができます。

こうしたコミュニケーションの活性化は社内の良好な人間関係を構築することに役立ちます。

業務の属人化を防止し、仕事の標準化が図れる

情報共有を行うことで、業務の属人化を防ぐことができます。特定の社員にしか情報がないとその社員が退職した時、不在の時に業務の対応をすることが難しくなります。それを都度情報共有しておくことで、普段から誰が行っても対応できるように業務の標準化を図ることができます。

業務の属人化について詳しくはこちらをご覧ください⇒『業務の属人化を防ぐ方法とは？属人化が起きる原因から標準化方法まで徹底解説』

人材育成や引継ぎが円滑に行える

情報共有を行うためにマニュアルを作っておくことで新しく入社、異動してきた人も業務をスムーズに把握することができるようになります。また、指導する側にとっても無駄な質問を減らすことができ業務効率化にもつながります。

作業手順だけではなく、失敗例、業務に取り組むにあたってのポイントなどをまとめておけば即戦力の人材を短期間で養成することが可能です。

ノウハウの蓄積・活用ができる

会社で得られた些細な経験、知識も蓄積活用できるような状態にしておくことで社内の資産にすることができます。個人で役に立つかはわからない情報でも社内で共有しておくことで意外とほかの方の役に立つ場面が来る可能性があります。

逆に社内で情報を共有しておかず個人で情報を持ったままにしてしまうと、非効率的な業務が継続されたままになってしまったりします。

素早い意思決定ができる

情報がすでに共有されていれば仮にトラブルになったとしてもどのように対処すべきか一緒に考えることが可能です。そうすることで素早い意思決定ができるので業務を滞りなく進めることができるようになります。

業務の効率化

社内やチーム内の適切な情報共有を行うことで報告業務の手間、部署同士の問い合わせにかかる時間の削減につながります。

具体的には資料をクラウド上に保管管理することで誰でも資料にアクセスできる環境を用意したり、顧客の情報や顧客対応の履歴を残しておくことで、いつでも誰でも必要な情報にアクセスすることができるため業務効率化につながります。

情報共有のメリットを得られないケース

情報共有をすることはメリットが多いのですが、場合によっては情報共有をしてもメリットを得ることができない場合があります。

情報共有をしやすい環境を整えられていない場合

情報共有がスムーズに行える環境を事前に整えておかないと逆に情報共有をすること自体が煩雑となり作業効率が悪くなる場合があります。 情報共有が簡単にできるツールを用意したり、情報共有をすることで得られるメリットを社員自身が感じられるような環境づくりというのが大切です。 具体的には情報共有を簡単にできるテンプレートを用意するなどして、情報共有を行うための工数削減を行うことが必要です。

従業員が情報共有をすることに積極的でない場合

従業員が情報共有をすることに積極的でない場合は情報共有のメリットが得られないケースがあります。具体的には非常に優秀な社員ほど情報の共有が必要じゃないケースがあります。また、成果主義を取り入れている会社の場合、自分のノウハウを共有することで売上が下がってしまう恐れがあったりすると積極的に情報共有をしない場合があります。

そうした場合に従業員で良いノウハウを提供した社員を表彰する制度などを作ることをお勧めします。社員個人個人が情報共有をすることに積極的になれるような環境作りというのが情報共有をする際に必要です。

情報共有のメリットを得るための改善案

情報共有のメリットを得るための改善案としては、情報共有しやすい環境づくりをするなど、積極的に情報共有をしたくなるような動機付けが必要です。具体的には情報共有システムの導入をし、情報共有が簡単に行えるような環境を用意する等と言ったことが挙げられます。

情報共有システムの導入

情報共有には業務の属人化を防ぐことや社内のコミュニケーションの活性化など様々なメリットがあります。ただし、情報共有をすること自体が作業の負担として大きい場合はビジネスチャットなどの情報共有システムの導入を検討することをおすすめします。

社員が情報共有を負担に感じないでタイムリーな情報交換ができるようになることで情報共有が活性化し業務効率化等のメリットを得ることができます。

情報共有を行う効果、成功事例の紹介

情報共有を行った結果、作業工数がどれだけ減ったのか、営業の売り上げにどれだけ貢献できたのかと言った事例を社員に伝えることで前向きに情報共有を行う社員が増えます。

情報共有をしなければならないといった前向きではない取り組みの場合、情報共有の中身が価値のないものになってしまい、本来得られるメリットを得ることができない場合があります。

だからこそ、情報共有を行うことでどのようなメリットがあったのか、具体的な事例を用いて社員に共有しておくことが大切です。

情報共有の手順を決めておく

情報共有にとって大切なことは他の業務に差し障りのないように簡単に情報共有ができるような状態にすることです。

またどのタイミングで情報共有を行うか手順を決めておくことも大切です。

スムーズな情報共有をするための社内ツールはビジネスチャットや社内wikiといったものがあるため、自社の課題にあった情報共有ツールを選ぶ必要があります。

関連資料：『『マニュアルクラウドツールを迷わず選定できる導入チェックポイント』～これで迷わない！自社に最適なツールを導入する際に必見～』

まとめ

企業に所属しながら複数の人と仕事を進めていくうえで情報共有をすることは業務効率化の上で重要です。今回情報共有をすることで下記のメリットがあることがわかりました。

• 業務の内容の可視化で生産性向上
• コミュニケーションの活性化
• 業務の属人化を防止し、仕事の標準化が図れる
• 人材育成や引継ぎが円滑に行える
• ノウハウの蓄積・活用ができる
• 素早い意思決定ができる

上記のメリットを得るためにも、まずは社内の情報共有がしやすい環境の整備から始めてみるとよいでしょう。また情報共有ツールを導入したあとは積極的に従業員に使ってもらうために情報共有したことで起きた成功事例の紹介や情報共有ツールを導入したことに対しての周知徹底を行うことを忘れないようにしましょう。

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関連記事：『社内の情報共有ツールを導入するメリットと選定方法を徹底解説』

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