バックオフィス業務の効率化のメリットから方法まで徹底解説
2022/02/21
経理、財務、人事、労務、法務、総務といったバックオフィスでは専門的な知識が必要とされ業務として属人化する可能性があります。
また、予算の割り当てとしてお金を稼ぐフロントオフィスに投下し、バックオフィスに集中させることができない場合は人手不足になる可能性があります。
こうした問題をバックオフィス業務の効率化を進めることで生産性を高め解消するとともに、副次的に業務の属人化を防止することもできるようになります。
今回はバックオフィス業務の効率化を実施することで得られるメリットから具体的な方法までご紹介していきます。
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バックオフィス業務の効率化とは
バックオフィスとは、事務・管理業務を行っている部門のことで主に、経理、財務、人事、労務、法務、総務のことを言います。このバックオフィスに関しては直接利益を稼ぐ部門ではないため間接部門とも呼ばれます。
このバックオフィス業務の効率化は具体的にはよく聞かれる問い合わせをチャットボットに任せたり、経費精算、勤怠管理、入退室管理などをクラウドサービスで行うことで時間的なコスト削減を実施することを言います。
バックオフィス業務の効率化を推進する理由
バックオフィス業務の効率化を推進する理由としては、下記の3つの理由があります。
- 人手不足に陥りやすいため
- モチベーションが低下しやすいため
- 業務が中断されることが頻繁に起こるため
まず、人手不足に陥りやすいのは、直接的にバックオフィス業務が利益を生み出しているわけではないので予算の割り当てが低くなってしまいバックオフィス業務に携わる人が手薄になってしまう傾向があるためです。
また、モチベーションが低下してしまうのは、バックオフィス業務は入力、書類のチェックといった単調な仕事が多く、金銭、法律に関係する業務といった神経が消耗してしまう業務が多いためです。
業務が中断されることが多い理由は、社内からの問い合わせ、お客様のトラブル対応依頼の連絡が頻繁にきて、その対応をする必要が出てきてしまうためです。
こうしたバックオフィス業務の煩雑さを改善することは、時間的なコスト削減につながり、企業全体の生産性向上にもつながるためバックオフィス業務の効率化が求められてきています。
バックオフィス業務を効率化するメリット
バックオフィス業務は企業活動を行う上で必要な業務です。このバックオフィス業務を効率化することで得られるメリットを解説します。
業務の属人化防止
バックオフィス業務は専門的な知識が必要な業務も多く存在しているため、場合によっては特定の業務が属人化してしまう可能性があります。そこを業務の効率化を図ることで特定の作業を特定の人だけしかできない状態から脱却をさせることも可能になります。具体的にはマニュアルを作成し、業務を誰でもできるように標準化するといったことが挙げられます。
関連記事：『業務の属人化を防ぐ方法とは？属人化が起きる原因から標準化方法まで徹底解説』
残業時間の削減で従業員のワークライフバランスの充実
バックオフィス業務の効率化に伴い残業時間が削減され、従業員のワークライフバランスが充実します。また、残業時間が削減された分、より付加価値の高い仕事に注力できるように人員を配備することも可能になります。
人件費などのコスト削減
バックオフィス業務の効率化を行うことで時間的なコスト削減し、人件費などのコスト削減にもつながります。また、今まで紙媒体でバックオフィス業務を行っていた場合、契約書などをペーパーレス化することで印刷代、保管費用等が減り人件費以外のコスト削減をすることができます。
業務のヒューマンエラーの防止
バックオフィス業務で行うデータ入力、計算、転記、目視確認といったことが効率化できればヒューマンエラーをなくすことができます。決算期で忙しいときに効率化できれば計算ミスも少なくなり煩雑な業務から社員を開放し、より会社として注力したい業務に力を入れることができます。
業務の生産性向上
バックオフィス業務の効率化は企業全体の生産性向上につながります。定型化されている業務を自動化することでバックオフィス業務の負担が減ればマネジメント、ガバナンス強化と言ったより付加価値の高い業務に注力することが可能です。
また、中小企業などの人手が少ないところではバックオフィス業務も兼任してフロントオフィス業務も行っていることもあるため、バックオフィス業務を効率化することでお金を稼ぐことに注力しやすい環境づくりが可能です。
バックオフィス業務を効率化する方法
バックオフィス業務が抱えている課題を解決する方法というのは具体的にどのようなものがあるのでしょうか。バックオフィス業務を効率化する方法を説明していきます。
アウトソーシングを実施
アウトソーシングでバックオフィス業務の一部を委託する方法もバックオフィス業務の効率化につながります。特に人手不足の場合、人員をバックオフィス業務の効率化のために割くことは難しいため、アウトソーシングで他社に委託をすることで社員はほかの業務に集中することができるようになります。
また、アウトソーシングをする業務に配属される人員は専門的な知識を持ち合わせている人も多いため、自社でわざわざ専門的な知識を持つ人を育てる必要もありません。
このようにアウトソーシングにはメリットが多く存在しますが、業務の改善すべき項目を明確にしたうえで、どの業務をアウトソーシングする必要があるのか検討しないと社内の業務がうまく回らなかったりもしますので、その点は注意が必要です。
クラウドサービスの利用
クラウドサービスの利用をすることでバックオフィス業務の効率化を図ることができます。
具体的には、下記のようなクラウドサービスがあるので企業の中で、どの部門の業務を改善したいのかを明確にしたうえでクラウドサービスの選定をする必要があります。
- 勤怠管理ツール・・・従業員の出退勤の管理など
- 請求書発行ツール・・・請求書の発行を電子化など
- 給与計算ツール・・・給与関連の自動計算ツールなど
- 採用管理ツール・・・求人サイトへの応募管理ツールなど
RPAの活用
RPA (Robotic Process Automation)の活用とは、主にデータ入力含めた定型化された業務をAIで自動化する仕組みのことを言います。例えば、定期的に株主総会の招待メールを送る必要があった場合に自動的に宛先の振り分け、送信まで実施することが可能です。作業工数の削減、作業スピードの向上もRPAを活用すれば可能です。
総務省の発表では、総人口，日本人人口ともに9年連続の減少し、さらに15歳～64歳人口の割合は全体の59.5％で1950年以降過去最低になっていることがわかっているので、今後ますますRPAの活用というのは業務で必要とされるようになる可能性があります。
チャットボットの活用
FAQページを作成しても問い合わせが減らない場合もあるかと思います。たとえば会社に新しいシステムを導入した際に従業員から来る問い合わせを逐一対応していると人的なリソースも取られてしまい仕事が回らなくなってしまう可能性があります。
そうしたときに、チャットボットによくある質問項目を学習させて回答をするように作成しておけば質問のある従業員が自主的にチャットボットを利用して解決策を調べて確認することができるようになります。
担当者の負担軽減もでき生産性が向上します。
まとめ
今回はバックオフィス業務の効率化のメリット、具体的な方法を解説してきました。働き方改革、労働人口の減少、リモートワークの促進により、バックオフィス業務の効率化も図る必要が出てきています。ITツールを活用して業務の効率化を行う動きは年々高まってきております。業務の効率化ができれば新しいアイデアの創出、従業員のモチベーション維持にもつながります。ぜひ、この機会にバックオフィス業務の効率化に関して改めて考えてみてはいかがでしょうか。
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