時はいつか、所はどこか。人のように立って、話をする、まぁるいネコたちの暮らす世界。
そんな世界の小さな会社、株式会社ヨウソロで忙しく働く、トラネコのトラちゃん。
今日も今日とて、メールを書いて、会議を開き、マニュアルも作らなくちゃいけません。
メールにせよ、マニュアルにせよ、内容はもちろん大事ですが、わかりやすく伝えることも大事なポイントです。
本コラムでは、トラちゃんたちの日常を通じて、伝わりやすい文章を書くためのコツをお伝えします。
長い文を短くする
今回のテーマは「文の長さ」です
文が長いと、読みにくく、また何を伝えたい文なのかがわかりにくくなります。
どんな点に気をつける必要があるか、見てみましょう。
- このあいだの会議のアクションアイテムに、「初心者がパソコンをマスター
するための見やすい説明書」を作るってあったけど、進んでる？
- うまく書けないところがあるんだ…。
ファイルを表示する
…
■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあり、
ファイルの種類を判断できないことがありますが、フォルダ オプションで設定
を変更すると拡張子が表示されます。
…
- どこを修正したらわかりやすくなると思う？
- なんだか、文が長すぎる気が…。
読んでみると、息継ぎができない…。
- そう！
文が長すぎるとわかりにくくなるから、分けるといいんだよ。
分け方のポイントは、1つの文が1つのことを表すようにすること！
「～り」や「～が」を使うと文が長くなりがちだから注意するといいよ。
- じゃあ、やってみるよ！
これでどうかな？
ファイルを表示する
…
■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあります。
ファイルの種類を判断できないことがあります。フォルダ オプションで設定を
変更すると拡張子が表示されます。
…
- さっきよりわかりやすくなったけど、文がバラバラでわかりにくいところがあるね。
文を分けるときは、文と文の関係がわかるように言葉を補ったり、
語尾を変えたりすると、さらにわかりやすくなるよ。
- ただ文を切るだけではダメなのかぁ。
- こんなふうに修正するといいよ。
ファイルを表示する
…
■ファイルの拡張子を表示する
パソコンの初期設定のままでは、ファイルの拡張子が表示されないことがあります。
このような場合、ファイルの種類を一目では判断できません。
フォルダ オプションで設定を変更すると拡張子が表示されます。
…
- なるほど。
1つ1つの文がちょうどいい長さで、文のつながりもわかりやすくなったね！
- 今回のポイントは、
・長い文は短く分ける
・1つの文では、1つのことを表す
1つの文は、50文字くらいの長さを目安とするといいよ。
文を短くするときは、文と文の関係をはっきりさせることも大切だよ。
- とっても参考になったよ。
ありがとう、ミケさん。
予告
次回は「箇条書きを使う」についてお伝えします。
プロフィール
- トラ
- わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しい･･･と思う今日この頃。
- ミケ
- マニュアル制作を担当して10年目。文章を書くのはお手のもの。
モグ- トラちゃんとミケさんの会話をこっそり聞くのがひそかな楽しみ。勘違いしやすい性格。
