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残業を減らすには何をすべきか?減らせない理由・メリット・減らす方法8選を徹底解説

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2022/08/23

2019年4月より、改正労働基準法が施行されました。改正のポイントは、臨時的な残業であっても上限時間が設置されたことです。また、同年の労働安全衛生法の改正により、管理監督者の労働時間の把握が初めて義務化されました。

このように、政府の働き方改革の推進では、残業を減らしていく流れがある一方で、むしろテレワークにより早朝や深夜、休日などの超過勤務が増えているケースもあります。

残業を減らせない理由はどこにあるのか、減らすことによるメリット・デメリットは何か、減らすための8つの方法など、残業について徹底的に解説します。参考にしていただければ幸いです。

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残業を減らすことができない理由

残業を減らせない、残業せざるを得ない理由はいろいろあります。
業種や仕事内容にもよりますが、共通する主な理由を8つにまとめ、ご紹介します。

1.残業が評価される風習

1つ目の理由は、残業が評価される風習です。

残業をする人は、定時にサッと退社する人よりも、多くの仕事を抱えて一生懸命に取り組んでいるように見えます。実際はそれほど忙しくはない場合でも、上司は「仕事熱心だな」と思い、周囲の同僚もつい「あの人、いつも遅くまで残って頑張っているよね」と評価してしまいます。

「うまくやりくりして定時までに仕事を終えるほうが、自己管理が徹底していると評価される」などの意識転換がなければ、こうした風習が残りがちになります。

2.目標やタスクの期日があいまい

2つ目の理由は、目標やタスクの期日があいまいなことです。

目標もはっきりせず、期日もなくただ自分のペースで仕事をしていると、その日にどこまで仕上げるべきか明確でないため、メリハリなく連日のように残業する事態になります。もはや、残業時間を含めた時間が定時になってしまいます。

本来は、組織の目標を個人の目標に落とし込み、個人はその目標をどのくらいの期間でどこまで達成するかを決め、1週間のタスク、1日のタスクを明確にします。その上で自分の業後の予定ややる気に合わせ、今日は多少残業して残ったタスクを片づける日、今日は定時で帰る日、などと決めるとメリハリのある働き方ができます。

3.会議の多さ

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3つ目の理由は、会議の多さです。

近年は、ムダな会議は時間のロスであるという考え方が広まり、かつ会議の代わりとなるコミュニケーションツールが普及したため、報告するだけといった形式的で無意味な会議は減少しつつあります。

とはいえ、案件の関係者として参加せざるを得ない会議や、結論が出るまで解散できない会議など、一つひとつは短時間でも積み重なると長時間、日中の時間が会議にとられることがあります。そうすると日中に自分の本来の仕事ができず、残業となります。

4.急を要する対応増

4つ目の理由は、急を要する対応が増えることです。

商品の売れ行きが好調な場合や、逆にクレームやトラブルが続出した場合、同僚が急に休みとなって慣れない業務を行って時間がかかっている場合など、日頃から想定の範囲を広げておかないと、急を要する対応が増えて残業となります。

特にコロナ禍で人手不足となったり、物流が滞ったりすると、従来の体制ではうまく回らない状況となります。臨機応変に変えられる体制となっていないと、やむを得ず残業することになります。

5.属人化したスキル

5つ目の理由は、属人化したスキルです。

属人化とは、業務が職場で定めた役割の人のものではなく特定の人のものになっている状態を指します。例えば、あるベテラン従業員が、部署の異動もなく何十年もその業務を担当しており、あとから部署に異動してきた上司はその従業員に任せたきりで業務内容を掌握していない、といった状態です。

こうなると、ベテラン従業員が残業をしていても、他の従業員が手伝えない事態や、必要な残業なのかそうでないのかが判断がつかない事態となり、残業を減らしにくくなります。

6.仕事量が見合っていない

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6つ目の理由は、仕事量が見合っていないことです。

仕事量が人員数に見合っておらず、一人当たりの仕事量がとにかく多すぎる場合や、仕事のできる従業員にどんどん仕事が集まってしまう場合があります。あるいは、仕事量が従業員のスキルやレベルに合わず、まだ業務経験の少ない従業員が多量の仕事を任されている場合などもあります。

業務時間内に終わる仕事量へ見直しをすべきですが、見直しができておらず残業が減らせないケースです。

7.上司が部下の勤怠を把握していない

7つ目の理由は、上司が部下の勤怠を把握していないことです。

労働基準法では、従業員を雇用する使用者には正しく従業員の労働時間を把握する義務がありますので、職場において、上司が部下の労働時間を把握できる手段を整備しなくてはなりません。

そういった手段を整備せず勤怠管理システムがそもそも存在していなかったり、上司による部下の仕事の進捗管理不足があったりして、部下の勤怠の実態を把握せず、ダラダラ残業を見逃してしまうことにつながります。

8.コミュニケーションの低下

8つ目の理由は、コミュニケーションの低下です。

上司や部下、他の部署のメンバーなど、さまざまな関係者のコミュニケーションがうまくいくと仕事はスピーディに進捗しますが、コミュニケーションがしにくい状況では、確認ができず手戻りが発生したり、ムダな作業が発生したりします。

特に、テレワークにおいては、職場でやりとりするのと違って相手の状況が見えず、コミュニケーションを取りづらくなります。ちょっと話せば済むことでも、説明するために資料を準備するなどの手間をかけることで仕事量が増え、残業となってしまいます。

残業を減らすことが企業にもたらすメリット

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前の章で述べたように、残業を減らせない多くの理由が存在します。しかし、それらを解消し残業を減らしていくと、顧客や社会へも影響を与える大きなメリットを得ることができます。
主なメリットを6つご紹介します。

1.業務効率化

1つ目のメリットは、業務効率化です。

残業を減らすには、全体の仕事量を減らさなくてはなりません。そのためにはまず、業務のムリ・ムダ・ムラを見分けて整理する必要があります。ムリな人員でムリな納期の仕事をしていないか、不要な作業や会議のムダを省けないか、業務の繁忙にムラがありすぎて残業が極端に多い時期はないか、といった観点で業務を見直します。

業務の効率化が少しでも実現すると、目に見える成果となるので、従業員が「もっと効率化しよう」とやる気になり、さらに適切なプロセスを求める好循環になります。

2.コスト削減

2つ目のメリットは、コスト削減です。

残業を減らすと残業手当を支払わなくてよくなるので、人件費の削減になります。そして、残業中の光熱費などのコストも削減できます。

コスト削減は、効率性や収益性の高い健全な経営に直結します。また、コストを削減することによって、小さなコストで大きな成果を得る生産性向上施策への取り組みにつなげることができます。

3.ES(従業員満足度)向上

3つ目のメリットは、ESの向上です。

ESが向上するのは、仕事内容に納得感のあるときや、同僚との人間関係や私生活の充実などの労働環境が充実しているときです。残業を減らすと気持ちがリフレッシュでき、同僚との良好な人間関係を保つ心の余裕が生まれます。また、残業の時間を学習など自己研鑽の時間に充てることもでき、そこで得たスキルを仕事に反映させ成長を実感できます。

従業員の満足度が高まれば、この会社でより長く働きたい、お客様のために頑張りたいという気持ちも高まり、結果として顧客満足度向上にもつながっていきます。

4.従業員の健康維持

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4つ目のメリットは、従業員の健康維持です。

長時間労働が体や心の健康を損なうことは、月100時間以上の残業を行う従業員に医師の面談が義務付けられていることからも明らかです。脳・心臓疾患につながったり、うつ病などの精神疾患を発症したりします。また、従業員本人だけでなく、家事の負担増などで家族の健康も害するおそれがあります。

残業を減らすことでプライベートの時間が増え、趣味や家族との時間を持つなどして、翌日の仕事に向けて気力を蓄えることができます。仕事へのモチベーション維持につながります。

5.離職率の低下

5つ目のメリットは、離職率の低下です。

残業で長時間労働をすると、体調を崩して休職する従業員や、さらには「プライベートを犠牲にしない働き方をしたい」と、転職を検討する従業員が出てきます。転職者が増えると社内でも「〇〇さんは転職したらしい」と噂が広まり士気が低下しますし、転職者によっては「あの会社はブラック企業だ」といったことをSNSなどで発信するおそれもあります。

適正な労働時間で働きやすい環境であれば、離職率は低下し、人材が定着する理想的な会社となります。人材が定着すれば、人材が持つノウハウやスキルも定着し、会社の資産として承継していくことができます。

6.ホワイト企業化による外部評価の向上

6つ目のメリットは、ホワイト企業化による外部評価の向上です。

これまで残業の多かった会社が長時間労働の改善に取り組み、残業を減らして働きやすい会社へ変身していくと、イメージアップし「あの会社は従業員を大切にするホワイト企業だ」という社会的信用が得られるようになります。

信用が得られることで、社会からの評価が変わります。顧客や取引先からの評価も高くなりますし、就職を希望する学生も増えます。メディアで取り上げられる機会が増え、宣伝広告をしなくても社会からの注目が集まり、自然な売上増にもつながります。

残業を減らすことで従業員が感じるデメリット

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残業削減には、従業員にとってはデメリットと感じられることもあります。

  • 収入が減る
  • 急な残業が増える
  • かえって日中忙しくなる

残業時間を減らすだけではなく、同時に適切な対応策をとらないと、従業員の不安が拭えないこととなります。どのようなデメリットなのか見ていきましょう。

収入が減る

残業ができないと収入が減る、というデメリットです。

残業が減るということは、残業手当が減ることになります。

労働基準法では1日8時間、週40時間を法定労働時間と定めていますが、この時間を超えて労働する場合は、通常の賃金の2割5分増しの賃金を受け取ります。そのため、受け取る給料が増えるので、少しでも残業したいと考える従業員もいます。

単に残業を減らすだけでは、残業手当をもらえないだけでなく、もし残業が必要な事態となってもサービス残業になってしまうのではないかと不安な気持ちになります。

仕事量を見直すことや、シフト勤務やフレックスタイム制などを導入すること、残業手当を減らせたのならその分を報酬やベースアップにも回すことなどで、従業員の不安を払拭する工夫が必要です。

急な残業が増える

残業が減ったところに急な残業が増える、というデメリットです。

災害発生や世界情勢などの社会的な変化や、取引先の状況など外部の要因によって、突然数か月にわたって残業を余儀なくされる場合もあります。残業のない体制で回っていたのに急に残業を要請されると、私生活で育児や介護などがある人は困ってしまいます。

このような変化の際にはどうするのか、想定しておくことも必要です。例えば、移動時間を削減できるテレワークも日頃から導入しておく、いざというときに他の部署の従業員が支援できるようマニュアルを整えておく、などの工夫が考えられます。

かえって日中忙しくなる

残業ができないと、かえって日中が忙しくなる、というデメリットです。

残業ができないなら今までの仕事量では多すぎるので、仕事量を減らす必要があります。急に「今日から仕事量は7割になりました」というわけにはいかず、少しずつ減らすわけですが、減らした状況になるまで日中が大変忙しくなります。

日中が忙しいと、仕事の質が低下したり、仕事を終わらせないといけないプレッシャーから人間関係がギスギスしたりするおそれがあります。

業務を見直して、機械化・システム化やアウトソーシングを検討する、人手を増やしてワークシェアをすることで残業コストを抑える、といった工夫を同時に取り入れる必要があります。

残業を減らす方法・対策

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上に挙げたデメリットをクリアしつつ、残業の削減体制を実現する方法を8つご紹介します。

残業が減らせない理由はさまざまですので、複数の方法を組み合わせて実践する必要があります。ご自分の職場でまだ取り組んでいない方法がありましたら、ぜひ検討してみてください。

1.事前申請・許可ルールの設定

残業する場合は、従業員が上司に事前申請し、許可を得るルールを設定します。

例えば「来週から月末までの2週間、毎日2時間ほどの残業を想定。残業理由は月末の〇〇会議のための資料作成」というように、いつ、どのくらいの時間を想定しているのか、また残業の理由は何か、などを上司に申請します。

  • 申請内容は部署内で公開する
  • 許可が下りなければ残業できない
  • 急を要する業務以外は〇日前までに申請する

このような、具体的かつ現実的なルールを設定しましょう。

時間と内容を申請することで、やるべきことに対する時間が確保される安心感にもつながりますし、上司が部下の仕事の進捗や内容を理解でき、相談に乗りやすくなる効果もあります。

2.ノー残業デーの設定

残業をしない「ノー残業デー」を設定します。

例えば、水曜日と金曜日は必ず定時に退社すると決めます。週1日ではなく、週に数回定めると、残業をしない体制づくりが進みます。

これは、例外なく上司も部下も全員で徹底して退社することが重要ですので、シフト勤務の部署や急な残業が発生しやすい部署では、慎重に日にちを選ぶか、できなかった場合は別の日にずらすなど柔軟に対応しましょう。

3.振替休日や代休の取得

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やむを得ず休日出勤した場合に振替休日や代休を取得する運営を徹底します。これらについては、就業規則の定めが必要ですので、自社の就業規則を改めて確認してみましょう。

振替休日とは、休日に出勤することがわかっていて、先に代わりの休みを決めることです。代休とは、休日に出勤し、その分の休みを後から決めることです。

振替休日の場合、休日を同一週に決めれば、休日出勤日の時間内労働分が代休と違って割増賃金とはなりませんが、時間外労働があれば残業手当が発生します。代休の場合、休日出勤日の賃金は割増になります。

残業コストの削減の観点からも、休日出勤は望ましいものではありません。休日出勤は労働時間を増やすものではないことを共通認識とし、振替休日や代休日は勤務せずきちんと休みを取ることを徹底しましょう。

制度上の工夫としては、以下の制度を導入することもおすすめです。

  • シフト勤務フレックスタイム制を導入し、仕事のピーク時間に合わせて業務する
  • テレワークを導入し、集中して仕上げる仕事は在宅で行う

4.残業時間の可視化

残業時間を可視化する方法です。

職場のメンバーが、上司も含め、誰が何時間残業しているのかを誰もが閲覧できるように管理する方法です。専用の勤怠管理システムを採用するか、パソコンのログやタイムカードによる管理であってもそれらを可視化する体制を作ります。

残業時間の自己申告では、実際の勤務時間と差異があるケースがあります。可視化することで、過大申告を防ぐことができますし、隠れて残業する過少申告の発生も防止でき、労働実態をきちんと把握できます。

5.業務進捗の共有

業務の進捗状況の共有化をはかる方法です。

誰が何を担当しているか、進捗状況はどうなっているのかを、ツールやシステムで共有します。従来は共有のために会議を行うケースが多いものでしたが、かえって時間をとりますので、システムで誰もが閲覧できる体制にするのが理想的です。

上司が、誰か一人に業務が集中していないかチェックしたり、進捗に遅れが出ているなら他のメンバーがサポートに入れるかを検討したりする材料になりますし、テレワークを導入した場合は特に必要なものとなります。

6.上司の残業時間削減の徹底

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上司の残業時間を削減するよう徹底します。

上司が率先して退社しないと、部下はなかなか帰りにくいものです。上司が慢性的に残業している状況は、残業が減らせない理由に挙げた「残業が評価される風習」につながりますから、まずは上司が残業削減に取り組みましょう。

上司への相談や書類の回付は定時までしか受け付けない、上司が行う施錠などの作業は定時後30分以内に行うなど、枠組みを先に作るのも一法です。

7.アウトソーシング

全体の仕事量を減らすために、アウトソーシングに取り組む方法です。

業務を見直し、仕事量を減らす検討の際に「どうしても減らせないが一定量のボリュームのある作業」「機密事項ではなく、従業員が行わなくてもよい作業」などがあれば、それらはシステム化するか、アウトソーシングしてみましょう。

アウトソーシングのサービスはさまざまなものがあります。事務、経理、総務、研修実施、顧客対応、ツール開発、プロジェクト運営など、ICT技術の進化に伴い便利なサービスが広まりつつあります。うまく取り入れることができれば、業務効率化にもつながります。

8.マニュアル作成

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業務マニュアルを整備し、誰もが閲覧でき、内容更新を手間なく行う体制とする方法です。

マニュアルがあっても新任担当者しか見ていなかったり、マニュアルの内容を更新しておらず形骸化していたりすると、業務のノウハウを一部の従業員しか把握しておらず属人化が起こりやすくなり、残業しがちな職場となります。

  • 業務の最適な手順や貴重なノウハウをみなで共有し、さらに効率的な手順を生み出していく
  • 急な残業が発生した際に、別の課のメンバーがサポートに入れる

これらの観点からも残業削減に効果的ですので、マニュアル作成ツールなどで作成から内容更新まで手間なく行うのがおすすめです。

残業を減らすためのポイント

残業を減らす方法を実施する際は、次のようなポイントに留意して取り組んでいくとスムーズです。

  • 取り組みアイデアを募集する
  • チケット制の残業を導入する
  • 標準化を心がける

それぞれどのようなポイントなのか、ご説明します。

取り組みアイデアを募集する

残業削減に取り組むアイデアを従業員から募集してみましょう。

残業削減は、経営層や上司がトップダウンで「残業を〇〇時間削減せよ」と号令をかけるやり方では、「現状を知らないで言っているな」と現場からの反発を招くばかりです。

経営層は、仕事量を適正化するために事業や業務の取捨選択を方向づけし、それをきちんと説明した上で、アイデアを従業員に出してもらいます。同じ立場の従業員からのアイデアであれば受け入れられやすいですし、現実的なアイデアになります。

チケット制の残業を導入する

チケット制の残業を導入してみましょう。

チケット制とは、チケット1枚につき1時間の残業ができる、といったものです。予め配布しておき、上司に残業を事前申請する際にチケットを提出します。もし手元のチケットが期の終わりに余っているなら商品券と交換できるなど、インセンティブを設定します。

これにより、残業が可能な時間がはっきりしますのでダラダラと何となく定時を超えるような残業がなくなりますし、従業員が自ら残業時間を制限しようとする意識を持つようになります。

ポイントは、従来の残業時間より少ない時間分のチケットを配布することです。

標準化を心がける

業務を標準化することを心がけましょう。

業務の標準化とは、業務について職場のメンバーが手順や成果物の水準を決めて統一し、共有することです。標準化によって、業務品質が一定以上となり、業務の最適化や効率化をはかることができます。

同じ課で同じ業務を担当しているメンバーの間でも、一つひとつ確認してみると、違うやり方をしている場合があります。やり方を統一し、ベストなやり方を各自が模索しその結果を共有するようにすると、どんどん洗練されたやり方を生み出す効果があります。誰かだけが仕事を抱え込んで残業する、効率的なやり方を知らずに残業する、といったムラを防ぎ、恒常的な残業が発生しない体制になっていきます。

まとめ

残業削減をテーマに、残業が減らせない理由や、残業を減らすメリット、従業員が感じるデメリットや不安、残業削減の方法、方法検討のポイントなどを解説しました。

残業が減らせない理由は複数ありますから、ぜひ複数の方法を組み合わせて実践してみてください。アウトソーシングやツールも、まずトライアルなどから始めてみるのがおすすめです。

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関連記事:『仕事に役立つマニュアルとは?メリット・デメリットを解説

(ご参考: )
厚生労働省ホームページ「振替休日と代休の違い」
厚生労働省ホームページ「労働時間・休日」

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