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営業の情報共有は何をすべき?理由とメリット、注意事項を徹底紹介

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2022/07/19

働き方改革やコロナ禍により、リモートワークやシフト勤務を導入する企業が増え、従業員の行動は、より柔軟で幅広いものになりつつあります。
営業についても、従来の顧客訪問スタイルから、オンライン営業などのスタイルに変化しつつあります。

そのような状況においては、職場での情報共有を意識的に行う必要が出てきました。また、積極的に情報共有することで、顧客や企業、営業担当者にとってさまざまなメリットが生まれます。

この記事では、営業の現場においてどんな情報をどのように共有すると良いか、情報共有すべき理由やメリット、注意事項は何か、など詳しく解説します。ぜひ参考にしてみてください。

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営業の情報共有に何をすべきか

営業の現場では、どんな情報をどのように共有すると良いでしょうか。

共有する情報としては、進行中の商談の概要や詳細、顧客や取引先の属性情報、対応した過去の成功事例・トラブル事例などがあります。

次に、どのように共有するかです。チーム内や課・グループ内など、情報を必要とする範囲内で共有します。

共有方法は、外出や出張に加えリモートワークの状況においても情報共有できるように、ツールを活用する企業が増えています。24時間アクセスでき、検索性や管理、運用の面でも安心できるツールは、営業活動を円滑に進めるサポートをしてくれる存在です。

営業担当者がそれぞれ持つ情報を共有しながら蓄積することで、営業部門全体として広く深い営業活動を展開することができます。

営業が情報共有すべき理由

なぜ、営業の現場で情報共有をすべきなのでしょうか。理由は2つあります。

1つ目は、より良い営業活動になるからです。

営業の仕事では、実績が個人の評価につながるため、自分の営業ノウハウを人に教えたくないと考える人もいます。

しかし、情報共有することで、アドバイスや自分にないノウハウがもらえ、より良い営業活動につながる側面があります。営業の仕事は、広い視野で見ると、顧客が課題解決できたか、喜んでいただけたかが目的ですので、担当者間でむしろ協力して全体の力で実績を上げていく方が大きな利益を得ることができます。

2つ目は、顧客の消費行動の変化に対応するためです。

現在は、営業担当者側もリモートワークなどで営業活動の変化がありますが、顧客側も消費行動が変化しています。顧客がどんな行動をし、成約につながったのかを担当者一人ひとりが把握し、そしてデータや知見を蓄積していかなくてはなりません。

変化のスピードが速い時代においては、担当者全員がスピードに乗り遅れないよう情報共有していく必要があります。蓄積した情報をスピーディに共有し、今日の営業活動にすぐ活かすと、生産性をどんどん向上させることができます。

営業が情報共有するとよい内容

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営業の職場で、共有するとよい情報は、主に3つあります。

  • 商談概要と詳細
  • 顧客情報
  • 対応事例

基本的には、共有用のデータを新しく作成するのではなく、営業担当者が自分の営業活動を記録したものを共有できる体制を作ると効率的です。
それぞれの情報について、詳しくご説明します。

商談概要と詳細

1つ目は、商談の概要と詳細です。

現在進行中の商談についての、アプローチの日時や提案している商品、プレゼン内容、提示金額、顧客の反応など、案件ごとの情報です。

これらの情報を共有することで、営業担当者が不在の際にも周囲が状況を把握することができ、顧客からの急ぎの問い合わせなどに対応できます。

営業担当者が気づいた、顧客のちょっとした変化(会社の雰囲気、組織、担当者、使用システム、取引先など)や業界ならではのノウハウもあると心強いでしょう。

ただし、もし同じ課でライバル企業を担当している場合は、機密情報を共有しないよう、注意が必要です。

顧客情報

2つ目は、顧客情報です。

顧客や取引先の属性情報や、過去の取引履歴、購入履歴、案件の決裁者や決裁の流れ、クレームとなったトラブルなどの情報です。

顧客側の担当者やこちら側の担当者が変わっても、顧客情報をきちんと記録し共有しておくことで、継続的な関係を維持することができます。

顧客にとって、毎回、一から教えるのはタイムロスになりますし、こちら側も、せっかく良好な関係を構築したのにまたアプローチからやり直しになるといったムダを防ぐことにつながります。

対応事例

3つ目は、対応事例です。

1つ目の、商談概要と詳細を記録していき、結果的に成功した事例となったか、不成立に終わったのか、その後の対応を事例として記録します。

不成立に終わった商談やトラブルの事例は、営業担当者にとっては残念な事例であり、あまり詳細を共有したくない気持ちになります。しかし失注にはさまざまな要因が存在しますから、要因をつかみ、次の商談に活かすことが重要です。

成功した商談の事例は、業界ごとのニーズの把握や営業ノウハウの共有になり、次の商談の成功につながりますから、成功した要因や受注の決め手、顧客の購買行動、アフターフォロー内容を記録し、情報共有していきましょう。

営業の情報共有が企業にもたらすメリット

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営業の職場で情報共有することによるメリットについて、6つご紹介します。

  • 機会損失や属人化の防止
  • 営業プロセスの見える化
  • コミュニケーション活性化
  • 業務効率化
  • 活動の資産化
  • スキルアップ

それぞれどんなメリットなのか、見ていきましょう。

【メリット1】機会損失や属人化の防止

機会損失や属人化による不正を防止することができます。

情報共有による一番のメリットは、機会損失を防ぎ、顧客への対応力が高まることです。個人プレーの職場では、他の人がどんな案件を持ちどんな進捗状況なのかがわからず、アドバイスもできませんが、チームで協力すれば、自分だけでなく人のアイデアや行動も案件に活かせます。

これにより、自分が手一杯で案件のフォローができず、他社に取られてしまったり、「もう少しアイデアを出してくれたらいいのに」という顧客からの期待に応えられなかったりする機会損失を防ぐことが可能になります。

また、営業担当者が情報を抱え込むと、仕事が属人化し、不正やトラブルのリスクが高まります。「情報は共有すべきものだ」という体制を敷くことで、未然に防ぐことができます。

【メリット2】営業プロセスの見える化

営業プロセスの見える化ができます。

変化の激しい時代では、営業のプロセスも顧客の購買スタイルに合わせて変化します。営業プロセスを共有することで、どんなプロセスだと効果的なのか、複数の案件から分析することができます。

また、営業プロセスを明らかにすることは、営業担当者にとってもメリットがあります。不成立に終わった案件では、プロセスに問題がないことを明確にでき、むしろ従来型の業務報告だけではわかりにくいアプローチの工夫などが見えるので、営業担当者の適切な評価につながります。

【メリット3】コミュニケーション活性化

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営業の職場コミュニケーション活性化につながります。

今持っている案件の進捗状況を共有することで、その営業担当者が欲しいと考えていた情報や、周囲の担当者が勧める有益な情報が集まり、周囲の協力を得ることができます。

また、営業の情報共有がそのまま上司への報告となるため、上司への報告のためだけに残業して資料を作成するといったムダが減らせます。上司も部下の状況をつかみやすくなり、仕事のボリュームを勘案し、適切に割り振ることができるようになります。

これらを通じて、個人プレーの職場ではなくチームプレーの連帯感が生まれ、人間関係にも好影響が出てくるようになります。

【メリット4】業務効率化

業務効率化につながります。

業務効率化とは、ムリ・ムダ・ムラのあることを削減し、コストを減らして成果を大きくしていく生産性向上のための施策です。

営業担当者が自分用に記録する情報を共有することで、情報共有のために行っていた会議や打合せを削減し、顧客情報やデータを人に聞いたり探したりする時間を減らし、引継ぎも容易になります。

そういった時間を営業活動や営業プロセス分析に割り当てることができ、業務の効率化から生産性向上につなげていくことができます。

【メリット5】活動の資産化

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営業活動を資産化することができます。

営業活動で得た顧客情報や人脈、ノウハウは、企業にとって重要な情報です。企業の名のもとに営業活動を行うわけですから、営業担当者がいなくなっても、残しておくべき財産です。顧客の最新情報を把握できるポジションにあるのが営業担当者ですから、営業担当者が情報共有することによって、財産を保存していくことができます。

そして、保存した情報を分析することで、より現実に即したマーケティング活動を行うことができます。顧客のことは、顧客に聞くのが一番ですから、自社と取引を決めてくれた理由や顧客の具体的な成果を情報共有していくと、効果的なマーケティング手法の検討に活かすことができます。

【メリット6】スキルアップ

営業担当者のスキルアップになります。

商談の進め方やアプローチのタイミング、ヒアリング項目など、顧客への対応ノウハウは、営業の初心者にとっては、お手本にすべき教材です。先輩のノウハウを共有できれば、初心者の不慣れな時期を短くし、早期に戦力化することができます。

また、案件で得た業界のノウハウや営業のプロセスを情報共有することで、営業初心者のみならず、メンバー全員がスキルアップできます。

営業のスキルは、社内で研修を行う企業ももちろんありますが、ほとんどはOJTによって現場でスキルを得るか、自己啓発するかが多いものです。現場でスキルを得る場合は、上司や先輩に同行して顧客を訪問することで、スキルを磨くものですが、たくさんの先輩と同行できるわけではないので、限られたケースしか知り得ることができません。

営業プロセスの情報共有が仕組み化されていれば、さまざまなケースでの営業スキルを学ぶことができ、営業担当者全体のスキルの底上げにつながります。

営業の情報共有をする時の注意事項

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最後に、営業の情報共有を行う際の注意事項についてご説明します。注意すべきことは4つあります。

  • 目的の明確化
  • 共有範囲とルールの策定
  • 従業員への説明と意識の啓蒙
  • コスト意識

情報共有に取り組む前に、ぜひ読んで頭に入れておいてください。

目的の明確化

1つ目は、目的の明確化です。

どんな目的を達成するために情報共有を実施するのかを明確にします。例えば、次のように、企業や部門の方針や状況に沿った目的にします。

「営業担当者の情報連携を密にして、チーム全体で成約率を上げていくために情報を共有する」
「営業担当者の入れ替わりがあっても対顧客サービスを継続・向上させていくために情報を共有する」

目的を明確にすると、共有範囲やルールなど、具体的な運用方法も定まっていきます。まずは、目的を明らかにしましょう。

共有範囲とルールの策定

2つ目は、共有範囲とルールの策定です。

どのメンバーで情報共有するのか、範囲を決めます。例えば、1課、2課などのグループ法人顧客チームに加え上席まで、といったように、情報を共有すべき最低限の範囲にします。

次に、共有する項目や共有タイミング、共有方法などのルールを決めます。例えば、共有方法にツールを使用する場合は、1つの項目にどれほどの量やレベルの情報を記載するのかを決めておくと、人によって情報量が全然違う、といった状況にならずに済みます。入力項目を定型化したり、活動内容を選択式(チェックボックス、ラジオボタンなど)にしたり、入力できる字数を制限したりするのも一法です。

機密性の高い顧客情報は、管理の徹底が重要です。業務の透明性も大切ですが、例外的な対応は安易に広がらないよう、「今回限り」「特例対応」などとわかりやすく記載しましょう。

営業担当者への説明と意識の啓蒙

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3つ目は、営業担当者への説明と意識の啓蒙です。

情報共有の目的や運用方法と併せて、今回ご紹介したメリットを説明し、共有することの意識づけをします。

営業担当者の中には、自分ならではの工夫やノウハウを別の担当者に見せたくないと抵抗感のある人もいます。また、自分と顧客の良好な関係だからこそ得られた情報だ、とプライドを持つ人もいます。

このような営業担当者の心理をよく理解した上で「営業プロセスを明らかにすることは、周囲からのサポートを得られ情報共有への姿勢自体も評価対象になるため、営業担当者にとってメリットになる」など納得感のある説明を行うとよいでしょう。

コスト意識

4つ目は、コスト意識を持つことです。

情報共有は、先ほど挙げたように「チーム全体の成約率を上げるため」「顧客サービスの向上のため」といった目的で行いますが、本来の営業活動がメインの目的であることを忘れてはいけません。バランスを大切にして、あまり多くの労力や時間を必要とするような共有方法は採用しないことです。

上司も、部下の記録を読むだけで手いっぱいになることのないように、ツールを活用するなど、職場全体にとって手間ひまをかけずに済む共有方法を選択しましょう。

まとめ

この記事では、営業の職場において、情報を共有する方法や共有すべき理由、メリットや注意事項などについて解説しました。

営業の情報共有とは、進行中の案件情報、顧客や取引先の属性情報、対応した過去の成功事例・トラブル事例などを共有することであり、近年はツールを活用する共有方法があります。

顧客の消費行動が日々変化しており、変化にスピーディに対応するためにも、営業は個人戦ではなくチーム戦で挑むべき時代になっています。

また、情報共有にはさまざまなメリットがあります。顧客への対応力が高まり、属人化の防止になります。営業プロセスを共有することで、優秀な営業担当者の手法を学び、スキルアップでき、営業担当者を適切に評価することもできます。上司や担当者間のコミュニケーション活性化や、会議や引継ぎの手間を減らす業務効率化、営業活動による人脈やノウハウなどの資産化を実現できます。

注意点としては、共有目的を明確にし、共有範囲や運用方法を決め、メンバーでしっかりと意識づけすることや、共有方法にコストをかけすぎないことです。ここを踏まえて、ぜひ情報共有化に取り組んでみてください。

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