よくある困りごととそれを解決する
KnowledgeSh@reの機能
2019/10/31
マニュアルの作成・運用の各シーンにおいて、原稿執筆・編集作業がうまく進められなかったり、マニュアルが現場のニーズに合っていなかったりと、困っているケースが多いのではないでしょうか？
今回は、マニュアル作成者と利用者の双方によくある課題や困りごとと、それらを解決するKnowledgeSh@reの機能、導入後の効果についてご説明します。
お困りごと1マニュアル作成を効率化したい
業務マニュアルの整備でやることが多すぎて困っていませんか？
- マニュアル原稿を執筆しながら、ページレイアウトや書き出し位置の調整、文字修飾などもしなければならないため、手間がかかる。
- ファイルを紛失する、まちがえて古いファイルを修正するなど、マニュアルデータのマスター管理ができない。
- 現場担当者と法務部門担当者など、複数部門からチェック結果を収集する必要があり、マニュアルの完成までに時間が掛かる。
- 法令改正に伴いマニュアルを改版、併せて新旧対応表を作成したいが、ページが多くて修正箇所を探すのが大変。
その困りごと・お悩みはKnowledgeSh@reが解決します！
- 編集作業が不要
- ブラウザの編集画面に文字を入力するだけで、自動的に見やすいマニュアルが完成。編集の手間が掛からないので、原稿執筆に専念できる。
- クラウドで一元管理できる
- クラウド環境でマニュアルのマスターデータを一元管理できるので、迷わず最新データにアクセス。マスターデータの紛失や取り違えを防止できる。最新データと併せて、修正前のデータを管理することもできる。
- レビュー結果を効率よく集約できる
- クラウド環境にあるマニュアルのマスターデータに複数人が同時アクセスし、並行してレビューを進められる。複数部門からのフィードバックがある場合も、取りまとめの手間が掛からず、作業時間を短縮できる。
- 変更箇所を自動抽出
- 修正前後など、文書間の差分を自動抽出し、新旧比較表示できるので、変更箇所がすぐにわかる。
編集レスとクラウド型の強みを生かして
効率的なマニュアル作成を可能に
お困りごと2実際の業務に活かせるマニュアルに刷新したい
マニュアルが活用されず形骸化していませんか？
- 図解がなく、文字だらけで読む気にならないため、棚から出されず活用されない。特に、機器の取り付け・取り外しや点検手順など、動作を伴う業務は文字だけではわかりにくい。
- 大量の紙マニュアルがあり、欲しい情報が見つからないので使われない。
- マニュアルの管理部門と実務部門が異なるためタイムリーに更新されない、改版ページの差し替えが徹底されないなどの理由から、マニュアルの記載がまちがっていることがある。
- 社外での作業に関するマニュアルがあるが、大量の紙マニュアルを持ち運べない、紛失による情報漏えいのリスクがあるなどのため、利用されない。
その困りごと・お悩みはKnowledgeSh@reが解決します！
- 視覚的でわかりやすい
- 動画や写真などを組み込めるので、ぱっと見て理解しやすいマニュアルを作成できる。作業現場で、手順を記録した動画を確認して、業務を迅速・正確に遂行することもできる。
- 検索性が向上する
- 電子化することで、キーワード検索が可能になり、必要な情報を探しやすくなる。すべてのマニュアルから検索することも、範囲を絞って検索することもできるので、ケースに応じて欲しい情報にすばやくアクセスできる。
- 常に最新情報を維持できる
- 修正事項はマニュアルに即反映。利用者側でのページ差し替えやファイルの置き換えは不要なので、常に最新状態のマニュアルを閲覧できる。
- 持ち運びやすい
- 外出先でも、タブレットやスマートフォンなどのデバイスで最新データを閲覧できる。また、第三者は閲覧できないため、情報漏えいのリスクがない。
使いやすく魅力的なマニュアルを実現することで、業務に役立つツールに
お困りごと3現場に沿った業務マニュアルを提供したい
部門ごとのニーズに合ったマニュアルを作成できていますか？
- 現場監督が作業場に不在のとき、作業員がマニュアルに沿って業務を進めているかチェックできるとよい。
- 外国人の従業員がいるため、日本語だけではなく複数の言語に対応できるマニュアルが必要。
- マニュアルに対する現場のニーズを知りたい。
その困りごと・お悩みはKnowledgeSh@reが解決します！
- 作業の進捗状況を把握できる
- 「チェックリスト」などの対話機能を組み込むことで、作業もれを防止できる。また、マニュアル利用者のアクセスログでチェック状況を確認すれば、進捗管理も可能。
- 多言語マニュアルを効率よく運用できる
- 複数言語のマニュアルを管理する場合、基本となる言語のマニュアルを修正更新すると、他言語マニュアルの同じ箇所にフラグが立つため、修正箇所を効率よく確認、反映もれを防止できる。
- 現場の声を収集、マニュアルに反映できる
- マニュアル利用時、自身の気づきやマニュアルへの要望をコメントとして残すことが可能。利用者のコメントを集約することで、ダイレクトな現場の声を収集できる。収集したコメントをマニュアルに取り込むこともできるので、現場の声を反映したマニュアルを実現できる。
現場ニーズに沿ったマニュアルを展開して
働きやすさ向上へ
お困りごと4マニュアルを人材育成に活用したい
OJTでの指導に苦労していませんか？
- マニュアルがなく業務が属人化しているため、すべて口頭での指導となり、教育担当者・新人双方の負荷が高い。また、教育担当者ごとに指導内容が異なることがある。
- 具体的な手順が明文化されていないため、作業もれやミスが多発。口頭で指導しても、ミスやトラブルが再発してしまう。
- マニュアルで自己学習させたいが、記載内容にメリハリがないため、重要事項が伝わらない。
- OJTの中で、新人が得た気づきや、疑問点などを拾いきれない。
その困りごと・お悩みはKnowledgeSh@reが解決します！
- 業務マニュアルをかんたんに作成できる
- ブラウザがあれば、かんたんな操作で業務マニュアルを作成可能。業務に必要な情報を集約して、新人やアルバイトなどの指導、人事異動の引き継ぎなどで活用できる。業務内容をもれなく、効率よく伝えられるので、教育担当の負担も軽減される。
- チェックリストでミス再発を防止する
- マニュアルの手順説明にチェックリストを組み込むことで、必要な作業をもれなく、正しく実施できる。
- 出力スタイルシートでわかりやすいデザインを実現
- 出力スタイルシートを利用すれば、段落要素ごとに適切なデザインで出力されるので、重要事項は強調されるなど、読みやすく理解しやすいマニュアルをかんたんに実現できる。
- 現場の声をコメントで収集
- マニュアルにコメントを書き込めるので、現場での気づきや疑問を自分のメモとして残したり、他のマニュアル利用者と共有したりできる。指導者やマニュアル管理者は、コメントを集約して、指導やマニュアル改善などに活用できる。
インタラクティブで教育効果が高いマニュアルを提供することで、日常の業務指導で役立つルールに