メールでの伝え方（3）
今回は、メールでの伝え方（3）です
トラちゃんのアドバイスが功を奏して、コテツくんのメールもだいぶすっきりと
読みやすくなったようです。
終わりよければすべてよし。最後に結びと署名について見ていきましょう。
- 残るは結びと署名ですね。
「結び」は今までの報告内容の念押しですから、あえて強調しています。
- ･･･えーと、査収は「検査して収納する」という意味だから、最初の「ご確認のうえ」はいらないかな。
それに「お願い」がダブっているし、こう書き直したらどうだろう。
修正前 修正後 結び ご確認のうえ、ご査収いただけますよう、お願いいたします。
どうぞよろしくお願いいたします。ご査収いただけますよう、お願いいたします。
- 文字数が大幅に減って、なんだか拍子抜けですが、すっきりはしましたね。
残るは「署名」ですが、ここは、会社名と名前を書いておけばよいでしょうか？
- これが正解というのはないけれど、会社名、部署名、氏名、そして電話番号（FAX番号）は必須かな。
郵便物のやりとりをするなら、郵便番号と住所を書いておくと親切かもね。
修正前 修正後 署名 （なし） 株式会社ヨウソロ
海外販売部 コテツ・T・カツラギ
TEL：22-2222-2222
FAX：22-2222-2223
- こうして見てみると、署名と名刺の中身は同じですね。
相手に自分がどこの誰かを伝えるわけですから、必然的に内容も一緒になる･･･と。
納得です。
- これで一通り、見終わったね。
それでは、書き直したメールを見てみようか。
件名 【3MA】進捗のご報告（8月度） 宛先 キビナゴ商事株式会社
課長 タツクリ様書き出し いつもお世話になっております。 名乗り 株式会社ヨウソロ 海外販売部のコテツです。 用件 3MAプロジェクト（8月度）の進捗状況を報告します。
■プロジェクト全体の進捗
・ST（システムテスト）工程の進捗は当初の計画どおり。
■課題と対策
安全衛生および品質確保の観点から、下記の施策を実施。
・夏バテ対策として、メンバー全員に鰻丼を支給。
・ストレス発散のため、爪とぎ室を設置。
（後略）結び ご査収いただけますよう、お願いいたします。 署名 株式会社ヨウソロ
海外販売部 コテツ・T・カツラギ
TEL：22-2222-2222
FAX：22-2222-2223
- 要所、要所に「読みやすくしよう」という工夫の感じられる文面になりましたね。
これがいわゆる「おもてなし」の心でしょうか。
- メールに限ったことではないけれど、文字だけのコミュニケーションは思いが伝わりにくいし、誤解を招きやすいからね。
少しでもわかりやすく、読みやすく書くという気持ちは大事だと思うんだ。
- そのとおりですね！
メールを書くときは、今まで以上に気を遣っていきたいと思います。
- うん、3MAプロジェクトもあともう一息で完了だよね。
これからもお客さまとの円滑なコミュニケーションを意識して頑張ってね。
- ･･･ところで、トラ先輩。
1週間前にメールをお送りしたんですが、読んでいただけましたか？
すぐに返事が欲しかったので、件名の先頭に【至急】、【重要】って入れておいたのですが。
- 1週間前･･･って、僕が風邪をひいて休んでいたときだよね！
そういうことはメールだけじゃなくて、直接教えてよ！
予告
次回は「色彩の基本ルール」についてお伝えします。