メールでの伝え方（2）

件名、宛先と来て、次は「書き出し」ですね。
ここはビジネス文例集を見ながら、丁寧に書いてみました。

タツクリ課長は何度もお会いしている間柄だから、こんな大仰な書き出しじゃなくていいよ。
（何より、結びの敬白を書き忘れてるし･･･）
大事なのは用件だから、ここは簡潔に一言だけ書いておこうね。

言われてみればそうですね。
では、シンプル・イズ・ベストでこれくらいにしておきましょうか。

	修正前	修正後
書き出し	謹啓、時下ますますご清祥のこととお慶び申しあげます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。	いつもお世話になっております。

次は「名乗り」だけれど、会社名と部署名があれば十分かな。
グループ名は内部の話だから、対外的なメールには書かなくていいからね。

	修正前	修正後
名乗り	株式会社ヨウソロ 素敵商品事業部 海外販売部 ナンシーグループのコテツです。	株式会社ヨウソロ 海外販売部のコテツです。

ところでトラ先輩、この「名乗り」って必要ですか？
差出人は画面に表示されますし、署名もあるのにわざわざ･･･という気もしますが。

（そう言いながら署名が入ってないんだよなあ･･･）
お客さんに電話をかけて、名乗らずに話し始めたりなんてしないでしょ？
それにメールを最後まで見ないと誰だかわからないのも不便だから、最初に
名乗っておこうね。

なるほど、一理ありますね。
さて、次は肝心な「用件」ですが、いかがでしょう。

用件	3MAプロジェクト（8月度）の進捗状況を報告します。 ■プロジェクト全体の進捗 ・ST（システムテスト）工程の進捗は当初の計画どおり。 ■課題と対策 安全衛生および品質確保の観点から、下記の施策を実施。 ・夏バテ対策として、メンバー全員に鰻丼を支給。 ・ストレス発散のため、爪とぎ室を設置。 （後略）

うん。用件はわかりやすくまとめられているよ。
日報の書き方でコツをだいぶつかんだみたいだね。
おさらいの意味も含めて、報告書を書くポイントをまとめておくよ。

・報告書は要点を明確にして、簡潔に書く！
・一目でわかるようにキーワードだけにしたり、体言止めにしたりする工夫を！
・報告書が何のためのものか、目的のために必要な情報が含まれているかを見直す！

ありがとうございます！
3MAはキビナゴ商事さんの一大プロジェクトですし、報告のしがいがあります！

それ以外には、文章が長くならないように意識して改行を入れることかな。
メールの場合は、情報の切れ目がはっきりとわかるように、単語や意味の切れ目で 改行すると、ぐっと読みやすくなるからね。

確かに単語の途中とか、変なところで文章が切れると読みにくいですね。
納得です。

文章を短めにして、読みやすい位置で改行しておけば、引用するときにも便利だよね。
メールは読む人の環境によってレイアウトが崩れがちだから、ついつい気にしちゃうんだ。

･･･トラ先輩の細かい気配りに感服しましたっ！
自分もわかりやすい文章を書くように努めます。

その意気だね！
次回は締めくくりとして、結びと署名を見ていくよ！