「わかりやすく書く」新入社員編（2）
今回は、新入社員編（2）です
前回に引き続き、コテツくんの日報を改善していきます。
読みやすい日報とは、どんなものなのでしょうか。
トラちゃんのアドバイスを見てみましょう。
- 前回は言葉づかいを修正したけど、今回は報告書としての読みやすさを考えてみよう。
- 前回、修正した結果は、こんな感じです。
読みやすい報告書にするためには、どんなポイントがあるんでしょうか？
2023/4/19
午前中は、各部署の業務内容としてグローバル営業部のシマダ課長から業務の
説明がありました。
海外拠点での様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
午後は、先週から継続しているデータ入力作業を行いました。
7章まで完了しました。私が担当している範囲は、予定より遅れています。
明日は、午前中に地域ソリューション部のシロノ部長代理の講義があります。
午後は、引き続きデータ入力作業を行います。
（略）
- 読み手が誰か、何のための報告なのか、というのが読みやすさのポイントだよ。
まずは、誰に読んでもらうものなのかを、あらためて考えてみよう。
- 報告書の送付先は、人事部の担当者と、私の上司です。
…そういえば、新入社員全員の報告書に目を通すだけでも、
かなり時間がかかるって聞きました。
- そうだね。
読み手のことを考えて、報告書は要点を明確にして、簡潔に書くことを
心がけるといいんだよ。
要点をはっきりさせるために、報告内容を大まかに区切って見出しをつけてみて。
- わかりました。やってみます。
2023/4/19
■本日の研修内容
・午前：各部署の業務内容としてグローバル営業部のシマダ課長から
業務の説明がありました。
所感：海外拠点の様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
・午後：先週から継続しているデータ入力作業を行いました。
7章まで完了しました。私が担当している範囲は、予定より遅れています。
■明日の予定
・午前：地域ソリューション部のシロノ部長代理の講義があります。
・午後：引き続きデータ入力作業を行います。
（略）
- 格段に読みやすくなったね！
続けて、報告内容で省けるところは省いて簡潔にしてみよう。
文章ではなくキーワードだけにしたり、体言止めにしたりするといいよ。
- これでどうですか？
2023/4/19
■本日の研修内容
・午前：業務内容の説明（グローバル営業部 シマダ課長）
所感：海外拠点の様子をビデオで見ることができて、非常に興味深かったです。
・午後：データ入力作業
担当している1～10章のうち、7章まで完了（予定より遅延）
■明日の予定
・午前：業務内容の説明（地域ソリューション部 シロノ部長代理）
・午後：データ入力作業（8～9章）
（略）
- かなりいい線まできたね。
次に、この報告書が何のためのものか、目的のために必要な情報が含まれているかを 考えてみよう。
作業が遅れているみたいだけど、遅れましたっていう報告だけでいいと思う？
- 遅れたままではダメだから…。
遅れの原因とその対策が必要なんですね。
これでどうでしょうか。
（略）
・午後：データ入力作業
担当している1～10章のうち、7章まで完了（予定より遅延）
【作業遅延の原因】
7章の手書き原稿の文字が読みにくく、わかりにくい部分が出てくるたびに
担当者に内容を確認して入力したため。
【対策】
読みにくい部分は担当者にまとめて確認してから、入力を開始する。
（略）
…でも、自分一人の力で解決できない場合は、対策は書けませんよね。
- そうだね。
そんなときは、上司を含めて対策を検討する必要があるから、
日報に検討依頼を書くといいんだよ。
- 参考になりました！
ありがとうございました！
予告
次回から英語シリーズが始まります。