Effective manual creation

連載コラム「わかりやすく書く」

-すべてのナレッジを価値に変える-

時はいつか、所はどこか。人のように立って、話をする、まぁるいネコたちの暮らす世界。
そんな世界の小さな会社、株式会社ヨウソロで忙しく働く、トラネコのトラちゃん。
今日も今日とて、メールを書いて、会議を開き、マニュアルも作らなくちゃいけません。

メールにせよ、マニュアルにせよ、内容はもちろん大事ですが、わかりやすく伝えることも大事なポイントです。
本コラムでは、トラちゃんたちの日常を通じて、伝わりやすい文章を書くためのコツをお伝えします。

箇条書きを活用する

今回のテーマは「箇条書き」です

前回は「文の長さ」についてお伝えしましたが、文を短くするだけでは不十分な場合があります。
よりわかりやすい文を書くためにどのようにしたらいいか、見てみましょう。

トラ
ミケさん!
説明書の作成を進めているんだけどね、ちょっと見てほしいところが出てきたんだ。
文が長くなったから、この前教えてもらった「長い文を短く!」を意識して書き直してみたんだよ。でも、わかりやすくなったような、なっていないような…。

【書き直し前】

■セキュリティを正しく設定する
情報漏えいを防ぐためには、セキュリティを正しく設定する必要があります。
BIOSやOSのパスワードが設定されているか、スクリーンセーバーの待ち時間が
5分以内になっているか、また、スクリーンセーバーがパスワードで保護されて
いるかを確認してください。

【書き直し後】

■セキュリティを正しく設定する
情報漏えいを防ぐためには、セキュリティを正しく設定する必要があります。
BIOSやOSのパスワードが設定されているかを確認してください。また、
スクリーンセーバーの待ち時間が5分以内になっているかを確認してください。
あわせて、スクリーンセーバーがパスワードで保護されているかについても
確認してください。
ミケ
この前説明したポイントをきちんと意識して書き直しているね。
どんなところがしっくりきていないのかな?
トラ
結局何を確認したらいいかが、ぱっと見てわからない気がするんだ。
ミケ
いいところに気づいたね。
複数の項目を並べて書くときは、「箇条書き」を活用するといいんだよ。
トラ
そうか、箇条書きという手があったのか!

■セキュリティを正しく設定する
情報漏えいを防ぐためには、セキュリティを正しく設定する必要があります。
以下の項目を確認してください。
・BIOSやOSのパスワードが設定されているか
・スクリーンセーバーの待ち時間が5分以内になっているか
・スクリーンセーバーがパスワードで保護されているか
ミケ
内容が整理されて、すごくわかりやすくなったね。
視覚的にもメリハリがつくから、読みやすく、記憶に残りやすくなるんだよ。
トラ
記憶にも残りやすくなるっていうのは大事だね!
とっても参考になったよ。
ありがとう、ミケさん。

予告

次回は「否定表現」についてお伝えします。

プロフィール

トラトラ
わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しい・・・と思う今日この頃。
ミケミケ
マニュアル制作を担当して10年目。文章を書くのはお手のもの。
モグモグ
トラちゃんとミケさんの会話をこっそり聞くのがひそかな楽しみ。勘違いしやすい性格。

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