マニュアル作成を外注するメリットとは？依頼可能な内容と取引先を選ぶポイントまで徹底解説！｜KnowledgeSh@re

2023/06/23

マニュアルとは、業務をわかりやすく説明するために、目次・概要・本文といった構成で、文章や画像、図やイラストなどで表された資料です。近年はテレワークの普及もあり、パソコンやスマートフォンで閲覧できるようマニュアルの電子化も進んでいます。

マニュアルが整備されると、業務が標準化され、ミスを防ぎ品質を安定させることができます。また、マニュアルによって業務を「見える化」し、改善点を洗い出したり属人化を防いだりする効果も得られます。

それだけに、できるだけ早期にマニュアルを整備したいものの、自社の従業員が作るか制作会社に外注するか、迷うところではないでしょうか。

この記事では、マニュアル作成を制作会社に外注した場合のメリットや外注可能な内容、外注先を選ぶポイントについて解説します。「マニュアルを短期間で整備したい」「今あるマニュアルを改善したい」とお考えの方に、参考にしていただければ幸いです。

マニュアル作成を外注するメリット

マニュアル作成の外注は、次のようなメリットがあります。

業務効率化につながる
多言語翻訳に対応できる
さまざまな端末での閲覧が可能

それぞれについてご説明します。

業務効率化につながる

マニュアル作成の外注によって、業務効率化につながるメリットがあります。

種類やボリュームの少ないマニュアルを作る場合であれば、業務に詳しい自社の従業員が作成するのがベストでしょう。

しかし、種類やボリュームの多いマニュアルをまとめて整備したい場合は、従業員が時間をなかなか確保できずに時間がかかり、完成まで長期化する場合があります。マニュアルプロジェクトに人手を取られ業務に従事する人数が少なくなれば、本業に影響が出るおそれもあります。従業員が業務の合間にマニュアル作成に取り組むより、制作会社のプロが作成した方が短期間で仕上がります。

また、業務が詳しく記載されるだけでなく、見やすく内容をつかみやすいマニュアルでないと活用されなくなります。例えば「図解を入れた方がよい」「用語説明を囲みで挿入するとよい」など、マニュアルを専門的に取り扱う会社の経験によるノウハウを活かして作成すると品質のよいマニュアルになります。

短期間で品質のよいマニュアルを作成することも業務効率化ですし、品質のよいマニュアルで新入社員の即戦力化や人事異動時の引き継ぎ省力化などが実現すれば、さらに業務の効率化につながります。

多言語翻訳に対応できる

マニュアル作成を外注することで、多言語翻訳に対応できるメリットがあります。

外国人の従業員を雇用している企業では、多言語でマニュアルを作成する必要があります。英語への翻訳のみであっても、自社で翻訳を行うのは時間と手間がかかりますから、多言語であればさらに時間がかかります。

近年、翻訳ソフトを利用すれば簡単に日本語から外国語への翻訳ができますが、「業務のマニュアルとしてわかりやすい表現になっているか」「自社ならではの用語の意味が伝わるか」などの観点で日本語と遜色のないマニュアルにするには、翻訳ソフトだけでは難しいものです。

外国語の文化的背景によっては同じイラストでも意味合いが変わるなど注意すべき点もあり、多言語翻訳のノウハウを持つ制作会社にマニュアル作成を外注する方が安心です。

さまざまな端末での閲覧が可能

マニュアル作成の外注では、さまざまな端末での閲覧が可能なマニュアルを依頼できるメリットがあります。

自社で、ワードやエクセルなどのソフトでマニュアルを作成すると、スマートフォンでは見づらいレイアウトになることがあります。マニュアルを外注すると、パソコンやスマートフォン、タブレット端末で閲覧できるようサイズ調整に対応してもらえます。また、動画によるマニュアルを依頼でき、動画をタブレット端末で閲覧しながら作業する、といったことも可能になります。

さまざまな端末で閲覧ができると、電子化が進み、ペーパーレス化につながります。訪問先や出張先、テレワーク先でのマニュアル閲覧も可能になり、業務がスムーズに進行します。

マニュアル作成で外注可能な内容

マニュアル作成で外注可能な内容には、次のようなものがあります。

マニュアルの新規作成
マニュアルの更新・リライト
マニュアルの電子化・フォーマット変更
マニュアルの印刷・製本対応

どのような内容か、一つずつ見ていきましょう。

マニュアルの新規作成

マニュアルの新規作成を行います。

業種・業界によって、さまざまなマニュアルがあります。例えば、詳細な手順が書かれた業務マニュアルや短い箇条書きのチェックリスト、機器などの取扱説明書や医療現場のSOP（標準作業手順書）、システムの操作手順書などがあります。

マニュアル制作会社では、どのようなマニュアルを作成するのか、まず目的をヒアリングします。その上で、マニュアルの構成やデザインの方向性、閲覧対応の端末や作成後の運用管理方法などを確認しながら、作成に必要なデータや資料を受領して制作に入ります。必要があれば作成後に印刷・製本を行い、納品となります。

マニュアルの更新・リライト

マニュアルの更新やリライトを行います。

業務内容の改善や法改正による対応の変更、組織改編や使用システムの追加など、マニュアルの内容に影響のある変更があれば、更新が必要となります。また、表現を改めたり、図や画像を挿入したりといったリライトを行い、さらなるわかりやすさを目指すこともあるでしょう。

自社や、他の外注先で作成したマニュアルの更新やリライトを、別の制作会社に外注することもできます。

マニュアルの電子化・フォーマット変更

マニュアルの電子化やフォーマットの変更を行います。

マニュアルの電子化は、紙のマニュアルをPDFファイルやブラウザで閲覧できるHTMLなどに変換し、パソコンなどで扱えるファイルにすることです。

フォーマットの変更はファイル形式の変更のことです。例えばMicrosoft Wordで作成されたマニュアルをPDFファイルへ変更する、特殊なアプリケーションのファイルをMicrosoft Wordへ変更する、などさまざまなケースがあります。

膨大な量の紙マニュアルを電子化したり、特殊なファイル形式をフォーマット変更したりするのは自社では手間がかかりますが、機材や環境の整った制作会社であれば短期間で仕上がります。

マニュアルの印刷・製本対応

マニュアルの印刷・製本を行います。

マニュアルは業務によってさまざまな使い方があり、オンラインで使える電子マニュアルが必要な業務もあれば、紙のマニュアルが必要な業務もあります。紙であれば、例えば手帳サイズのコンパクトなものや分厚い辞書のようなもの、汚れに強い特殊用紙に印刷するものなど、形状もさまざまです。マニュアル制作会社に外注すれば、マニュアルの本文の編集のみならず、こういったさまざまな形状のマニュアルの印刷・製本にも対応してもらえます。

マニュアルの作成は自社内で行い、印刷や製本のみマニュアル制作会社に依頼することも可能です。

マニュアル作成の外注先を選ぶポイント

マニュアル作成を依頼するにあたって、外注先を選ぶ際のポイントを3つご紹介します。

実績が豊富
業務範囲がマッチしている
依頼したい内容が得意分野である

マニュアル制作会社は数多くあり、会社によって実績や業務範囲、得意分野はさまざまです。具体的にどのようなポイントに留意するとよいかをご説明します。

実績が豊富

1つ目のポイントは、外注したい内容についての実績が豊富かどうかです。

外注したいマニュアルの種類や納品形態、表現内容についての実績が豊富かをよく確認しましょう。実績が豊富だと次のようなメリットがあります。

スタッフの経験値が高い
同業他社のマニュアルを作成していれば、専門用語の理解が得られるため、最適な表現方法の提案も早く、ヒアリングやリサーチに時間がかからずにすみます。
納得感のある料金となる
実績がなければ、低いモニター価格になるか高くなる場合があります。モニター価格をメリットと感じるならそれも一法ですが、実績が多ければ納得感のある料金設定に落ち着きます。
機密保持契約が徹底される
マニュアルは業務のノウハウが凝縮された社外秘情報。実績が豊富な会社であれば多くの企業とのやり取りの中で機密保持体制が整備され、対応が行き届いています。

取引先選びとして実績は重要なポイントですが、マニュアル作成においては特に重要です。

業務範囲がマッチしている

2つ目のポイントは、外注したい業務範囲がマッチしているかどうかです。

外注可能な内容として、マニュアルの新規作成、更新・リライト、電子化・フォーマット変更、印刷・製本対応を前の章でご紹介しました。この他にも、マニュアル完成後に自社内でマニュアルを更新していくための運営支援を行うなど、マニュアル制作会社によってさまざまなサービスがあります。

作成から作成後の更新まですべて対応できるのか、フォーマット変更だけ・印刷だけなど部分的な対応ができるのかなど、外注したい業務範囲がマッチしているかを確認しましょう。

その上で、取引する上での条件はあるか、マニュアル作成作業はどこで行うのか、内容の修正や変更などにどの程度対応してもらえるのかなど、実際の作業をイメージして聞いてみましょう。

正確な見積もりを得るためにも、自社で行いたい部分と依頼したい部分を明確に伝えることが大切です。

依頼したい内容が得意分野である

3つ目のポイントは、依頼したい内容がその制作会社の得意分野かどうかです。

外注したいマニュアルの種類や納品形態、表現内容を得意分野としているマニュアル制作会社であれば、ノウハウや経験があるため作成がスムーズに進みます。具体的には次のようなポイントを確認してみましょう。

マニュアルの種類
業務マニュアル、システム操作マニュアル、防災マニュアル、教育訓練マニュアルなど、依頼したいマニュアルを作成した実績があり、得意分野であるか。
納品形態
Microsoft Wordなどの印刷も可能なマニュアルや、スマートフォンでも使用できるオンラインマニュアル、冊子として製本するマニュアルなど、納品形態が異なれば、マニュアル作成に必要なツールやソフト、機材が異なる。イメージしている端末や媒体への対応が可能か。
表現内容
文字の他に、画像・動画・図・イラスト・漫画などの表現や翻訳が必要な場合、専門のスタッフがいるか。

マニュアル作成以外の事業として、例えば教材作成や映像コンテンツ作成を行っているなどの特色があれば、そういった面からも制作会社の得意分野が把握できます。

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