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テレワークでも業務効率化していくコツは？効率化が難しい3つの要因と対策を解説

2022/04/30

働き方改革やコロナ禍によりテレワークが浸透し、テレワークと出社をうまく活用している職場が増えつつあります。ただ、そんな中でも生産性を上げ、業務効率化を図ることはたやすいことではありません。

ある金融機関の管理職の方に、テレワークについて聞くと、次のように話しています。

「テレワークは、良くも悪くも雑音がない。雑音は集中力の妨げになる場合もあるが、『人のふり見て我がふり直す』きっかけがなくなる。先輩社員も、後輩が目の前にいないと、指導する意識が希薄になり、人が育ちにくいと感じる」

「部下がどのように仕事を進めているのか見えないので、心配になる。困ったり悩んだりしていないか、過干渉にならないようなコミュニケーションの取り方が難しい」

人材育成や改善提案は業務効率化に不可欠な要素ですから、テレワーク体制においても業務効率化を推進していくのは、難しいけれども解決したい課題です。

そこで、この記事では、テレワークにおいても業務効率化を推進していくために、効率化が進まない要因とその解決方法を解説します。参考にしていただければ幸いです。

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テレワークでの業務効率化とは

テレワークとはリモートワークとも呼ばれ、自宅やコワーキングスペース、サテライトオフィスなど、職場から離れた場所で仕事をすることであり、働き方改革の推進やコロナ禍、ツールやシステムの発展に後押しされ、近年普及が進みつつあります。

総務省（※1）によると、2020年3月に17.6%だった民間企業のテレワークは、2021年3月には38.4%となり上昇傾向にあること、またテレワーク実施者が定着している傾向があります。

業務効率化は、業務におけるムリ・ムダ・ムラを見つけ、時間や人手などのコストを削減して業績向上につなげていくことです。テレワークを導入するだけでも、従業員の交通費やオフィスの光熱費・賃料といった費用の削減や、ムダな会議や作業の廃止、業務の役割分担を明確化するなどの業務効率化策は実現できます。

ただ、テレワークは人目がない環境での業務だけに、さらに踏み込んだ効率化がなかなか推進できない状況があります。どんな状況なのか、そのような状況になる原因はどこにあるのか、次の項で一つずつご説明します。

テレワークだと業務効率化が難しい3つの要因

テレワークにおいて、さらなる業務効率化を難しくさせる要因は3つあります。

コミュニケーション不足
従業員の業務可視化のしづらさ
運動不足による能率低下

どのような要因なのか、見ていきましょう。

【要因1】コミュニケーション不足

要因の1つ目に、同僚や上司とのコミュニケーション不足があります。

例えば、ちょっとした一言で解決するようなことも、テレワークだとタイミングが合わず同僚と相談できなくて業務が止まることがあります。オンラインミーティングやチャットで丁寧な話し方を心がけると、意図したことが伝わっておらず違う方向に進んでしまい、軌道修正に時間がかかることもあります。

先輩従業員のうち、後輩を指導するよう任命されている人以外は、後輩の姿が目に入らないため、気づいたことをアドバイスするといった「育てる意識」が希薄になります。

このように、同僚や上司とのコミュニケーションが不足して情報の伝達量が少ないと「かえって回り道をして業務に時間がかかる」「人材のスキルアップといった業務効率化策がとれない」などの状況になります。

従業員の業務可視化のしづらさ

要因の2つ目に、従業員の業務可視化のしづらさがあります。

従業員は、他の人の仕事ぶりが見えず、同僚や上司に気軽に話しかけにくいため、業務の改善点にせっかく気づいても自信が持てなかったりささいなことに思えたりして、シェアを後回しにしがちになります。
そして改善提案したい内容を忘れてしまいます。
また、人目がないため、どうしても仕事の速度がマイペースになり、それをカバーしようとして長時間労働になりがちです。

上司は、業務中、従業員がどの程度集中できているかわからず、成果物や時折のコミュニケーション以外からは従業員の動き方がつかめないため、従業員が業務においてどんな工夫をしたのかが見えにくくなります。良い点も悪い点も見えづらいため、ほめにくく、注意を促すのも難しくなります。

その結果、業務のムリやムダ、ムラの発見や改善提案がされにくくなります。

運動不足による能率低下

要因の3つ目に、運動不足による能率低下があります。

業務効率化に直接影響がないように見えますが、移動時間の少ないテレワークは、深刻な運動不足を招き、運動不足による睡眠の質低下や思考力の低下につながります。

厚生労働省（※2）は、1日あたり男性9,200歩、女性8,300歩の歩行が健康の維持・増進に必要だと勧めています。リズム良く歩くと10分で1,000歩ほど歩くことができるため、目標の歩数に到達するには1日に80分～90分程度歩くとよいのですが、在宅勤務型のテレワークではこの時間を確保することが難しくなります。

運動不足・睡眠不足が続いて思考力や集中力が落ちると、日々のタスクをこなすだけで精一杯になり、業務をより良くしていこうというモチベーションが上がらず、業務効率化まで行う余裕がない状況となります。

テレワークでも業務効率化を進める6つの方法

テレワークにおいても業務効率化を進めていくには、3つの要因を解決していく必要があります。そのための方法を6つ、ご紹介します。
同じ職場であってもさまざまな業務がありますし、従業員の個人差もあります。ご紹介する6つの方法の中から複数の施策を実践し、どの方法が効果的か試してみてください。

【方法1】従業員間のコミュニケーション活性化

従業員間のコミュニケーションを活性化する方法です。

まずは、コミュニケーションの場を作るために、コミュニケーションツールを活用します。チャットなどで質問しやすい場、情報共有しやすい場を作ります。バーチャルオフィスツールを活用して、他のメンバーが「ミーティング中」「昼休憩中」など、どんな状況かわかりやすくし自然な会話が発生するよう促すのも一法です。

次に、場をフル活用するために、「声をあげよう」「伝えよう」と、テレワーク下こそ積極的にコミュニケーションをとるマインドを職場のメンバー全員が持つように働きかけます。
業務で、迷ったり悩んだりするのは、自分だけではありません。同じ業務を行っていれば他の人も同じように迷う瞬間があります。「質問することは、他の人の仕事を邪魔するのではなく、判断に迷う事例をみんなにシェアする行動だ」という意識を持つよう、折に触れて話しましょう。

それでも遠慮してしまう部下や後輩のためには、朝のミーティングをカメラオンで15分行うなど、他のメンバーと1日1回は顔を見ながら会話する時間を必ず設けるのもおすすめです。

コミュニケーションを強化することで業務がスムーズに進行し、業務知識のシェアやスキルアップにもなります。

【方法2】マニュアルツールの活用

知識共有や、改善提案のためのマニュアルツールを活用する方法です。

マニュアルツールとは、業務マニュアルを作成し、それをタブレットやパソコンなどの媒体で閲覧でき、さらにマニュアルの内容に改善点や気づきをコメント入力できるツールです。

マニュアルは、業務知識や知見など、業務に必要な情報を必要な箇所に集約していく、ノウハウの土台となる存在ですが、マニュアルツールであれば、自分の都合の良いタイミングで気づきやノウハウを入力していけるため、テレワークにおいても効果のあるツールです。

紙のマニュアルと違ってテレワーク先の媒体でいつでもどこでも閲覧できますし、知りたい箇所の検索も早いので、忘れないうちに改善点をすぐコメントしメンバーで情報共有することが可能です。また、マニュアルの内容をボタン選択などのテスト問題のように表示させることもでき、後輩指導のためのe-ラーニングツールとして使うこともできます。

マニュアルツールを活用することで、従業員のスキルアップや、積極的な改善提案につながります。

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【方法3】時間管理のサポート

従業員の時間管理をサポートする方法です。

例えば、職場のメンバーがある程度同じ動きをするのであれば、午前中は各自の案件推進タイム、午後は顧客からの問い合わせや相談についてのシェアタイムをとるなど、時間を決めます。

職場のメンバーの動き方がそれぞれ違う場合は、スケジュールをスケジューラーで共有し、一区切りついたらチャットで報告をもらう、時間管理アプリを使ってもらう、といった方法もあります。時間管理アプリは、25分作業し5分休憩を繰り返すポモドーロ・テクニックを実践できるなど、楽しく取り組めるものがあります。

時間管理をサポートすることで、集中力の持続やムリな仕事量・ムダな行動の抑制ができますし、長時間労働になるのを防ぐ効果もあります。

【方法4】1日の計画を立て、計測し記録する

従業員それぞれが、1日の計画を立てて、計画通りに進んだか、さらなるスピードアップを図れたかを記録する方法です。

1日で、何をどの流れで行うかあらかじめ計画を立て、上司に知らせます。1日の最後に振り返り、未完了のものがあればいつ行うかを決め、振り返りの内容を上司に簡潔に報告します。管理されている、という受け身の感覚ではなく、どれだけ予定通りできるかにチームでチャレンジするという感覚で、楽しみながら進めるとよいでしょう。

日々のゴールを設定して、行うべきタスクとその優先順位を記録する習慣を続けると、業務のスピードアップや優先順位を意識した行動ができるようになりますし、PDCAサイクルの実践にもなります。

【方法5】業務の見える化

業務の「見える化」を図る方法です。

タスクやプロジェクトの管理ができるツールを活用し、メンバーが担当している業務内容や進捗状況が閲覧できる体制にします。または、簡潔な箇条書きの業務日誌をつけ、それに基づき1日の終わりにオンラインミーティングを行って各メンバーの進捗状況や課題を共有し、不安な点にはお互いにアドバイスや意見交換をします。

報告に時間を取られないよう、報告が必要なもの・不要なものは上司が指定し、やったこと全てを報告しなくても済むようにします。

業務量や進捗状況の見える化により、業務量のムラを発見して平準化できますし、納期遅れやトラブルを予防できます。

【方法6】従業員に運動を促す

従業員に軽い運動をするよう促す方法です。

健康保険組合が、日頃から健康管理についてのサポートを行っている会社もありますが、日中の活動の中で「今やろう」と促せるのはやはり職場のメンバーです。例えば、次のようなことを行ってみましょう。

テレワークの前に10分散策し歩数を報告し合う
15時からラジオ体操を行う
オンラインミーティングの際に座ったまま行えるストレッチを全員で行う

従業員の健康管理には、規則正しい生活や睡眠、食事など大切な要素がいろいろありますが、テレワークでは特に運動が不足しますので、運動を切り口にするのがおすすめです。運動のサポートをすることで、心身ともに健康な状態を保ち、集中力を高め、総労働時間の削減につなげることができます。

まとめ

今回は、テレワークにおいても業務効率化を推進するコツについて解説しました。

テレワークは、人目を気にせず集中して業務ができる一方で、他人の目が入りにくい環境のため、さらなる業務効率化を図っていくのが難しくもあります。

ちょっとした相談がしにくくコミュニケーション不足になりがちなことや、同僚が何をやっているか見えず、育成や注意喚起などの管理がしにくいことにもつながる業務可視化の難しさ、運動不足で能率が低下してしまうことなどがその原因に挙げられます。これらによって、労働時間が長くなり、さらなる業務効率化まで手が回らない、といった状況に陥ってしまいます。

これらの原因を解決するための、以下の6つの方法をご紹介しました。