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ライティング記事一覧

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

第1回は、一文を改善するポイント、第2回は文章全体のフォーマット、レイアウト、表現を統一するポイントについてお伝えしました。
本ブログの読者の方は、日々の業務の中で、後輩や部下の書いた文書をレビューすることもあるかと思います。私自身の経験を振り返っても、ライティングの勉強もしましたが、上司に何度もレビューで指摘され、修正することにより、文章力が身についていったなと思います。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
レビューとその修正を繰り返すという学びのサイクルの中で、文章力を鍛えていく重要性についてお伝えします。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスに従って文書を修正したので、さっそく見せに来たようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、ご指摘の箇所を修正し、表現も全体的に見直しました。
いかがでしょうか?

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
うん。ビジネス文書のフォーマットも守っているし、レイアウトも見やすくなって、とてもよくなったと思うよ。

 

 

コテツ:イメージ図
ありがとうございます。
これでアメショー課長に出せます。

 

 

イメージ図

トラ:
ちょっと待って。内容についてなんだけど、「6. 所感」はちょっと問題あるね。
今のままだと自分の感想だけになっているよね。
アメショー課長からコテツくんへの依頼はなんだったのかな。

 

コテツ:イメージ図
お客様を管理するためのCRM導入を検討するため、NekoCRMの新商品を調査しろということでした。

 

 

イメージ図

トラ:
そうだよね。コテツくんは、NekoCRMの新商品発表会に行って、この商品を導入すべきと思ったの?
それとも、導入すべきではないと思ったの?

 

イメージ図

コテツ:
そうですね。
小さい規模で始められる安いプランもありますし、標準で必要な機能がついているので、うちの会社の要件に合っていると思いました。

 

イメージ図

トラ:
だったらそれを書けばいいんだよ。
ビジネス文書では、その文書の目的に合わせた所感を書く必要があるんだ。今回は、課長がCRM導入の判断をするための報告書だから、その判断材料になる所感を書くと良いよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります!
いつもレビューをありがとうございます。

 

 

イメージ図

トラ:
気にしないでいいよ。
僕もいつもミケさんに文書をレビューしてもらっていたし、何度も失敗して覚えてきたんだ。

ミケさんはいつも親切に教えてくれたな~(思い出にひたるトラちゃん)。

イメージ図

 コテツ:イメージ図
そうでしたか。
トラ先輩にも失敗があったんですね。少し安心しました。

 

イメージ図

トラ:
文書を作成したら、自己チェックして、他者レビューを受けること。
そして、その指摘内容を次回の文書作成に生かしていくことが重要だよね。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
今回の指摘内容を生かして、CatCRM、DoraCRM、KonekoCRMの報告書も書くので、また明日レビューしてください。

 

イメージ図

トラ:
(えー、そんなにあるの‥‥‥。)

 

 

 

いかがでしたか?文章力は一日にしてならず。自己チェック結果や他者レビュー結果を次の文書作成で実践するという学びのサイクルを回すことにより、文章力を鍛えていく必要があります。
しかしながら、最近は職場が忙しくなり、上司やトレーナーの方が若手社員の文章を添削する時間が取れない、自分で修正した方が早いので修正してしまって、若手社員の文章力向上につながっていない、そもそも指導できる人がいないなどのお悩みもお聞きします。

 

<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

ビジネスシーンを想定した演習課題に取り組み、報告書や議事録を作成して添削を受けるという擬似的な体験をする中で文章力を鍛えることができます。


 

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

前回は、一文を改善するポイントを文書作成の原則としてお伝えしましたが、今回はわかりやすいビジネス文書を作成するため、ビジネス文書のフォーマットを守る、読みやすくレイアウトする、表現を統一するというポイントについてご説明します。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスで文章は改善したのですが、まだビジネス文書として直すところがあるようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、文章は直したのですが、他にも直すところがあるんですよね。さっそく、直しましょう!

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
まずは、ビジネス文書の基本的なフォーマットについて説明するね。
発信者名の一般的書き方なんだけど、社内文書は「所属部署名/(肩書き)/氏名+様」、社外文書は「会社名/所属部署名/(肩書き)/氏名+様」の順なんだ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
それでは、「素敵商品事業部課長 アメショー様」とするのが正しいんですね。

 

 

イメージ図

トラ:
そう!正式にはそうなるね。部内なので、正式ではなく、「素敵商品事業部 アメショー課長」としてもいいけど、その場合、「課長」は敬称扱いだから「様」はいらないよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります。
ビジネス文書にはルールがあるんですね。

 

イメージ図

トラ:
基本的なフォーマットについてもう少し説明するね。
報告者名は、発信者名の下に右寄せで書くのが一般的なんだ。
そして、結語は、続きがないことを示すため「以上」で締めくくろう。
これはルールだから覚えておいた方がいいよ。イメージ図

 コテツ:
わかりました!
発信者名と結語を追加します。それで完成ですか?

 

イメージ図

トラ:
まだまだ完成じゃないんだ。
次はレイアウトについて説明するね。
小見出しと説明文に注目してみて。文の開始位置が一緒になっているよね。何か問題だと思わないかい?

 

コテツ:イメージ図
うーん。
小見出しが目立たないということでしょうか。

 

 

イメージ図トラ:
そう。説明文はインデントをつけて、小見出しの下の階層であることがわかるようにした方がいいよ。
それから、箇条書きは「ぶら下げ」と言って、2行目以降を字下げした方が読みやすいよね。たとえば、以下のようになるよ。

・多くの標準機能を搭載しているが、関数とAPIにて容易に短期間で
   カスタマイズできるようになっている。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
改行してスペースを入れればいいですね。

 

イメージ図

トラ:
えっと。Microsoft Officeでは「段落」の機能でインデントやぶら下げの設定ができるから、研究してみてね。スペースで調整すると、文章を書き替えたときに修正が大変だよ。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
他にも何かありますか?

 

イメージ図

トラ:
レイアウトとしては、改行の有無も統一した方が、小見出しがわかりやすくなるよね。

 

 

コテツ:コテツ画像
本当ですね。改行のあるなしが混在していました。
小見出しごとに改行を入れるといいですね。

 

イメージ図

トラ:
そう!
あとは文章の統一なんだけど、「ですます調」と「である調」は混在させないでね。混在すると読みづらくなるんだ。

 

 コテツ:コテツ画像
それは意識していませんでした。
全体的に見直すことにします。

 

イメージ図

トラ:
そうだね。
文章を書いたら、自分でもチェックすることが重要だよ。誤字、脱字がある文書だと、それだけでも信頼を失うんだ。
自分でチェックシートを作って、自己チェックすることも有効だね。

 

コテツ:コテツ画像

ありがとうございます。さっそく書き直してきます。

あ、そういえばアメショー課長が、トラ先輩を探していました。議事録に間違いがあるから『すぐに呼んでこい!』とのことです。

 

イメージ図

トラ:
えー。それ先に言ってよ。自分も自己チェックできてなかったかも~。

 

 

 

第3回 【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント3~レビュー・修正の学びのサイクルで文章力を鍛える~に続く)

 

いかがでしたか?ビジネス文書を完成させるには、一文一文を改善するだけではなく、ビジネス文書のルールに従って書く、読みやすくレイアウトする、表現を統一することも重要になってきますよね。また、当たり前のことですが、文書を作成したら自己チェックする必要があります。
若手社員の文章指導をしていて、対象の文書が自己チェックされていないなと思われる方も多いのではないでしょうか。早い内からしっかり自己チェックする習慣をつけていく必要がありますね。


<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

自己チェックシートがついていますので、自然と自己チェックする習慣が身につきます。


 

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っていますが、ここ数年、お客様の新入社員や若手社員のビジネス文書の添削を担当させていただくことが多くなってきました。

「日本人なので、日本語の文章は書ける。」と思われるかもしれません。しかし、学生時代に作成していた作文やレポートなどとは異なり、ビジネス文書では、情報を端的に正確に伝え、相手を動かす必要があります。添削を通じ、ビジネス文書を作成する文章力をつけるには、練習が必要だとしみじみ実感しています。

今回は、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

 

コテツ画像

 

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、この報告書、課長にわかりにくいので書き直せと言われてしまったのですが、何が悪いのか良く分からないんです。

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
えっと、いろいろ問題はあるんだけど、たとえば、以下の文章、どこかおかしいと思わない?
「NekoCRMは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということが特色の一つである。」
主語と述語はどれかな。

 

コテツ:イメージ図
そうですね。
「NekoCRMは」が主語で「特色の一つである。」が述語でしょうか。

 

 

イメージ図

トラ:
そうそう。その主語と述語をつなげてみて。

 

コテツ:イメージ図
「NekoCRMは特色の一つである。」
あれ、何か変ですね。

 

 

イメージ図

トラ:
そうだよね!主語と述語があっていないよね。
このような文章を主語と述語の「ねじれ」があると言うんだよ。「ねじれ」がない文章を考えてみて。

 

 

コテツ:イメージ図
うーん。
「NekoCRMの特色の一つは、今までの「単純な顧客リストとしてのCRM」から「攻めるCRMに」ということである。」でしょうか。

 

 

イメージ図

トラ:
うん。わかりやすくなったと思うよ。
原則 主語と述語の「ねじれ」を起こさないと覚えておいてね。
それじゃあ、以下の文章はどこがおかしいのかな?:
「サービス開始は、今年の9月開始予定である。」

 

コテツ:イメージ図
あれ?「開始」が2回でてきますね。

 

 

イメージ図

トラ:
そう!
「サービス開始は、今年の9月予定である。」または「サービスは今年の9月開始予定である。」とすべきだよね。
意識せずに書いていると、このような誤りに気づきにくいので、以下の原則を頭に入れて、自分の文章を見直してみてね。
原則 同じ語句を繰り返さない

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
「複数のプランを規模や用途に合わせて選択することができるので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減することも可能である。」も「選択」が2回でてきますね。
それでしたら、以下のように直してはいかがでしょうか。
「規模や用途に合わせて複数のプランを用意しているので、適切なプランを選択することでコストを大幅に削減できる。」

 

イメージ図

トラ:
うん、合格。

 

 

コテツ:コテツ画像
なるほど、勉強になります。
これでアメショー課長に提出します!

 

 

イメージ図

トラ:
待って、まだビジネス文書として直すところがあるんだよ!

 

 

 

 

 (第2回【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント2 ~文書全体のフォーマット、レイアウト、表現に気を配る~に続く)

 

いかがでしたか?自分もトラちゃんのように若手社員の文章が気になっているという方もいらっしゃるのではないでしょうか?
当社では以下のeラーニングコースを提供しています。若手社員の文章指導にお悩みの方、ぜひご検討ください。


<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

文書作成の30原則を元に、文書作成のポイントを簡潔に短時間で学べます。また、6回の添削で文章力を鍛えることができます。


 

 

みなさん、こんにちは!
富士通ラーニングメディアの下野&竹坂です。マニュアル制作の部門でシステムの操作マニュアルや業務マニュアル制作を担当しています。
私たちがお客様とマニュアル制作の打合せをする中で、よく「自分の書く文章が分かりにくいと言われる」、「書くことが多すぎて何に注意すべきか困っている」などの声を聞きます。今回は、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとミケさんとの会話形式で、誤解されない文書を書くコツをご紹介します。

    

講師画像

今回講師を担当させていただきます、下野(しもの)&竹坂(たけさか)です。

(下野)製品マニュアルからスタートし、最近はモバイル技術に関する文書制作などにも取り組んでいます。家に帰るとペットのうさぎ(2羽)を溺愛しています♪

(竹坂)主に金融系、官公庁のシステムの操作マニュアルを担当しています。趣味はお菓子作りと言いたいのですが、もっぱら食べるほうです。

(左から、竹坂  下野)

   

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

 

ミケ画像

 

ミケ(みけ)

マニュアル制作を担当して10年目。文章を書くのはお手のもの。

 

  

当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんが、なにやら困っている様子です。ミケさんに相談しているようですが...

イメージ図

トラ:
友だちに「大きなハート柄のポット」を貸してってメールで頼んだのに、違うものが届いちゃった!

 

  

ミケ:イメージ図
どれどれ...
「大きなハート柄のポット」だと、ハート柄が大きいのか、ポットが大きいのか、はっきりしないよね。

 

 イメージ図

 

どっちを借りたかったの?

  

イメージ図

トラ:
「大きなポット」を貸してもらうつもりだったんだ...
どう書いたら正しく伝わったんだろう...

 

 

ミケ:イメージ図
「大きなポット」を貸してほしかったのなら、「大きな」を「ポット」の近くに置いて、

イメージ図

 とすればよかったんだよ。

  

イメージ図

トラ:
とにかく大きいポットが必要だったから、最初に「大きい」って書いちゃったんだ。

 

 

 

ミケ:イメージ図
思いつくままに修飾語を書くと、意味が正確に伝わらなくなることがあるから気をつけないとね。

 

 

 

トラちゃんの例のように、複数の解釈ができるような表現が仕様書に書かれていたらどうなるでしょうか。
仕様の確認に時間をとられたり、作業の手戻りが発生したりする可能性があります。
さらに、「大きなポット」が必要なら、容量やサイズを数値で指定するなど、より具体的に記載する必要があります。
誤解されない文を書くためには、修飾語の位置のほか、助詞の使いかた、否定の表現などのポイントがあります。
また、技術文書にはさまざまな読み手が想定されます。自分だけがわかる文ではなく、読み手にとってのわかりやすさに配慮する必要があります。



 <コース紹介>

☆技術文書をわかりやすく書くためのポイントを短時間で身につけたい方へ

当社の技術文書・マニュアル制作に携わってきた専門部隊(ドキュメントサービス事業部)のマニュアル制作経験から、技術文書をわかりやすく書くノウハウを学んでいだたくコースを企画しました。

午前の半日(3時間半)で、気軽にご受講いただき、効率的にスキルアップが図れます。
ご興味のある方は、是非コース概要をご覧ください。

技術文書をもっとわかりやすく書く~誤解されない文書を書くためのテクニック~」 (UAF30L)

☆そのほかのライティング関連コースもご参考にしてください。
「コミュニケーション/ライティング」関連コースマップ

みなさまと講習会でお会いできるのを楽しみにしています!

 

みなさん、こんにちは!
富士通ラーニングメディアの濱田です。
普段はお客様のマニュアル制作を支援するお仕事をさせていただいてますが、今回は当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんがマニュアル制作で困っていると聞いて、相談に乗ってあげることにしました。

    

講師画像

濱田 美千代(はまだ みちよ)

マニュアル制作の部門で業務マニュアルやお客様の社内ドキュメント制作支援を担当。
最近は、大規模システムのマニュアル制作のプロジェクトマネージャーもまかせていただいています。
お酒と猫が大好きです!住んでいるマンションでは飼えないので、ハイボールを飲みながらパソコンで猫動画を眺めて楽しむ毎日です。

   

トラ画像トラ(とら)

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクター。マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

  

 

講師画像

濱田:

さて、トラちゃんは何に困ってるのかな?

 

 

 

 

トラ:イメージ図

実は僕のいる会社に新しいシステムが入ったんだ。そのシステムを使って業務をしているんだけど、突然上司にそのマニュアルを作れって言われちゃって・・・。とりあえず作り始めてはみたんだけど、上手くいかなくて途方に暮れてるんだ・・・。濱ちゃん、助けて~。

 

  

講師画像濱田:

それは大変!
ところでそのマニュアルは、何のために作られてるのかな?
誰が読むのかな?

 

 

トラ:イメージ図

そんなこと、上司は教えてくれなかったから分からないんだ。
僕たちがシステムを使うためだと思うんだけど・・・。

 

 

講師画像

濱田:

そうなんだね。トラちゃん、実はマニュアルを作るときは、何のために作るのか(目的)・誰のために作るのか(対象読者)をあらかじめ明確にして、その後で目次構成や表現(文章・デザイン)を決めていかないと、良いものにならないんだよ。

 

 

 

トラ:イメージ図

そうなんだ!でも、いったいどうしてなの?

 

 

 

講師画像濱田:

これは私たちが普段お客様のマニュアルを作らせてもらうときの流れなんだけど、実際にマニュアルを作る工程(執筆・編集)の前に、どういう目的のためにそのマニュアルを作るのか、お客様は何をしたいのか(企画)や、どういう目次構成やレイアウト・執筆ルールにするか(設計)をきちんと決めておかないといけないよね。
後から決めていくと後工程と整合性が取れなくなっちゃうし、手戻りが起こって、お客様も私たちも大変!
トラちゃんはそれを全部自分でやろうとしてるんだから、余計にそうだよね。

 

 

イメージ図

 

 

トラ:イメージ図

そうかあ、言われてみたらそうだよね・・・。
でも、企画とか設計って、どうやったらいいのかな?

 

 

講師画像

濱田:

最初は大変だよね。
でも、企画も設計も「最初にきちんと決めるべきことを決めようね」というだけの話なので、コツが分かれば意外と簡単よ。私たちは、いつもいくつかのテンプレートやルールを使い分けて効率的かつ効果的にやっているし。

 

 

トラ:イメージ図
 
そういうものって、どうやったら作れるのかな?

 

 

講師画像

濱田:
 
うーん、私たちが使っているものをあげてもいいんだけど、マニュアルの種類や目的によっても違うし、一概にこれというのは難しいかな。あ、そうだ!
今度私たちのノウハウをまとめて、お客様にお話させていただくので、トラちゃん、そこに来てみない?マニュアル制作の基本がイチから学べて、さっき悩んでいた企画・設計をどうやったらいいかも一緒に考えられるよ!

 

トラ:イメージ図
 
ありがとう!ぜひ参加させてください。

 

 

 

みなさんもトラちゃんとご一緒にマニュアル制作の基本を学んでみませんか?



 <コース紹介>

☆業務に役立つマニュアルを作るコツを短時間で身につけたい方へ

当社の技術文書・マニュアル制作に携わってきた専門部隊(ドキュメントサービス事業部)の長年培ってきたノウハウを活かし、わかりやすいマニュアル制作の勘所を半日で学べる研修コースを企画し、提供を開始しました!
午後の半日(3時間半)で、気軽にご受講いただき、効率的にスキルアップが図れます。
ご興味のある方は、是非コース概要をご覧ください。

マニュアル企画・設計の進め方~活用されるマニュアルを効率良く作るコツ~ (UAF28L)

☆そのほかのライティング関連コースもご参考にしてください。
「コミュニケーション/ライティング」関連コースマップ


講習会で皆様とお会いできることを楽しみにしております!

 

 

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