1. ホーム >
  2. ブログ ~人材育成最前線~ >
  3. 2016年8月記事一覧

2016年8月記事一覧

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

第1回は、一文を改善するポイント、第2回は文章全体のフォーマット、レイアウト、表現を統一するポイントについてお伝えしました。
本ブログの読者の方は、日々の業務の中で、後輩や部下の書いた文書をレビューすることもあるかと思います。私自身の経験を振り返っても、ライティングの勉強もしましたが、上司に何度もレビューで指摘され、修正することにより、文章力が身についていったなと思います。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
レビューとその修正を繰り返すという学びのサイクルの中で、文章力を鍛えていく重要性についてお伝えします。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスに従って文書を修正したので、さっそく見せに来たようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、ご指摘の箇所を修正し、表現も全体的に見直しました。
いかがでしょうか?

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
うん。ビジネス文書のフォーマットも守っているし、レイアウトも見やすくなって、とてもよくなったと思うよ。

 

 

コテツ:イメージ図
ありがとうございます。
これでアメショー課長に出せます。

 

 

イメージ図

トラ:
ちょっと待って。内容についてなんだけど、「6. 所感」はちょっと問題あるね。
今のままだと自分の感想だけになっているよね。
アメショー課長からコテツくんへの依頼はなんだったのかな。

 

コテツ:イメージ図
お客様を管理するためのCRM導入を検討するため、NekoCRMの新商品を調査しろということでした。

 

 

イメージ図

トラ:
そうだよね。コテツくんは、NekoCRMの新商品発表会に行って、この商品を導入すべきと思ったの?
それとも、導入すべきではないと思ったの?

 

イメージ図

コテツ:
そうですね。
小さい規模で始められる安いプランもありますし、標準で必要な機能がついているので、うちの会社の要件に合っていると思いました。

 

イメージ図

トラ:
だったらそれを書けばいいんだよ。
ビジネス文書では、その文書の目的に合わせた所感を書く必要があるんだ。今回は、課長がCRM導入の判断をするための報告書だから、その判断材料になる所感を書くと良いよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります!
いつもレビューをありがとうございます。

 

 

イメージ図

トラ:
気にしないでいいよ。
僕もいつもミケさんに文書をレビューしてもらっていたし、何度も失敗して覚えてきたんだ。

ミケさんはいつも親切に教えてくれたな~(思い出にひたるトラちゃん)。

イメージ図

 コテツ:イメージ図
そうでしたか。
トラ先輩にも失敗があったんですね。少し安心しました。

 

イメージ図

トラ:
文書を作成したら、自己チェックして、他者レビューを受けること。
そして、その指摘内容を次回の文書作成に生かしていくことが重要だよね。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
今回の指摘内容を生かして、CatCRM、DoraCRM、KonekoCRMの報告書も書くので、また明日レビューしてください。

 

イメージ図

トラ:
(えー、そんなにあるの‥‥‥。)

 

 

 

いかがでしたか?文章力は一日にしてならず。自己チェック結果や他者レビュー結果を次の文書作成で実践するという学びのサイクルを回すことにより、文章力を鍛えていく必要があります。
しかしながら、最近は職場が忙しくなり、上司やトレーナーの方が若手社員の文章を添削する時間が取れない、自分で修正した方が早いので修正してしまって、若手社員の文章力向上につながっていない、そもそも指導できる人がいないなどのお悩みもお聞きします。

 

<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

ビジネスシーンを想定した演習課題に取り組み、報告書や議事録を作成して添削を受けるという擬似的な体験をする中で文章力を鍛えることができます。


 

 

みなさん、こんにちは。
富士通ラーニングメディアの信澤です。ドキュメントサービス事業部で、システムや業務のマニュアル作成や翻訳のプロジェクト管理を主に行っています。

前回は、一文を改善するポイントを文書作成の原則としてお伝えしましたが、今回はわかりやすいビジネス文書を作成するため、ビジネス文書のフォーマットを守る、読みやすくレイアウトする、表現を統一するというポイントについてご説明します。

今回も、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとコテツくんとの会話形式で、
よくある悪い文章とそれを改善するポイントをご紹介します。

    

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語も英語も難しい・・・と思う今日この頃。

 

コテツ画像

コテツ(こてつ)

トラちゃんの後輩。常に前のめりで思い込みが激しい。本人(猫)はいたってマジメ。

 

  

背景
コテツくんは、お客様を管理するためのCRMの導入を検討するよう課長に指示され、NekoCRMの新商品説明会に行きました。説明会の内容を報告書にまとめ、課長に提出したのですが、わかりにくいと言われてトラちゃんに相談に来ました。
トラちゃんのアドバイスで文章は改善したのですが、まだビジネス文書として直すところがあるようです。

 

コテツ:イメージ図
トラ先輩、文章は直したのですが、他にも直すところがあるんですよね。さっそく、直しましょう!

 

 

 

イメージ図

 

 

イメージ図トラ:
まずは、ビジネス文書の基本的なフォーマットについて説明するね。
発信者名の一般的書き方なんだけど、社内文書は「所属部署名/(肩書き)/氏名+様」、社外文書は「会社名/所属部署名/(肩書き)/氏名+様」の順なんだ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
それでは、「素敵商品事業部課長 アメショー様」とするのが正しいんですね。

 

 

イメージ図

トラ:
そう!正式にはそうなるね。部内なので、正式ではなく、「素敵商品事業部 アメショー課長」としてもいいけど、その場合、「課長」は敬称扱いだから「様」はいらないよ。

 

コテツ:イメージ図
なるほど、勉強になります。
ビジネス文書にはルールがあるんですね。

 

イメージ図

トラ:
基本的なフォーマットについてもう少し説明するね。
報告者名は、発信者名の下に右寄せで書くのが一般的なんだ。
そして、結語は、続きがないことを示すため「以上」で締めくくろう。
これはルールだから覚えておいた方がいいよ。イメージ図

 コテツ:
わかりました!
発信者名と結語を追加します。それで完成ですか?

 

イメージ図

トラ:
まだまだ完成じゃないんだ。
次はレイアウトについて説明するね。
小見出しと説明文に注目してみて。文の開始位置が一緒になっているよね。何か問題だと思わないかい?

 

コテツ:イメージ図
うーん。
小見出しが目立たないということでしょうか。

 

 

イメージ図トラ:
そう。説明文はインデントをつけて、小見出しの下の階層であることがわかるようにした方がいいよ。
それから、箇条書きは「ぶら下げ」と言って、2行目以降を字下げした方が読みやすいよね。たとえば、以下のようになるよ。

・多くの標準機能を搭載しているが、関数とAPIにて容易に短期間で
   カスタマイズできるようになっている。

 

コテツ:イメージ図
なるほど。
改行してスペースを入れればいいですね。

 

イメージ図

トラ:
えっと。Microsoft Officeでは「段落」の機能でインデントやぶら下げの設定ができるから、研究してみてね。スペースで調整すると、文章を書き替えたときに修正が大変だよ。

 

コテツ:コテツ画像
わかりました!
他にも何かありますか?

 

イメージ図

トラ:
レイアウトとしては、改行の有無も統一した方が、小見出しがわかりやすくなるよね。

 

 

コテツ:コテツ画像
本当ですね。改行のあるなしが混在していました。
小見出しごとに改行を入れるといいですね。

 

イメージ図

トラ:
そう!
あとは文章の統一なんだけど、「ですます調」と「である調」は混在させないでね。混在すると読みづらくなるんだ。

 

 コテツ:コテツ画像
それは意識していませんでした。
全体的に見直すことにします。

 

イメージ図

トラ:
そうだね。
文章を書いたら、自分でもチェックすることが重要だよ。誤字、脱字がある文書だと、それだけでも信頼を失うんだ。
自分でチェックシートを作って、自己チェックすることも有効だね。

 

コテツ:コテツ画像

ありがとうございます。さっそく書き直してきます。

あ、そういえばアメショー課長が、トラ先輩を探していました。議事録に間違いがあるから『すぐに呼んでこい!』とのことです。

 

イメージ図

トラ:
えー。それ先に言ってよ。自分も自己チェックできてなかったかも~。

 

 

 

第3回 【文章力を鍛える!】添削担当者が語る文章改善のポイント3~レビュー・修正の学びのサイクルで文章力を鍛える~に続く)

 

いかがでしたか?ビジネス文書を完成させるには、一文一文を改善するだけではなく、ビジネス文書のルールに従って書く、読みやすくレイアウトする、表現を統一することも重要になってきますよね。また、当たり前のことですが、文書を作成したら自己チェックする必要があります。
若手社員の文章指導をしていて、対象の文書が自己チェックされていないなと思われる方も多いのではないでしょうか。早い内からしっかり自己チェックする習慣をつけていく必要がありますね。


<コース紹介>

「文章力を鍛える!  ビジネス文書作成トレーニング【文書添削】」(UAF01B)では、

自己チェックシートがついていますので、自然と自己チェックする習慣が身につきます。


 

 

月別アーカイブ