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【今求められる人材】誤解されない文書を書くテクニックとは!?~マニュアル制作経験から講師が語る"そのノウハウ"~

[2015年4月23日]

みなさん、こんにちは!
富士通ラーニングメディアの下野&竹坂です。マニュアル制作の部門でシステムの操作マニュアルや業務マニュアル制作を担当しています。
私たちがお客様とマニュアル制作の打合せをする中で、よく「自分の書く文章が分かりにくいと言われる」、「書くことが多すぎて何に注意すべきか困っている」などの声を聞きます。今回は、当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんとミケさんとの会話形式で、誤解されない文書を書くコツをご紹介します。

    

講師画像

今回講師を担当させていただきます、下野(しもの)&竹坂(たけさか)です。

(下野)製品マニュアルからスタートし、最近はモバイル技術に関する文書制作などにも取り組んでいます。家に帰るとペットのうさぎ(2羽)を溺愛しています♪

(竹坂)主に金融系、官公庁のシステムの操作マニュアルを担当しています。趣味はお菓子作りと言いたいのですが、もっぱら食べるほうです。

(左から、竹坂  下野)

   

富士通ラーニングメディアの非公式マスコットキャラクターを紹介します。

トラ画像

 

トラ(とら)

マニュアル制作初心者で、わかりやすい文章の書き方を勉強中。日本語って難しいなあ・・・と頭を抱える毎日。

 

ミケ画像

 

ミケ(みけ)

マニュアル制作を担当して10年目。文章を書くのはお手のもの。

 

  

当社の非公式マスコットキャラクターのトラちゃんが、なにやら困っている様子です。ミケさんに相談しているようですが...

イメージ図

トラ:
友だちに「大きなハート柄のポット」を貸してってメールで頼んだのに、違うものが届いちゃった!

 

  

ミケ:イメージ図
どれどれ...
「大きなハート柄のポット」だと、ハート柄が大きいのか、ポットが大きいのか、はっきりしないよね。

 

 イメージ図

 

どっちを借りたかったの?

  

イメージ図

トラ:
「大きなポット」を貸してもらうつもりだったんだ...
どう書いたら正しく伝わったんだろう...

 

 

ミケ:イメージ図
「大きなポット」を貸してほしかったのなら、「大きな」を「ポット」の近くに置いて、

イメージ図

 とすればよかったんだよ。

  

イメージ図

トラ:
とにかく大きいポットが必要だったから、最初に「大きい」って書いちゃったんだ。

 

 

 

ミケ:イメージ図
思いつくままに修飾語を書くと、意味が正確に伝わらなくなることがあるから気をつけないとね。

 

 

 

トラちゃんの例のように、複数の解釈ができるような表現が仕様書に書かれていたらどうなるでしょうか。
仕様の確認に時間をとられたり、作業の手戻りが発生したりする可能性があります。
さらに、「大きなポット」が必要なら、容量やサイズを数値で指定するなど、より具体的に記載する必要があります。
誤解されない文を書くためには、修飾語の位置のほか、助詞の使いかた、否定の表現などのポイントがあります。
また、技術文書にはさまざまな読み手が想定されます。自分だけがわかる文ではなく、読み手にとってのわかりやすさに配慮する必要があります。



 <コース紹介>

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技術文書をもっとわかりやすく書く~誤解されない文書を書くためのテクニック~」 (UAF30L)

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みなさまと講習会でお会いできるのを楽しみにしています!

 

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